La Contabilidad

Los presupuestos

Los presupuestos consisten, básicamente, en explicitar los gastos y los ingresos (recursos) que espera realizar el Gobierno durante el año.

El presupuesto presenta los gastos e ingresos de los poderes públicos durante el año. Un gasto es toda transacción que implica una aplicación financiera (uso de fondos) y un recurso (también denominado ingreso) es toda operación que implica la utilización de un medio de financiamiento (fuente de fondos).

• En términos contables, los gastos tienen tres orígenes:

• Resultados negativos, que surgen de la operatoria cotidiana (pago de ordenadores, servicios o contratos, salarios);

• Incremento de activos, cuando el Estado adquiere, por ejemplo, un bien;

• Disminución de pasivos, al pagarse una deuda.

• Los ingresos, en cambio, se originan en transacciones que representan:

• Resultados positivos (por ejemplo, la recaudación tributaria);

• Disminución de activos (venta de un inmueble, entre otros);

• Incremento de pasivos, al contraer deuda

Siclos presupuestal

El ciclo presupuestario consiste en un proceso mediante el cual las empresas, en su mayoría gubernamentales, asignan recursos para un determinado período anual. Los gobiernos, desde el federal hasta los municipales, siguen el mismo proceso general llamado ciclo presupuestario que consta de cuatro fases principales: preparación y petición, aprobación legislativa, aplicación y ejecución, control y análisis.

Ciclo Presupuestario

Sucesión de momentos y procesos que afectan el presupuesto y que su ejecución sucede en un período de un año y comprende las siguientes etapas:

- Formulación, discusión y aprobación

- Ejecución, seguimiento y evaluación presupuestaria.

Formulación Presupuestaria

Es la primera fase del proceso presupuestario en el cual las entidades públicas elaboran los anteproyectos de presupuesto bajo los cuales se debe especificar el grado de cumplimiento de la política presupuestaria, los programas y proyectos priorizados previamente por el Ministerio de Economía Planificación y Desarrollo, la demanda o población a ser atendida, los resultados y metas físicas a alcanzarse durante el ejercicio presupuestario, los medios de verificación de cada producción y su relación con los recursos previstos, así como el organigrama y la estructura y cantidad de cargos.

1. I. Discusión y Aprobación

Es la segunda etapa del ciclo presupuestario, llevada a cabo por el Congreso Nacional, luego del sometimiento por parte del Poder Ejecutivo, del Proyecto de Ley de Presupuesto General del Estado, correspondiendo el acto por el cual el Congreso Nacional, luego de su análisis y ponderación, fija legalmente el total de gasto, los ingresos estimados y el financiamiento previsto a ejecutarse en el año fiscal.

Los Presupuestos de las Empresas Públicas no Financieras, son aprobados por sus Consejos Directivos, previa conformidad del Ministro de Estado a las cuales están adscritas y remitidos a la Dirección General de Presupuesto.

Los Presupuesto de los Ayuntamientos de los Municipios y del Distrito Nacional, deben ser aprobados por sus respectivas Salas Capitulares y remitidas, a más tardar el 15 de enero de cada año, a la Dirección General de Presupuesto, al Ministerio de Economía, Planificación y Desarrollo, a la Contraloría General de la República, así como a la Cámara de Cuentas.

1. II. Ejecución Presupuestaria

Etapa del proceso presupuestario en la que se perciben los ingresos y se atienden las obligaciones de gastos, de conformidad con los créditos presupuestarios (apropiaciones), autorizadas en la Ley de Presupuesto General del Estado, aprobada anualmente por el Congreso Nacional.

1. III. Seguimiento y Evaluación

a) Seguimiento:

Es el monitoreo que realiza la Dirección General de Presupuesto, de los niveles de ejecución de los Egresos (Gastos y Financiamientos), con respecto a los créditos presupuestarios (apropiaciones), autorizados por la Ley Anual de Presupuesto General del Estado y las modificaciones que transcurren durante el proceso de ejecución presupuestaria.

b) Evaluación: Fase del proceso presupuestario en la cual se realizan las mediciones de los resultados obtenidos y el análisis de las variaciones físicas y financieras observadas, con relación a las aprobadas en la Ley de Presupuesto General del Estado.

VENTAJAS de LOS PRESUPUESTOS

• Cada miembro de la empresa pensará en la consecución de metas específicas mediante la ejecución responsable de las diferentes actividades que le fueron asignadas.

