La partida doble. La nomenclatura

La partida doble:

 Se le llama así  al movimiento contable que afecta a por lo menos a dos cuentas, movimiento que representa un movimiento deudor y un movimiento acreedor. La partida doble  se basa en que todo hecho económico tiene origen en otro hecho de igual valor pero de naturaleza contraria.

  Consiste en registrar, por medio de cargos y abonos, los efectos que producen las operaciones  en los diferentes elementos de balance, de tal manera que siempre subsista la igualdad entre el activo y la suma del pasivo con el capital.

  El fraile franciscano Luca Paccioli, tuvo la idea de analizar en las cuentas todos los efectos que producen las operaciones, conservando siempre la igualdad numérica de balance. Como los efectos que producen las operaciones se registran en las cuentas, conservando la igualdad numérica del balance, es natural que la suma de los cargos y los abonos de cada asiento sea la misma. Cada valor es el resultado de una acción u hecho económico.  Cuando recibo dinero de una venta, debo también despojarme de un bien, debo entregar algo a la otra parte que me entrega un dinero.

 La Cuenta:

 Es el registro  donde se controlan ordenamente  las variaciones que produce las operaciones realizadas en los diferentes conceptos  de Activo, de Pasivo y de Capital. Cada uno de los registros anteriores recibe el nombre de cuenta.

La nomenclatura:

La nomenclatura de cuentas es un catálogo de cuentas clasificadas de acuerdo con una codificación. Es clasificado según las áreas del balance de gastos (Activo, Pasivo, Capital.) las cuentas de los gastos. Costos  y de ingresos “ventas”

Ejemplo:

Activo – Aria del balance

Circulante – División del área

Caja – Cuenta de mayor

Fondo fijo- Subcuenta de mayor

Como se le asignó el nombre:

El nombre que se le asigna a la cuenta debe dar una idea clara y precisa del valor o concepto que controla; por ejemplo.

La cuenta que controla el dinero en efectivo se le llama caja.                                  la que controla  los documentos a favor de la empresa se le denomina  Documentos por cobrar.

Grado de disponibilidad:

 La facilidad que se tiene para convertir el valor de un bien determinado. Por ejemplo un pastel cuanto es el tiempo, que tengo para venderlo antes que se eché a perder y no recupere el efectivo, ni perciba la ganancia que se obtendría.

¿Qué es el grado de exigibilidad?

Se entiende como grado de exigibilidad al menor o mayor plazo de que dispone una entidad para liquidar sus deudas y obligaciones.

En consideración a que el pasivo lo constituyen deudas y obligaciones de distinta naturaleza, se juzgó conveniente clasificarlas en grupos formados con elementos o partidas homogéneas.

La clasificación de las cuentas que constituyen al pasivo se debe hacer a su mayor y menor grado de exigibilidad.

Menor grado de exigibilidad: Las deudas y obligaciones tienen mayor grado de exigibilidad en tanto sea menor el plazo de que dispone la entidad para liquidarlas.

Menor grado de exigibilidad: Las deudas y obligaciones tienen menor grado de exigibilidad en tanto sea mayor el plazo de que dispone la entidad para liquidarlas.

Debido a su mayor y menor grado de exigibilidad las deudas y obligaciones que constituyen al pasivo de la entidad se clasifican en tres grupos:

1. Pasivo Circulante o Pasivo a Corto Plazo: Lo constituyen las deudas y obligaciones a cargo de la empresa, cuyo vencimiento sea en un plazo menor a un año, o menor al de su ciclo financiero a corto plazo; La principal característica es su mayor grado de exigibilidad.

Las principales deudas y obligaciones del pasivo circulante o pasivo a corto plazo son:

• Proveedores
• Documentos por pagar
• Acreedores diversos
• Anticipo a clientes

• Gastos pendientes de pago
• Impuestos pendientes de pago

1. Pasivo Fijo o Pasivo a Largo Plazo: Lo constituyen las deudas y obligaciones a cargo de la empresa, cuyo vencimiento sea en un plazo mayor de un año, o mayor al de su ciclo financiero a corto plazo; La principal característica es su menor grado de exigibilidad.

