Glosario.

GLOSARIO

ARCHIVALIA: todo el material escrito, gráfico, multigrafiado, reprógrafo, sonoro, audiovisual proveniente de una entidad, producido o recibido en función de sus actividades o, en general relacionado con su vida administrativa, desde el momento en que cumplió su función inmediata que originó su creación, y se conserva con fines administrativos, jurídicos y científicos o culturales.

ARCHIVERO O ARCHIVISTA: Resguardar documentos, expedientes y demás información, organizando y ejecutando actividades de clasificación, codificación y custodia de documentos, a fin de mantener información actualizada y organizada a disposición de la organización.

ARCHIVO: El término archivo se usa comúnmente para designar a un conjunto ordenado de documentos. También al local donde se conservan los documentos elaborados y recibidos por una entidad como consecuencia de la realización de sus actividades. No obstante, "archivo" es una palabra

ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS: La Administración Documental enseña el tratamiento administrativo que se le debe dar a un documento o grupos documentales con el fin de facilitar su utilización y conservación. Es decir, es el conjunto de actividades dirigidas al manejo, tratamiento y organización de documentos, desde su origen hasta el destino final con el objeto de acelerar su búsquela, facilitación y conservación.

ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN: Es el sitio donde se deberá recopilar la información en forma organizada y guardar, conservar y custodiar la documentación enviada por las diferentes unidades especializadas de archivo contable.

ARCHIVO DE TRÁMITE: consiste en el retiro de los documentos repetidos o inútiles dentro de un expediente determinado, durante su formación, previo a su transferencia al archivo de concentración. Esta acción debe realizarse con la conciencia de su delicadeza y trascendencia, sujetándose a las normas y principios vigentes en la institución en materia de disposición documental.

ARCHIVO CENTRAL: recoge la documentación de los distintos archivos de gestión (conserva 10 años: 1ª edad del documento). Puede estar unificado en un único archivo intermedio.

ARCHIVOS DE GESTIÓN o de oficina (conserva 5 o 6 años: 1ª edad del documento.

ARCHIVOS HISTÓRICOS: (conserva indefinidamente: 3ª edad del documento) Asociado a la anterior clasificación, es posible distinguir también archivos según la frecuencia de consulta.

BAJA O DEPURACIÓN DOCUMENTAL:

Una vez que un documento ha perdido sus valores primarios y secundarios se procede a su correspondiente baja o destrucción. Dicha eliminación documental deberá estar siempre acompañada de un análisis y proceso lógicos y eficientes que garanticen la no pérdida de documentación importante para la organización.

CLASIFICACION ARCHIVISTICA: Antes del surgimiento de estos principios los archivos eran organizados de distintas formas: por temas, criterios ideológicos; solían utilizarse, también, sistemas ajenos a la naturaleza de los documentos de archivo.

CONSERVACION ARCHIVISTICA: Conjunto de procedimientos y medidas destinadas a asegurar, por una parte, las posibles alteraciones físicas en los documentos y, por otra, la restauración de éstos cuando la alteración se ha producido.

UNIDAD DOCUMENTAL: Es entendida como una unión de documentos en pro de generar una acción administrativa para que en su posterior trámite realice la función con motivo de su creación.

Una unidad documental puede ser simple o compuesta dependiendo de los documentos que hagan parte de esta unión. Cabe destacar que para la aclaración de estas definiciones hay que hablar primero de Tipologia documental.

DOCUMENTO DE ARCHIVO: El término documento es patrimonio de muchas ciencias. Cada una de ellas acentúa un matiz o una característica de su concepto. Por ello, trataremos de ubicar la definición de documento de archivo en un concepto que nos sirva para entender mejor su significado. Etimológicamente, la palabra documento está relacionada con el verbo docere, en latín y viene a significar pequeña enseñanza. La siguiente gráfica muestra la extensión decreciente del concepto de documento en algunas ciencias.

UNIDAD DOCUMENTAL COMPUESTA (EXPEDIENTE): Unidad organizada de documentos reunidos por el productor para su uso corriente, o durante el proceso de organización archivística, porque se refieren al mismo tema, actividad o asunto. El expediente es generalmente la unidad básica de la serie.

GESTIÓN DOCUMENTAL: El conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar

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