• La dirección de la firma realiza un estudio un estudio temprano de sus problemas y crea entre sus miembros el hábito de analizarlos, discutirlos cuidadosamente antes de tomar decisiones.

• De manera periódica se replantean las políticas si después de revisarlas y evaluarlas se concluye que no son adecuadas para alcanzar los objetivos propuestos.

• Ayuda a la planeación adecuada de los costos producción.

• Se provoca optimizar resultados mediante el manejo adecuado de los recursos.

• Se crea la necesidad de idear medidas para utilizar con eficacia los limitados recursos de al empresa, dado el costo de los mismos.

• Es el sistema más adecuado para establecer "costos promedios" y permite su comparación con los costos reales, mide le eficiencia de la administración en el análisis de las variaciones y sirve de incentivo para actuar con mayor efectividad.

• Facilita la vigilancia efectiva de cada una de las funciones y actividades de la empresa.

Etapas de la preparación del presupuesto

Primera Etapa. PLANEACIÓN:

En esta etapa se evalúan los resultados obtenidos en ejercicios anteriores, se analizan las tendencias de los principales indicadores empleados (ventas, costos, precios de las acciones en el mercado, márgenes de utilidad, rentabilidad, participación en el mercado, etc.), se efectúa la evaluación de los factores ambientales no controlados por la dirección y se estudia el comportamiento de la empresa.

Este diagnóstico contribuirá a sentar los fundamentos del planeamiento, estratégico y táctico, de manera que exista objetividad al tomar decisiones en la selección de las estrategias competitivas y de las opciones de crecimiento.

Definidos los objetivos se asignan los recursos, y se establecen las estrategias y políticas que contribuyan al logro de los objetivos propuestos.

Ejemplo: Si el objetivo es incrementar las ventas, será necesario considerar las opciones las ventajas, las desventajas como la concesión de mayores plazos, el otorgamiento de mayores descuentos, la creación de mercados, el mejoramiento de los productos, la reducción del tiempo de despacho o el refuerzo financiero de la publicidad.

Segunda Etapa. ELABORACIÓN

Con base en los planes aprobados para cada nivel funcional por parte de la gerencia, se ingresa en la etapa durante la cual los mismos adquieren dimensión monetaria en términos presupuestales, según las pautas siguientes:

*En el campo de las ventas, su valor se subordinará a las perspectivas de los volúmenes a comercializar previstos y de los precios.

*En lo referente a producción se programarán las cantidades a fabricar o ensamblar, según las estimaciones de ventas y las políticas sobre inventarios.

*De acuerdo con los programas de producción y los niveles de inventarios de materias primas se calculan las compras.

*Con base a los requerimientos de personal planteados por cada jefatura debe prepararse el presupuesto de nómina.

*Los proyectos de inversión especiales demandarán un tratamiento especial relacionado con la cuantificación de recursos.

*El presupuesto consolidado se remitirá a la gerencia o presidencia con los comentarios y recomendaciones pertinentes. Analizado y discutidas sus conveniencias financieras se procede a ajustarlo, publicarlo y difundirlo.

Tercera Etapa. EJECUCIÓN

En esta etapa el director de presupuesto tiene la responsabilidad de prestar colaboración a las jefaturas de Departamentos en aras de asegurar el logro de los objetivos contemplados. Igualmente, presentará informes de ejecución periódicos.

Cuarta Etapa. CONTROL.

Las actividades más importantes a realizar es esta etapa son:

a. Preparar informes de ejecución parcial y acumulada que incorporen comparaciones numéricas y porcentuales de lo real y lo presupuestado.

b. Analizar y explicar las razones de las desviaciones ocurridas.

c. Implementar correctivos o modificar el presupuesto cuando sea necesario, como ocurre al presentarse cambios intempestivos de las tasas de interés o de los coeficientes de devaluación que afectan las proyecciones de las empresas que realizan negocios internacionales.

Quinta Etapa. EVALUACIÓN

Al culminar el periodo del presupuesto se prepara un informe crítico de los resultados obtenidos que contendrá no solo las variaciones sino el comportamiento de todas y cada una de las funciones y actividades empresariales. Se analizan cada una de las fallas en las diferentes etapas y se reconocen los éxitos, lo cual sirve de plataforma para los presupuestos posteriores.

Presupuesto Kaizen

Kaizen es un término japonés que significa mejoramiento continuo y el presupuesto Kaizen intenta incorporar el mejoramiento continuo en el

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