El comprobante de contabilidad

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Comprobante de Contabilidad (Orden de Pago)[pic 3][pic 4]

Hola Amig@ Estudiante:

Te relataré mi vida para que analicemos juntos el ciclo vital de los documentos de archivo.

Soy un comprobante de contabilidad porque ordeno un pago. Me llamo: Orden de cheque.

Me catalogo como documento de archivo, porque fui producido por el departamento de tesorería de la entidad a la cual pertenezco, en razón de sus funciones.

Te resumiré mi ciclo de vida en tres momentos, que están directamente relacionados con mi actividad:

M1aterial elaborado por: Mary Luz López Hernández, Instructora de Archivística.  SENA, Regional Antioquia.  2003

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Imagen tomada del Sitio Web del Archivo General de la Nación de Colombia

Planeación: Nace de un estudio integral que va llevando los tipos documentales a la normalización y estudia tres elementos: la información, el soporte y el recorrido.

Como soy un documento facilitativo la información que contengo, cumple con los requisitos establecidos en el Código del Comercio para los comprobantes de contabilidad, el soporte elegido por mi entidad productora es el papel y hago mi recorrido por las oficinas que me aportan datos o ejercen control sobre mi. Estos aspectos te los explicaré con más claridad en mi siguiente fase.

Elaboración: Es la fase de mi edición, y se lleva a cabo mediante la aplicación de la Normatización y la Normalización establecidas para mi. Te preguntarás, ¿que significan estos términos?, te lo cuento a continuación:

Normatización: Es conjunto de normas creadas por un gobierno o estado de derecho, para regular el comportamiento de las personas dentro de la sociedad. Por mi condición de documento de archivo me rige la Normatividad Archivística Jurídica, que podemos definir como el conjunto de normas que regulan la gestión y todo el ciclo de los archivos. De dicho conjunto de normas, te referenciaré, a modo de ejemplo, algunas normas establecidas en el código de Comercio, para el comprobante de contabilidad y para el cheque, pues como te dije al inicio soy un comprobante de cheque.

Veamos entonces:

El Código de Comercio establece:

Para el Comprobante de Contabilidad:

Harán parte integrante de la contabilidad todos los comprobantes que sirvan de respaldo a las partidas asentadas en los libros […] Art. 51.

El comprobante de contabilidad es el documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operación y en el cual se indicará el número, fecha, origen, descripción y cuantía de la operación […] A cada comprobante se le anexaran los documentos que lo justifiquen. Art. 53.

Los comprobantes de contabilidad deben ser numerados consecutivamente, con indicación del día de su preparación y de las personas que lo hubieren elaborado y autorizado. Art. 124 D.R. 2649/93.

Para el Cheque:

El cheque solo puede ser expedido en formularios impresos de cheques o chequeras y a cargo de un banco. […] Art. 52

[…] los títulos-valores deberán llenar los requisitos siguientes: La mención del derecho que en el título se incorpora y la firma de quien lo crea.  Art. 621.

Hablemos ahora de la Normalización, que hace referencia a la Normatividad Técnica y a la Normatividad administrativa:

La Normatividad Técnica, puede definirse como el conjunto de normas que regulan el QUÉ, el CÓMO, el CUÁNDO y el CON QUÉ en los procesos, actividades y tareas dentro de las empresas o instituciones.Las normas técnicas no son de obligatorio cumplimiento, pero en mi entidad productora se rigen por la norma NTC 4436 “Información y Documentación. Papel para documentos de archivo. Requisitos para la permanencia y durabilidad”.

Esta norma habla sobre la utilización de papelería con gramaje entre 75 y 90 gramos/ metro cuadrado, libre de ácido y exento de lignina cuyo valor esté en el rango de 7.0 a 8.5. También recomienda que para efectos de durabilidad archivística las tintas de impresión deben poseer estabilidad química, ser insolubles en contacto con la humedad, no presentar modificación de color y no

transmitir acidez al soporte. De esta forma, mi entidad productora comienza a prevenir mi deterioro.

Bueno, nos falta definir ahora la Normatividad Administrativa, esta es el conjunto de normas de tipo administrativo o institucional que regulan el proceso comunicativo, informativo y archivístico.

En lo referente a este punto, mi entidad productora tiene normalizada mi estructura y mi formulario es estándar., ya que ha sido prediseñado por una entidad dedicada a la elaboración de formatos comerciales, teniendo en cuenta el tamaño de campos para el registro de operaciones, el tipo de impresora a utilizar, y los colores para que contraste el logotipo institucional con el resto del cheque.

La dirección del departamento financiero y contable de mi entidad productora, después de elegir la entidad bancaria, por medo de la cual realizará el pago a sus proveedores, define aspectos tales como: cantidad de formatos a elaborar y formas de pago. La entidad que elabora los formatos es quien directamente realiza la impresión de los cheques bajo el control de la entidad bancaria. Esta última lleva el control de los consecutivos impresos y envía a mi entidad productora las numeraciones utilizadas en los formatos previamente solicitados.

Se inicia luego mi tercera fase : Tramitación, que Tiene como fin acumular los antecedentes que se necesitan para ponerme en vigencia.   Esta se efectúa así:

Una vez elaborados los formatos por la entidad externa, son enviados a mi entidad productora, donde son recibidos por el Departamento de Suministros, para ser entregados posteriormente al Departamento de Tesorería, por su parte, el Departamento de Contabilidad procesa y le envía al Departamento de Tesorería, la información correspondiente a los pagos a realizar.

Una vez se actualiza dicha información en el sistema, el Departamento de Tesorería me edita y me imprime junto con el cheque, (pues contengo todo lo referente al proveedor y el pago) anexa los soportes y nos envía luego al Departamento de Revisoría. Este último, realiza una comparación entre la transacción realizada y la información que contengo, verifica los conceptos para el pago y efectúa la respectiva retención si es del caso.

La persona responsable de la revisión dará su aprobación mediante su firma y nos pasará finalmente para recoger la firma, bien sea autógrafa o mecánica, de una de

las personas autorizadas, trátese del Contador, el Director del Departamento Financiero, o cualquier otra persona autorizada.

Tanto el cheque como yo, que soy su comprobante (vale la pena aclarar que, ambos hacemos parte de un mismo formato, y que uno es resultado del otro) regresamos al Departamento de Tesorería, esta vez a la sección que se encarga de la atención y pago a proveedores, allí soy ordenado en orden alfabético, de acuerdo con la razón social o personería jurídica del proveedor.

El proveedor o la persona autorizada por éste, según la fecha de pago fijada, se acerca a la ventanilla de tesorería, reclama el cheque, me firma y me devuelve, finalizando mi fase de tramitación. Es en este momento donde se inicia mi vigencia

Funciones Archivísticas

Para mi adecuado manejo y control, es necesario cumplir con actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que comprende desde mi elaboración hasta mi destino final .Dichas funciones permiten mi administración a lo largo de mi ciclo vital.

A medida que te narre cada uno de mis momentos, te explicaré cada una de las funciones . Hablemos ahora de aquellas que se cumplen en mi gestión.

• Lo primero: La Preservación

Desde mi fase de elaboración mi entidad productora comienza a prevenir mi deterioro, como lo mencioné, cuando hice referencia a loas normas técnicas, además, se está generando cultura en los empleados , para que sean cuidadoso en lo que respecta a mi manipulación.

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