La Contabilidad

Auditoria de Prepagados

Los activos prepagados son erogaciones de dinero hechas por adelantados, por gastos que se van a causar o por servicios a percibir en el futuro. En términos generales los gastos pagados por anticipados representan bienes o servicios, cuya aplicación a los resultados de operación se hace conforme a estos sean utilizados o devengados.

Algunas de las cuentas auxiliares que forman este grupo son:

 Seguros Pagados por Anticipados

 Intereses Pagados por Anticipados.

 Impuestos Pagados por Anticipados.

 Alquileres Pagados por Anticipados, entre otros.

Principios y Practicas Contables Presentación y Valuación de los Prepagados.

Estos deben ser presentados en el estado de situación y las cuentas que más son utilizadas para controlar gastos pagados por anticipados y que deben ser también mostrados en el balance general en la sección de activos circulantes o activos no corrientes.

Son erogaciones liquidadas anticipadamente, tales como arrendamiento y seguros. La parte que no se ha utilizado al final del periodo contable se presenta como un activo en la hoja de balance, es decir, se refiere a los desembolsos que en forma anticipada realizan las empresas por servicios que serán recibidos en el futuro o que se van consumiendo a medida que transcurre el tiempo. El activo que se utiliza en la operación del negocio y que a consumirse se habrá de convertir en un gasto que va directo al estado de resultado en la sección de gastos operacionales.

Irregularidades más comunes encontradas durante la auditoria de prepagados

 Que los papeles de trabajo correspondientes a las notas de informe, no expresen razonabilidad para sustentar los hallazgos significativos por los resultados de las comprobaciones.

 Que los papeles de trabajo correspondientes a las notas de informe no expresen los resultados los suficientemente claros, comprensibles y detallados.

 No cumplimiento de los objetivos de la auditoria, su alcance y metodología.

 No evaluar correctamente los resultados expuestos, según legislación establecida.

 No definir las responsabilidades ante los incumplimientos que afecten la buena marcha de la organización.

 No facilitar el seguimiento para determinar si se adoptan las medidas correctivas apropiadas.

 El contenido del informe no es utilizado oportunamente por los responsabilizados e interesados.

 No participación de los directivos y funcionarios facultados, para discutir los resultados del informe.

Las irregularidades en los estados financieros pueden ser el resultado de una mal interpretación u omisión deliberadas de los efectos de hechos, operaciones u otros cambios intencionados en los registros contables básicos.

Objetivos del Auditor en el Examen de Auditoria de los Activos Prepagados

 Determinar que son aplicables a periodos a futuros de acuerdo con principio de contabilidad generalmente aceptados.

 Cerciorare que representen razonablemente el costo de los edificios que serán reflejados en operaciones futuras.

 Comprobar que se trate de servicios pagados por anticipados o recompras de artículos y útiles sujetos a consumo, que afecten los resultados de operación conforme se utilicen.

 Comprobar que las aplicaciones o resultados en el ejercicio, corresponda a las porciones devengadas por servicios, efectivamente recibidos o consumados efectuados.

 Comprobar su correcta valuación.

 Cerciorarse que haya consistencia en la política de tratamiento de estos activos.

 Comprobar su adecuada presentación y revelación en los estado financieros.

 Evaluar el sistema de control interno.

Objetivos de auditoría de los Activos prepagados

El objetivo que persigue el auditor es cerciorarse de que el importe de los gastos pagados por anticipado y de los cargos diferidos se determine de acuerdo contables aceptados y que su monto sea razonable considerándolo en función de las ganancias futuras que han de obtenerse.

Generales:

Obtener suficiente evidencia acerca de:

 Que los gastos pagados por anticipado representan beneficios o servicios a ser recibidos o utilizados en los próximos ejercicios periodos, por los cuales se ha contraído una obligación o desembolsado fondos.

 Todas las transacciones o saldos de los gastos diferidos están adecuada e íntegramente contabilizados en los registros correspondientes.

 Todas las transacciones correspondientes a la cuenta de activos diferidos están registradas o atribuidas al periodo adecuado.

