La Planeacion, Agustin Reyes Ponce

LA PLANEACION

CONCEPTO E IMPORTANCIA DE LA PLANEACION

Su concepto

Ya se mencionó que mientras la previsión estudia “lo que puede hacerse” “prevé” las condiciones en que deberá desarrollarse la futura acción administrativa con base en esas previsiones, la planeación fija con precisión “lo que va a hacerse”.

Por lo tanto, la planeación consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo y las determinaciones de tiempos y de números necesarias para su realización.

Goetz ha dicho que planear es “hacer que ocurran cosas que, de otro modo, no habrían ocurrido” equivale a trazar los planos para fijar dentro de ellos futura acción. En el fondo consiste en tomar decisiones hoy, sobre lo que habrá de lograrse en el futuro. Por eso Anthony afirma que planear “consiste en el proceso para decidir las acciones que deben realizarse en el futuro”.

Su importancia

Planear es tan importante como hacer, porque:

a) La eficiencia, obra de orden, no puede venir a caso, de la improvisación.

b) Así como en la parte dinámica lo central es dirigir, en la mecánica el centro es planear; si administrar es “hacer a traces de otros”, se necesita primero hacer planes sobre la forma como esa acciones habrá de coordinarse.

c) El objetivo (señalado en la previsión) seria infecundo si los planes no lo detallaran, para que pueda ser realizado integra y eficazmente; lo que en la previsión se descubrió como posible y conveniente, se afina y corrige en la planeación.

d) Todo plan tiende a ser económico; desafortunadamente, no siempre lo parece, porque todo plan consume tiempo que, por lo distante de su realización, puede parecer innecesario e infecundo.

e) Todo control es imposible si no se compara con el plan previo, sin planes se trabaja a ciegas.

f) La planeación permite enfrentarse a las contingencias que se presenten con las mayores posibilidades de éxito, eliminando la improvisación.

LOS PRINCIPIOS DE PLANEACION

El principio de la precisión.

“Los planes no deben hacerse con afirmaciones vagas y genéricas, si no con la mayor precisión posible, porque van a regir acciones concretas”

Cuando se carece de planes precios, cualquier negocio no es propiamente tal, sino no un juego de azar, una aventura, ya que mientras el fin buscado sea impreciso, los medios que se coordinen serán, de manera necesaria, parcial o totalmente ineficaces.

Siempre habrá algo que no podrá planearse en los detalles, pero cuanto mejor se fijen los planes será menor ese campo de lo eventual, con lo que se habrá robado campo a la adivinación a la adivinación. Los planes constituyen un sólido esqueleto sobre el que pueden calcularse las adaptaciones futuras.

El principio de la flexibilidad

“Dentro de la precisión-establecida en el principio anterior- todo plan debe dejar margen para los cambios que surjan en este, ya en razón de la parte imprevisible, ya de las circunstancias que hayan variado después de la previsión”

Este principio podrá parecer contradictorio a primera vista con el anterior, pero no lo es. Inflexible es lo que no puede amoldarse a cambios accidentales; lo rígido; lo que no puede cambiarse de ningún modo. Flexible es lo que tiene una dirección básica, pero que permite pequeñas adaptaciones momentáneas, pudiendo después volver a su dirección inicial. Así, una espada de acero es flexible, porque doblándose, sin romperse vuelve a su forma inicial cuando cesa la presión que la flexiona.

Todo plan preciso debe prever, en lo posible, los varios supuestos o cambios que puedan ocurrir:

a) Ya sea fijando máximos y mínimos, con una tendencia central entre ellos, como lo más normal.

b) Ya proveyendo de antemano caminos de sustitución para las circunstancias especiales que se presenten.

c) Ya estableciendo sistemas para su rápida revisión.

El principio de la unidad de dirección

“los planes deber ser de tal naturaleza que pueda decirse que existe uno solo para cada función, y todos los que se aplican en la empresa deben estar de tal modo coordinados e integrados que en realidad pueda decirse que existe un solo plan integral”.

Es evidente que mientras haya planes inconexos para cada función habrá contradicciones, dudas, etc. Por ello, los diversos planes que se aplican en uno de los departamentos básicos; producción, ventas, finanzas y contabilidad, personal, etc. Deben coordinarse de tal forma que en un mismo plan puedan encontrarse todas las normas de acción aplicables.

