Hallzgo de auditoria

HALLAZGOS DE AUDITORÍA

CUMPLIMIENTO DE FUNCIONES

Condición:

Se detectó que el personal del departamento de ventas no realiza las funciones de manera adecuada dando un mal funcionamiento dentro de la compañía.

Criterio:

Dentro de las asignaciones de funciones a los empleados se otorga a cada personal un manual de funciones indicando el cumplimiento de cada actividad, pero en la realidad no se está cumpliendo con dicho proceso. Estos manuales de funciones son:

• Manual de ventas
• Manual de Calidad del Servicio al Cliente

Efecto:

En el momento de no realizar bien las funciones que demanda el puesto de cada empleado, lo que causa es que los empleados del departamento de ventas tengan errores constantes, dirigiendo a la compañía al mal procedimiento tiendo equivocaciones que se ven reflejadas en las ventas, punto importante en la empresa.

Causa:

La principal causa de este problema es que no existe un debido control dentro del departamento y que además se evidencie la falta de un seguimiento a cada uno de los procedimientos llegando al punto crítico de la empresa, de tal manera que cuando se tome una decisión, los más posible es que no llegue con el cumplimiento de su misión y visión.

ACCIONES CORECTIVAS

• Implementar un plan destinado a la capacitación de los empleados.
• Realizar un seguimiento sobre el desenvolvimiento de los empleados.
• Solicitar informes al supervisor sobre las capacitaciones realizadas.
• Evaluar a los empleados constantemente.
• Realizar un seguimiento al departamento controlando la ejecución de funciones.
• Inspeccionar los puestos de cada empleado realizando pequeñas entrevistas donde se dé a conocer alguna función que desconozca.

CONCLUSIÓN

La conclusión es que el personal del área de ventas no sostiene un manejo adecuado de sus funciones como lo establecen los reglamentos de la compañía por lo cual no realiza las funciones de manera adecuada evidenciando múltiples errores que generan pérdidas de clientes y al no realizar las funciones, sus informes no son veraces al momento del análisis.  

RECOMENDACIONES

AL JEFE DE PERSONAL:

• Que se aplique un manual de guía para los empleados que no realicen las funciones o que desconozcan de las mismas.
• Se lleve el control de los desempeños de cada uno de los empleados del departamento de ventas.

AL SUPERVISOR:

• Que el supervisor realice constantes pruebas de manejo de funciones en el departamento.
• Emitir un informe donde detalle las falencias encontradas en dichas pruebas.
• Dar seguimiento a las personas que no realizan las funciones de manera correcta para verificar las falencias de los empleados.

...