LIBROS CONTABLES

I) RESEÑA HISTÓRICA:

Se puede decir que para el año 6000 a.C., se contaba con los elementos necesarios o indispensables para conceptuar la existencia de una actividad contable.

En Grecia, como resultado de sus actividades comerciales, nivel de desarrollo de su marina y notable régimen económico pre capitalista, se supone la existencia de un estructurado sistema contable, aunque solo se cuenta con los testimonios de Pagani, quien afirma que en la Grecia del siglo V a.c., se obligaba a los comerciantes a que llevaran libros de contabilidad.

A partir del año 235 d.c., con la muerte de Alejandro Severo, la contabilidad adquirió gran importancia en la Roma antigua. En la época de la república y del impero de la contabilidad, llevado por los plebeyos, constaba de dos libros: el Adversaria, donde se anotaban las transacciones de caja, y el Codex, donde se asentaban las demás operaciones. Con estos libros romanos, casta privilegiada del imperio, fueron quienes perfeccionaban las técnicas contables, con el fin de controlar las asignaciones que debían otorgar al ejército para sus conquistas territoriales y a los patricios para sus aventuras políticas.

A pesar de la caída del imperio Romano, las prácticas contables se conservaron y lograron un notable progreso a lo largo de la Edad Media. El mayor avance de la contabilidad en la edad media se dio con la aparición de los libros auxiliares, los cuales permitían a los comerciantes registrar sus cuentas por clientes, la mayoría de las grandes empresas de esa época llevaban sus libros con base en un sistema utilizado en los libros de Medici de Florencia. La contabilidad por esta época continúa desarrollándose y adaptándose a las nuevas exigencias económicas, lo que generó a la postre el establecimiento de escuelas en Génova, Florencia y Venecia, siendo ésta última la de mayor técnica y pionera de las prácticas contables actuales.

En la Edad Moderna se dieron dos acontecimientos de gran importancia sucedidos en el siglo XV, los cuales permitieron un notable avance de la actividad contable: la generalización de los números arábigos y a la aparición de la imprenta. Este último desarrollo facilitó la divulgación de los conocimientos impartidos por los monjes de la época y los mercaderes, hombres pujantes en la economía. El monje Benedetto Cotrugli, pionero de la partido doble, señaló el uso de tres libros: Cuaderno (Mayor), Giornale (Diario) y Memoriale (Borrador).

Fray Luca Pacioli, nacido en Borgo San Sepolcro, Toscana, hacia 1445, sin haber sido contador trabajó como catedrático en las universidades de Roma, Padua, Florencia y Asís, y redactó con gran maestría un tratado de Contabilidad, en el cual sostiene que para su aplicación se requiere el conocimiento matemático.

En el año 1494 publicó su famosa obra “Summa de Arithmetica, Geometría, Proportioni et Proportionalita”. En Summa, Pacioli hace una serie de aportaciones importantes a la contabilidad:

• Al inicio del año o del negocio, el propietario del mismo tenía que realizar un inventario, listando sus activos y pasivos, de acuerdo con un principio de movilidad y valor, señalando así mismo, que el dinero debía ser el primero en la lista.

• El registro de las operaciones debía hacerse en forma cronológica, en un libro denominado Memoriale.

• Las operaciones debían registrarse en moneda veneciana; es decir, debía hacerse la conversión de la moneda extranjera a la veneciana”.

• “En el Giornale deben registrarse todas las operaciones en términos de “debito” y “crédito”, y en el cuaderno debe aparecer cada una de las cuentas.

De acuerdo con el código de comercio de 1887 se exige a todos los comerciantes llevar al menos cuatro libros de contabilidad: Diario, Mayor, Inventarios y Balances, junto con el libro copiador de cartas; en los años siguientes se establecen las normas y procedimientos para el manejo de estos libros.

La ley 145 de 1960 reglamentó definitivamente el ejercicio de la profesión y fijó los requerimientos necesarios para su práctica. En 1961 se expidió el Decreto 1651, en el que se determinaron normas y procedimientos requeridos para ejercer la profesión, llevar contabilidades, autorizar estados financieros y elaborar declaraciones de renta.

II) LOS LIBROS CONTABLES:

DEFINICIÓN

Conjunto de registros especiales donde se registran las operaciones que realiza una empresa, en forma cronológica y ordenada. En el sistema mecanizado, es un conjunto de listados en forma de reporte en hojas continuas, luego según su importancia son o no legalizados.

IMPORTANCIA

Mediante ellos seremos justos, ante la ley. Nos permite registrar y/o procesar todos los movimientos operacionales, nos da garantía a segundas, terceras personas y a quienes tienen intereses en los resultados de las operaciones. Constituyen elementos de prueba, sustentando con los documentos que existen. Nos otorgan información en cualquier momento, de acuerdo a la necesidad de la empresa. Permite conocer nuestras deudas y obligaciones mostrando el estado Financiero de la empresa en un tiempo determinado.

LEGALIZACION Y FOLIACION

Los libros de contabilidad, para que tengan un valor legal, deberán estar legalizados por un Notario o un Juez de Paz Letrado, la primera página, asimismo deberán estar selladas y foliadas cada una de las páginas.

 Folio: Numeración correlativa de cada una de las páginas de los libros de contabilidad. Existiendo 2 clases de folio: Foliación Simple, numeración correlativa de uno en uno y Foliación Doble, numeración correlativa de dos en dos.

EL CICLO CONTABLE DE LA EMPRESA

Es la secuencia de pasos repetidos en cada periodo contable, que le permite a la empresa analizar, registrar, clasificar y resumir las transacciones en los Estados Financieros.

LIBROS PRINCIPALES

a) Libro diario.

b) Libro de Inventario y Balances.

c) Libro Mayor.

LIBROS AUXILIARES

a) Registro de Ventas.

b) Registro de Compras.

c) Libro Caja y Bancos.

d) Libro de Planillas.

III) EL

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