Libros Contables

LOS LIBROS CONTABLES

1.- CONCEPTO:

Son instrumentos materiales especiales debidamente foliados y empastados utilizados por las empresas para registrar en ellos en forma cronológica y ordenada la información contenida en la documentación fuente para controlar contablemente todas sus operaciones de acuerdo a los principios de contabilidad y normas de carácter tributario, laboral, y legal.

Son el conjunto de registros especiales donde se registran las operaciones mercantiles y administrativas que realiza la empresa, en forma cronológica y ordenada, con la finalidad de mostrar la situación en que se encuentran en periodos económicos distintos sujetándose a las disposiciones legales y a una técnica contable.

2.- CLASIFICACIÓN DE LOS LIBROS CONTABLES

El código de comercio regula los principales aspectos sobre contabilidad. Se clasifican desde el punto de vista legal y técnico contable.

a. Clasificación Legal:

Libro de Inventarios y balances

Libro Diario

Libro Mayor

Libro Caja

Libro de Ingresos

Registro de Ventas e Ingresos

Registro de Compras

Planilla de Pagos de Remuneraciones

Transferencia de Acciones

Libro de Retenciones

Libro de activos Fijos

Actas (Acuerdos de Sociedades y Asociaciones).

Libro Caja Chica

Libro Bancos

Registro Clientes

Registro Proveedores

Registro Almacén

Registro Letras por Cobrar

Registro Letras por Pagar, etc.

b. Clasificación Técnico Contable:

Libro Inventarios y Balances

Libro Diario

Libro Mayor

Libro Caja

Registro de Ventas

Registro de Compras

Registro de Letras por Cobrar

Registro de Letras por Pagar

Planilla de Pagos de Remuneraciones

Libro de Importaciones

Libro de Exportaciones

Libro Bancos

Registro de Caja Chica, etc.

3.- LEGALIZACIÓN DE LOS LIBROS CONTABLES

Una vez seleccionado los libros de contabilidad que debe llevar el contribuyente, independientemente de su llevado manual o computarizado, éstos deben ser legalizados, para lo cual el contribuyente deberá tomar en consideración lo siguiente:

3.1 Persona autorizada a legalizar los libros y registros

Los libros y registros vinculados a asuntos tributarios deben ser legalizados por los notarios o, a falta de éstos, por los jueces de paz letrados o jueces de paz, cuando corresponda, de la provincia en la que se encuentre ubicado el domicilio fiscal del deudor tributario, salvo tratándose de las provincias de Lima y Callao, en cuyo caso la legalización podrá ser efectuada por los notarios o jueces de cualquiera de dichas provincias.

Para tal efecto, colocarán una constancia en la primera hoja de los mismos, con la siguiente información:

 Número de legalización asignado por el notario o juez, según sea el caso;

 Apellidos y Nombres, Denominación o Razón Social del deudor tributario, según sea el caso;

 Número de RUC;

 Denominación del libro o registro;

 Número de folios que consta el libro o registro.

 Fecha y lugar en que se otorga y

 Sello y firma del notario o juez según sea el caso.

Además de lo señalado en el párrafo anterior, el notario o juez , según sea el caso, sellará todas las hojas del libro o registro, las mismas que deberán estar debidamente foliadas por cada libro o registro, incluso cuando se lleven utilizando hojas sueltas o continuas.

Es importante mencionar que tanto los notarios como los jueces llevarán un registro cronológico de las legalizaciones que se otorguen. En dicho registro indicarán el número de la legalización, los Apellido y Nombres, Denominación o Razón Social del deudor tributario y todos los datos antes mencionados.

3.2 Oportunidad de la Legalización

Los libros y registros vinculados a asuntos tributarios deberán ser legalizados antes de su uso, incluso cuando sean llevados en hojas sueltas o continuas.

3.3 Legalización del segundo y siguiente Libros o Registros

Para la legalización del segundo y siguientes libros y registros de una misma denominación, se deberá tener en cuenta lo siguiente:

 Tratándose de libros o registros que se lleven utilizando hojas sueltas o continuas (Contabilidad computarizada o mecanizada), se deberá presentar el último folio, legalizado por notario, del libro o registro anterior.

 Tratándose de libros o registros llevados en forma manual

(Contabilidad Manual), se deberá acreditar que se ha concluido con el anterior. Dicha acreditación se efectuará con la presentación del libro o registro anterior concluido o fotocopia legalizada por notario del folio donde conste la legalización y del último folio del mencionado libro o registro.

4.-PLAZO MÁXIMO DE ATRASO DE LOS LIBROS CONTABLES

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