El correcto uso de la comunicación escrita atrae grandes beneficios para el funcionamiento de la empresa

El correcto uso de la comunicación escrita atrae grandes beneficios para el funcionamiento de la empresa, tales como:

Claridad y precisión: La comunicación escrita permite a los empleados transmitir información de manera clara y precisa, lo que puede reducir los malentendidos y los errores.

Registro permanente: La comunicación escrita proporciona un registro permanente de las comunicaciones, lo que puede ser útil para referencia futura y para garantizar la responsabilidad.

Aumenta la eficiencia: La comunicación escrita puede aumentar la eficiencia y la productividad de la empresa al permitir a los empleados comunicarse sin interrupciones o interacciones innecesarias.

Evita conflictos: La comunicación escrita puede ayudar a evitar conflictos al proporcionar un registro claro y conciso de los acuerdos y expectativas.

Permite la comunicación a distancia: La comunicación escrita puede permitir a los empleados comunicarse con colegas y clientes en diferentes ubicaciones geográficas y en diferentes zonas horarias.

Sin embargo, la débil comunicación escrita puede derivar diversos inconvenientes para la organización, como lo son:

Malentendidos y errores: Una comunicación escrita ineficiente puede resultar en malentendidos y errores, lo que puede llevar a la pérdida de tiempo y recursos valiosos.

Baja moral y desmotivación: La falta de comunicación escrita puede llevar a la confusión y la incertidumbre, lo que puede generar una baja moral entre los empleados y una desmotivación en el trabajo.

Problemas de coordinación: La falta de comunicación escrita puede llevar a una mala coordinación entre los departamentos y equipos de trabajo, lo que puede afectar la eficiencia y la productividad de la empresa.

Pérdida de clientes y oportunidades de negocio: Una comunicación escrita ineficiente puede resultar en la pérdida de clientes y oportunidades de negocio, lo que puede tener un impacto negativo en los ingresos y la rentabilidad de la empresa.

ACTIVIDAD FORMATIVA 1.

Propiedades de redacción de documentos

La claridad es esencial en la redacción de documentos. Los documentos deben ser escritos de manera clara y comprensible, evitando ambigüedades, jerga necesaria o frases complicadas. Una redacción clara permite a los lectores entender la información de manera rápida y precisa, lo que reduce la posibilidad de malentendidos y errores. Para lograr la claridad en la redacción de documentos, se deben usar un lenguaje sencillo y directo, definir los términos técnicos o especializados, y organizar la información de manera lógica y estructurada.

La precisión es otro elemento fundamental en la redacción de documentos, puesto que deben esclarecer los términos de la información transmitida, los datos presentados y los detalles incluidos. Es importante verificar y corroborar la exactitud de los datos y la información antes de incluirlos en los documentos. Además, se deben evitar generalizaciones, suposiciones o afirmaciones sin fundamento, y proporcionar referencias o fuentes confiables cuando sea necesario. La precisión en la redacción de documentos garantiza la confiabilidad y credibilidad de la información transmitida.

La coherencia es una propiedad funcamental de los escritos, esta se refiere a la consistencia y continuidad en la redacción de documentos. Los documentos deben tener una estructura y estilo coherentes en todo el texto, lo que facilita la lectura y comprensión. La coherencia implica mantener un tono y estilo de escritura adecuado al contexto del documento, usar una terminología consistente, mantener una estructura lógica en los párrafos y secciones, y asegurarse de que la información fluya de manera suave y natural. Una redacción coherente ayuda a los lectores a seguir el flujo de la información ya comprender el mensaje de manera más efectiva.

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