 Los montos de esta cuenta están debidamente calculados de acuerdo con la naturaleza y los términos de la transacción y las normas contables.

 Que reflejan todos los hechos y circunstancias que afectan su valuación de acuerdo a las normas contables.

Específicos:

 Obtener certeza de la realidad de los valores registrados.

 Las cuentas han sido adecuadamente resumidas, clasificadas y descriptivas y se han expuesto todos los aspectos necesarios para una adecuada comprensión de estos saldos y transacciones que afectan la cuenta.

 Verificar que los plazos de amortización que se manejaron durante el periodo sean los adecuados y reflejen claramente la realidad de la empresa respecto a este rubro.

Control interno

La revisión, estudios y evaluación de la efectividad del control interno deberán dirigirse principalmente a los siguientes aspectos.

 Aprobación por parte de la administración, para efectuar erogaciones por estos conceptos.

Dependiendo de la importancia de los gastos anticipados, un buen sistema de control interno deberá establecer la necesidad de que la erogación por estos conceptos sean autorizados por funcionarios de la empresa o bien por el consejo de administración.

 Adecuada custodia física de los bienes cargados a gastos anticipados.

Para establecer e identificar claramente la responsabilidad del personal involucrado en el manejo físico de los bienes cargados a gastos anticipados, debe existir una custodia física de los mismos y restringir el acceso a las áreas de almacenaje.

 Existencia de políticas definidas de límites y conceptos que deban ser tratados como gastos anticipados.

Dentro de las políticas contables de la empresa las que generalmente se incluyen en un manual de procedimientos, deberá existir una sección en la que se definan las características de las erogaciones que deben ser calificadas como gastos anticipados.

 Existencia de registros que permita identificar el origen de los pagos y las bases para su aplicación a resultados.

 Revisión periódica de la vigencia de los servicios por recibir o artículos por utilizar y en consecuencia de su aplicación a periodos futuros.

Programa de Auditoria para los Prepagados

Considerar el control interno sobre los prepagados:

 Obtener una comprensión del control interno. Preparar la descripción escrita sobre el control vigente, puede ser diagrama de flujo o un cuestionario de control interno

 Evaluar el riesgo de control. Con pruebas adicionales de la efectividad del control.

 Realizar pruebas adicionales de control para aquellos controles que los auditores piensan considerar en su valoración del riesgo control.

 Verificar que la gerencia realiza revisión periódica del valor contable y el plazo de amortización de los gastos pagados por anticipado.

 Observar si se emplean procedimientos para revisar la correcta erogación de los gastos pagados por anticipado, para comprobar así la valuación de este componente.

 Verificar la existencia de un manual de funciones del personal encargado de los prepagados. Al igual que el conocimiento y cumplimiento de este por parte de los empleados

Pruebas Sustantivas

 Revisar y evaluar la solidez y/o debilidades del sistema de Control Interno y con base en dicha evaluación:

• Realizar las pruebas de cumplimiento y determinar la extensión y oportunidad de los procedimientos de auditoría aplicables de acuerdo a las circunstancias.

• Preparar un memorando o informe con el resultado del trabajo, las conclusiones alcanzadas y los comentarios acerca de la solidez y/o debilidades del control interno, que requieren tomar una acción inmediata o pueden ser puntos apropiados para nuestra carta de recomendaciones.

 Planear y realizar las pruebas sustantivas de las cifras que muestran los estados financieros y que sean necesarias de acuerdo con las circunstancias.

Procedimientos de auditoria de los Prepagados

 Analizar las cuentas para determinar su contenido.

 Examinar la evidencia comprobatoria tal como pólizas de seguro, para determinar lo razonable de los costos cargados a las cuentas de activos.

 Revisar los procedimientos adoptados por el cliente para la aplicación de los gastos a los periodos beneficiados y determinar la racionalidad general del programa de amortización.

 Calcular los saldos por amortizar que deberán mantenerse como activos y los importe que, por haber expirado, deberán cargarse a cuentas de gastos.

 Localizar las diferencias en el sistema de control interno, sobre los desembolsos de este tipo, y haga sugerencias para su conversión.

 Aplicar el cuestionario de control interno a efectos de evaluar el

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