INTRODUCCION A LA HOSPITALIDAD
Enviado por haraceli mejía vásquez • 29 de Abril de 2020 • Informes • 5.205 Palabras (21 Páginas) • 95 Visitas
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INTRODUCCION A LA HOSPITALIDAD
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DIVISION DE FINANZAS
Funciones del Departamento de Contabilidad
Si la Recepcion es el “sistema nervioso” de un hotel, el departamento de contabilidad o las oficinas de finanzas, es el “cerebro” donde se planean, presupuestan y analizan todas las actividades divisionales y departamentales. En el departamento de contabilidad de un hotel moderno se desempeñan cuatro funciones principales:
- Contabilidad precisa
- Control de costos efectivo
- Pronósticos precisos
- Reportes financieros
La contabilidad precisa es la responsabilidad más antigua del departamento de contabilidad. Casi todas las funciones contables son de naturaleza técnica y requieren capacitación o experiencia especializadas. Sin embargo, los gerentes y subgerentes de las otras divisiones y departamentos necesitan saber algunos conceptos contables básicos.
Ingresos, Gastos y Ganancias
Los principales ingresos del hotel los generan las habitaciones, los complementan otras áreas como servicio de alimentos y bebidas, cargos telefónicos, servicio de valet y de lavandería, etc. Los ingresos se reciben directamente de los clientes o de sus jefes, e indirectamente a través de los representantes del hotel, los agentes de viajes y los mayoristas de excursiones. Los ingresos totales que recibe el hotel se denominan ingresos brutos. De los ingresos brutos, se deben deducir gastos de operación tales como servicios (luz, agua), nómina, teléfono y publicidad, entre otros, para determinar las ganancias.
Por ejemplo, supongamos que el hotel recibe 300,000 dólares por ventas brutas en un mes. Si los gastos de operación, o gastos generales suman 250,000 dólares al mes, la ganancia mensual es de 50,000 dólares. Si los gastos generales aumentan o el ingreso disminuye, las ganancias disminuyen.
Las diversas actividades que se requieren para seguir el curso de los ingresos y gastos, determinar las ganancias, y planear el futuro, son responsabilidad del departamento de contabilidad.
Organización del Departamento de Contabilidad
El departamento de contabilidad o de finanzas es responsable de elaborar presupuestos, manejar solicitudes de crédito, realizar la contabilidad, manejar la nómina, ordenar los artículos necesarios para la oficina y planear el futuro financiero del hotel. En la Figura 1 se muestra el organigrama de un departamento de contabilidad de un hotel grande.
El contralor, o gerente de contabilidad, es generalmente la autoridad de más alto rango en este departamento. El contralor se reporta directamente al director ejecutivo del hotel y es responsable de planear e implantar procedimientos de contabilidad, supervisar al personal de la división y preparar los reportes financieros. Sus dos responsabilidades más importantes son el análisis del ingreso y el control de los gastos de operación.
En un hotel grande, al contralor puede asistirle un contralor de presupuesto, un gerente de crédito, un jefe de contabilidad y un gerente de nómina. El contralor de la división de alimentos y bebidas también puede formar parte de la división de contabilidad.
La función principal del personal de contabilidad es asentar los cargos y pagos en ls cuentas de los huéspedes, y llevar registros detallados del dinero que se debe a los proveedores (lavanderías comerciales, vendedores de cristalería, etc.)
Si se contrata a un contralor de inventario, éste deberá supervisar el recibimiento, el almacenamiento y la entrega de provisiones a los almacenes donde guardan los artículos de la división de alimentos y bebidas y los artículos de limpieza. El gerente de compras es responsable de investigar los lugares donde se venden las provisiones y el equipo y de averiguar su precio, como también de surtir las órdenes de compra.
Herramientas de Contabilidad
Los principales documentos y libros de contabilidad utilizados por la oficina de finanzas son los siguientes:
- Cuentas, facturas y recibos de los huéspedes
- Diario de ingresos de caja
- Diario de cuentas por cobrar
- Diario de egresos de caja
- Órdenes de compra
- Diario de cuentas por pagar
- Diario de nómina
- Reportes de ventas
Figura 1. Organigrama de la División de Finanzas de un hotel grande
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