De ahí surge la conveniencia y necesidad de que todos cooperen en su formación. Al hablar de la dirección, se repetirá este principio exclusivamente para distinguirlo del de la unidad de mando.

Si el plan es el principio de orden, y el orden requiere la unidad de fin, es indiscutible que los planes deben coordinarse de manera jerárquica hasta formas finalmente uno solo.

El principio de consistencia

Todo plan deberá estar perfectamente integrado al resto de los planes, para que todos interactúen en conjunto, logrando así una coordinación entre los recursos, funciones, actividades, a fin de poder alcanzar con eficiencia los objetivos.

Este principio está en realidad implícito en el principio de unidad de dirección, sin embargo, enfatiza la necesidad de una relación lo más perfecta que sea posible entre todos los planes, para que estos logren mejor resultados; pudiera decirse que implica una especie de “planeación de los planes”

El principio de rentabilidad

Todo plan deberá lograr una relación favorable de los beneficios que espera con respecto a los costos que exige, definiendo previamente estos últimos y el valor de los resultados que se obtendrán en la forma más cuantitativa posible.

El plan necesariamente debe expresar que los resultados deben ser superiores a los insumos o gastos, es obvio que todo plan en el cual los resultados sean menores que los insumos es totalmente absurdo.

Sin embargo, debe advertirse que los resultados pueden ser de tipo no económico si no social, principalmente cuando se trata de una empresa paraestatal o de una institución no lucrativa. En este caso pude ocurrir que se busque un beneficio social, el cual implique gastos económicos que no reditúen exactamente lo mismo en los resultados, pero al mismo tiempo, debe cuidarse que no sea esto un pretexto para justificar la perdida en las empresas del sector público, pues esto solamente se justificaría –cabe repetirlo- en el supuesto de que los beneficios sociales, cuantitativamente estimados, de preferencia produzcan resultados superiores a aquello que se gasta como costo para producir ese beneficio social.

Ante todo, es necesario cuidar lo anterior en este tipo de empresas, ya que quienes las manejan no son propietarios de ellas, cuya suerte iría ligada a los resultados de la empresa. Tiene aplicación especial aquí en el principio de un filósofo: “todo hombre pone naturalmente mayor cuidado en las cosas propias que en las ajenas”.

El principio de participación

Todo plan deberá tratar de conseguir la participación de las personas que habrán de estructurarlo, o que se vean relacionadas de alguna manera con su funcionamiento. La elaboración en grupo segura un resultado objetivamente eficiente, puesto que varios colaboran en formarlo con puntos de vista distintos y complementarios. Además esta participación constituye una de las mayores motivaciones que se conocen hoy en día para realizarlo, ya que se siente un mayor grado de compromiso con el plan en el que se hay aportado el conocimiento personal sobre las pequeñas contingencias de lo que se presenta distinto cada día.

Esta participación es uno de los pintos en que más énfasis han puesto la mayoría de los autores. Algunos de ellos llegan a considerar como incompletas y obsoletas todas las técnicas de administración, mientras no existe una participación total tanto en la gestión como en la propiedad de los bienes de producción. Parece un poco exagerado negar toda justicia y efectividad a las técnicas de administración por el solo hecho de que no exista la participación total. La participación funcional de alguna manera garantiza ya cierta elevación de la calidad humana del trabajador pues, como se ha señalado, existirá mayor dignidad, entusiasmo y empeño en hacer aquello que se ha sugerido o donde se han señalado algunos de sus elementos.

Ello no omite que se desconozca que es deseable, para una mejor justicas y al mismo tiempo para la mayor eficacia, una participación más sistemática y amplia de la administración en todos los aspectos. Pero esto encierra la dificultad de que, junto con la participación en el mando, tiene que existir un correlativo aumento en la responsabilidad efectiva.

Se considera que técnicas como la administración por objetivos, desarrollo organizacional, las teorías X y Y de Mc Gregor y la teoría Z son principios que, bien aplicados, conducirán mejor y más rápidamente a una deseable participación total, pues van preparando al trabajador de modo gradual para que asuma la mayor responsabilidad, que tiene que ser correlativa a la mayor autoridad.

REGLAS SOBRE LAS POLITICAS

Las políticas pueden definirse como los criterios generales que tiene por objeto orientar la acción, dejando campo a los jefes para las decisiones que les corresponde tomar, por ello, sirven para formular, interpretar o suplir las normas concretas.

La

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