INFORME DE ANALISIS DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS DIGITALES DE EMPRESA

Bogotá, 11 de junio de 2022.

Atención:

Licdo. Anderson Mora

Presidente de ANDERSON MORA CONSULTORES  

INFORME DE ANALISIS DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS DIGITALES DE EMPRESA

OBJETIVO

El objetivo de este análisis es determinar el estatus actual en relación con la DATA archivada de la cartera de clientes de la empresa ANDERSON MORA CONSULTORES, ubicada carrera 24 nº 63D-70 Bogotá, y constatar si se han cumplido con las normas contables, fiscales y financieras, control interno establecido y las disposiciones legales pertinentes señaladas, en lo que respecta a la organización, clasificación, resguardo, manejo y control de la información de las empresas.

ALCANCE

Mi alcance es el análisis, revisión, valuación de los documentos y archivos digitales de las empresas de la cartera de clientes en ANDERSON MORA CONSULTORES, verificar si se ha cumplido con la normativa contable, fiscal, control interno y las disposiciones legales para más el adecuado manejo, clasificación, organización y administración de la información de las empresas.

 Los procedimientos ejecutados a la fecha son los siguientes:

1. Se efectuó la revisión de carpetas digitales de un número determinado de empresas.
2. Análisis, revisión de documentos digitales.
3. Revisión de archivos PDF, EXCEL, WORD, XML, PANTALLAZO, ESCANEADOS, IMAGENES.
4. Se cotejó los archivos guardados en carpetas en sus diferentes modos PDF, EXCEL, WORD con el fin de verificar que sean los mismos en todas sus modalidades, enfocándose en los archivos de cálculos, balances, formularios, entre otros.
5. Se verificó soportes o imágenes, escaneados de las empresas con el objetivo de que estuvieran en carpeta de la empresa perteneciente.

RESULTADOS DEL ANALIS DE DOCUMENTOS A LA FECHA

Los resultados obtenidos son los siguientes:

a) En la revisión de carpetas, se halló carpetas desorganizadas, varias carpetas vacías, no existe un patrón o un manual de organización y clasificación de carpetas por empresa y por clase de expedientes de cada una.

b) En las declaraciones de Impuesto, faltan planillas de varios meses que afecta la cronología.

c) En la revisión de documentos legales, algunas empresas les falta ciertos documentos importantes para el expediente que debe reposar dentro de la misma.

d) Se encontró archivos duplicados, otros fuera de carpetas, como también varios archivos en carpeta que no corresponden a su naturaleza.

e) En las carpetas CONTABILIDAD, se encuentran desorganizadas en todas las empresas revisadas y analizadas, faltan archivos, como formularios, EEFF, balances, Cierres Mensuales/trimestrales/cuatrimestrales/semestrales/anuales, entre otros.

f) Archivos sin visualización, no abren.

g) Archivos con errores, en el nombre de la razón social, específicamente en un archivo de EXCEL, en carpeta de una empresa, donde el cálculo de retención era de la empresa, pero en el archivo tenía el nombre de otra entidad.

LIMITACIONES EN EL ANALISIS, REVISION DE DOCUMENTOS, CARPETAS E INFORMACION DE LA EMPRESAS

En el transcurso del análisis, revisión de documentos, carpetas e información digital de la empresa a la fecha actual, se presentaron las siguientes limitaciones que afectan la correcta aplicación de procedimientos para el desenlace eficaz del mismo, mencionando las siguientes:

1. Faltan soportes de ventas, compras y gastos, conciliaciones bancarias, relaciones de ventas y compras, declaraciones, planillas de pago impuestos y retenciones, relación de nómina, planillas de pago de impuestos parafiscales y municipales.
2. No se visualizan varios archivos, ya que no abren.
3. No existe organización, clasificación, ni control interno para archivar eficazmente la información de las empresas.
4. El desconocimiento de mi parte de la clasificación de las empresas de acuerdo a su actividad y forma de causar impuestos.
5. La inexistencia de manuales de normas y procedimientos en la empresa.

CONCLUSIÓN:

Iniciar la creación de manuales donde se implementen normas, procedimientos y controles internos, y se apliquen métodos y procesos que contribuyan a manejar mejor y eficazmente la organización, clasificación y archivo de carpetas y documentos las empresas.

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