Evaluación Y Administración De Proyectos

Evaluación y administración de proyectos: Una visión integral sobre las áreas que determinan el éxito o fracaso de los mismos

Evaluación y gestión de proyectos: En el desarrollo de las actividades productivas de las organizaciones, cada vez es mas frecuente la estructuración de proyectos como alternativa para desarrollar productos y servicios que generen valor a las mismas y a sus accionistas. La correcta definición y gestión de los mismos determina el éxito o fracaso en el logro de los objetivos propuestos y por ende la generación o destrucción de riqueza para las empresas que los emprenden. La formulación y gestión adecuada de un proyecto, requiere conocer los aspectos relacionados con la formulación adecuada, las áreas y herramientas disponibles para su administración y los aspectos del entorno que determinan los resultados obtenidos en la ejecución del mismo. La correcta formulación, definición del alcance, vinculación del personal requerido, así como la ejecución de actividades de planeación, control y cierre, inciden en los beneficios que salen de la ejecución de un proyecto. ¿Qué características definen un proyecto? ¿Que actividades se ejecutan durante su realización? ¿Como se agrupan estas actividades en el ciclo de vida del mismo? ¿Que áreas están involucradas en el conocimiento necesario para entender integralmente un proyecto?. Estos interrogantes se abordan a continuación.

Contexto del proyecto.

Definición de proyecto. Son varios los intentos realizados para definir un proyecto, sin embargo la mayoría de autores coinciden en algunas características comunes involucradas en su definición. Los proyectos son desarrollados por personas, tienen carácter temporal es decir, no son actividades repetitivas sin una terminación. Su realización involucra la utilización de recursos limitados, requieren de una planeación, ejecución y un control. De esta manera el proyecto un esfuerzo temporal de recursos limitados para crear un producto o servicio único.

Un proyecto es temporal. El carácter temporal significa que los proyectos tienen un inicio y finalización determinado. Los proyectos inician en un momento determinado involucrado recursos y finalizan cuando se alcanzan los objetivos o cuando por la dinámica del mismo y luego de una evaluación del plan frente a los resultados obtenidos se determina que es más conveniente finalizarlo antes de lo previsto.

Un proyecto es único. El carácter único significa que los resultados obtenidos del proyecto, el producto final o el servicio prestado luego de finalización del mismo, no se ha realizado anteriormente. La realización de un proyecto involucra personas, condiciones del medio ambiente organizacional, recursos físicos entre otros que son difícilmente repetibles con las mismas características en otro proyecto. Estas condiciones individuales lo hacen único.

Estructuración de un proyecto. Como dijimos anteriormente los proyectos involucran la utilización de recursos y su organización para producir los resultados esperados. Esto significa la estructuración detallada de las actividades necesarias, el orden en que deben desarrollarse y los demás recursos y esfuerzos necesarios en cada una de ellas.

La formulación de un proyecto involucra entonces, la identificación de un necesidad, o un problema que al solucionarlo representa beneficios para quienes se ven directamente afectados. La motivación por corregir el problema o suplir la necesidad trae como consecuencia una serie de ideas y soluciones que originan el nacimiento de un proyecto.

La estructuración de un proyecto implica entonces, la valoración de estas de estas ideas, la definición de los beneficios derivados, consecuencias e implicaciones de su implementación. De esta manera, estructurar un proyecto alrededor de estas ideas conlleva la determinación de los objetivos a alcanzar y los indicadores que van a permitir evaluar el logro de estos objetivos.

De la misma manera, esos objetivos se lograran a través de la realización de actividades específicas, la vinculación de las personas necesarias y la definición de los conocimientos involucrados dependiendo de la naturaleza del problema a resolver.

Es importante en la estructuración del proyecto, identificar aquellas personas que se verán afectadas positiva y negativamente con la materialización de la idea, el tiempo requeridos para llevarla a cabo, la forma de involucrar, implantar y difundir el producto o servicio resultante del proyecto. Por esta razón la formulación y estructuración de un proyecto requiere de una visión integral y diferentes puntos de vista para identificar los aspectos anteriormente mencionados.

El registro de la información obtenida y el análisis realizado son fundamentales para profundizar posteriormente en el detalle del proyecto y de esta manera definir los objetivos, expectativas y la forma en que la estructura del proyecto cubrirá las aspectos identificados y documentados que determinan la implantación de la idea propuesta.

Factores que afectan el proyecto

El mercado afecta el desarrollo del proyecto. Existen un sin numero de factores que determinan la transformación de ideas en proyectos, y a partir de ahí la realización exitosa del mismo. Algunos proyectos se enmarcan en entornos caracterizados por el dinamismo del mercado, en los cuales los resultados del proyecto están ligados a las ofertas que se hacen a los clientes que participan en dicho mercado. Por lo que los cambios que sucedan producto de los cambios en las necesidades de los clientes se traducen en cambios al interior del proyecto.

La cultura determina Factores que afectan al proyecto. Los proyectos se desarrollan al interior de las organizaciones. En ellos participan personas que presentan comportamientos influenciados por el estilo y las costumbres de dichas organizaciones. Por consiguiente, los resultados y la dinámica del proyecto esta constantemente afectada por la cultura organizacional. Las decisiones tomadas alrededor del mismo pueden ser vistas de diversas formas para los miembros de la organización y dependiendo de ello, asumirán posiciones contributivas, detractoras o imparciales sobre el proyecto o sobre sus miembros.

La resistencia al cambio afecta al proyecto. Por otra parte, quienes utilizaran el producto o servicios, resultado de la implantación del proyecto, afectan la realización del mismo. En este sentido, la resistencia al cambio generado por la sensación que produce salir de la zonas de seguridad a la que nos acostumbramos con una determinada forma de hacer las cosas, se convierte en uno de

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