Errores Ejecutivos

1. Usar encabezados vagos. Palabras como "Reunión", "Actualización" o "Pregunta" no ofrecen valor como encabezado.

-Maximice el mensaje en el encabezado. Los usuarios de agendas electrónicas entenderán antes el mensaje; todos agradecerán un resumen claro. En un cinco o diez palabras se pueden comunicar muchas cosas: "Tus Tareas de la Última Reunión" o "Juan: ¿Reunión el martes a las 10:00 con Informe Listo?

2. Esconder las noticias

Presente antes que nada los puntos importantes: ponga fechas y plazos de entrega en las primeras tres líneas del mensaje (si no lo ha hecho en el encabezado). Las limitaciones de las agendas personales, las presiones de tiempo y las diferencias culturales hacen que muchos lectores no sigan leyendo.

3. Esconderse detrás del campo "CCO": como mucho, el campo de "copia oculta" es arriesgado y riesgoso. Y como poco, es engañoso y poco ético. Además, quienes reciben un mensaje oculto a veces hacen clic a "Contestar a Todos", poniendo al descubierto el engaño. En su lugar, envíe el mensaje inicial y no haga copia oculta a nadie. Después, reenvíe el mensaje a otras personas con una breve explicación.

4. No dejar de arreglar los problemas causados por anteriores respuestas o reenvíos. Muy pocos lectores se toman la molestia de leer toda la serie de mensajes anteriores.

- Deje clara su posición, incluso si el contexto viene después en la serie de correos posteriores. "Sí" ayuda menos que "Sí, tendrás fondos para contratar a cinco trabajadores temporales".

- Resuma la discusión hasta el momento: "Ver abajo: I + D quiere más tiempo pero Ventas se arriesga a perder clientes si no actuamos ahora".

- Ponga presión en el tema principal cuando sea necesario: "Centrémonos en el costo ahora y hablemos de la moral y reparto de beneficios en la próxima reunión".

5. Ignorar la gramática y otros aspectos de estilo. Las agendas electrónicas nos han concedido cierta flexibilidad para ser un poco descuidados, lo que quiere decir que impresionará más a sus lectores si escribe con más precisión.

- Siga las reglas de ortografía y ponga mayúsculas.

- Piense bien sobre el tono que transmite la puntuación diferente. "Querida María" es estándar, neutral; "Querida María:" es profesional, quizás distante; "¡Querida María!" es informal, quizás demasiado; y "Querida María." anticipa malas noticias.

- Evite excederse con signos de alta prioridad, colores que desorientan o fondos complejos.

6. Evitar correos electrónicos demasiado largos.

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