Las principales deudas y obligaciones del pasivo fijo o pasivo a largo plazo son:

• Hipotecas por pagar o acreedores hipotecarios
• Documentos por pagar a largo plazo
• Cuentas por pagar a largo plazo

Cuando existen créditos a largo plazo y una de las partes deba cubrirse dentro del ciclo financiero a corto plazo, tal parte debe presentarse en el pasivo a corto plazo y el resto del crédito en el pasivo a largo plazo.

1. Pasivo Diferido o Créditos Diferidos: Lo constituyen los cobros anticipados efectuados por la empresa, los cuales se adquiere la obligación de proporcionar un servicio en un plazo mayor de un año, o mayor al de su ciclo financiero a corto plazo; La principal característica es que su valor se transforma en utilidad al momento de efectuar el servicio.

Los principales cobros anticipados que constituyen el pasivo diferido o créditos diferidos son:

• Rentas cobradas por anticipado
• Intereses cobrados por anticipado

¿Cómo se clasifican las cuentas?

Las cuentas se clasifican en tres grupos, que son:

1. Cuentas del Activo: Son las que controlan o verifican las alteraciones que generan las operaciones realizadas en los diferentes recursos que integran el activo de la entidad.

1. Cuentas del Pasivo: Son las que controlan las variaciones que producen las operaciones efectuadas en las distintas obligaciones que forman el pasivo de la empresa.

1. Cuentas de Capital: Son las que verifican las alteraciones que generan las operaciones realizadas en los diferentes ingresos, costos y gastos que constituyen la utilidad neta obtenida por la entidad o, en su caso, la pérdida neta.

¿Cuáles son las partes de una cuenta y en qué consiste?

Cuenta; es el registro donde se controlan ordenadamente las variaciones o alteraciones que producen las operaciones del activo, pasivo y del capital contable de una entidad.

Estos son los términos contables con que se denominan las columnas y las cantidades que en ella se registran:

• Debe: Es la columna que se encuentra en la parte izquierda.

• Haber: Es la columna que se encuentra en la parte derecha.
• Cargar o debitar: Es anotar una cantidad en el debe de una cuenta.
• Abonar o Acreditar: Es anotar una cantidad en el haber de una cuenta.

De las cuentas del activo, del pasivo y del capital se obtienen los valores con los cuales se elaboraran los estados financieros denominados balance general y estado de resultado.

Para determinar con mayor facilidad y seguridad dichos valores o importes, es preciso que las cuentas contengan dos columnas para registrar en ellas los aumentos y disminuciones que se tengan del activo, pasivo y capital.

Para explicar los movimientos y saldos se representa la cuenta por medio del siguiente esquema:

Esquema de cuenta o esquema de mayor

Se le llama movimientos a las sumas de los cargos y de los abonos. Existen dos clases de movimientos:

[pic 1]

Movimiento Deudor: Se llama movimiento deudor a la suma de los cargos de una cuenta.

[pic 2]

Movimientos Acreedor: Se le llama movimiento acreedor a la suma de los abonos de una cuenta.

[pic 3]

Saldo: Es la diferencia entre el movimiento deudor y el acreedor. Existen dos clases de saldos:

Saldo Deudor: Una cuenta tiene saldo deudor cuando su movimiento deudor es mayor que el acreedor.

[pic 4]

Saldo Acreedor: Una cuenta tiene saldo acreedor cuando su movimiento acreedor es mayor que el deudor.

[pic 5]

Cuenta Saldada o Cerrada: Una cuenta esta saldada o cerrada cuando sus movimientos son iguales.

[pic 6]

Principales cuentas de una entidad comercial

El número de cuentas que se empleen en la contabilidad de una empresa dependerá del número de operaciones que se efectúen.

No hay ninguna regla que establezca el número exacto de cuentas que se debe emplear en un registro de operaciones

Principales cuentas del Activo

• Caja: Es el dinero en efectivo propiedad de la empresa, el cual está representado por monedas y billetes de bancos, así como cheques, pagares, tarjetas de crédito, giros postales, bancarios y telegráficos.

• Bancos: Representa el valor de los depósitos hechos a instituciones bancarias a favor de la entidad.

• Mercancías: Son aquellos valores que se hacen objeto de compra o venta.

• Clientes: Son las entidades que deben a la empresa por haberles vendido mercancías a crédito, sin exigirles especial garantía documental.

• Documentos por cobrar: Son los títulos de crédito a favor de la entidad, tales como letras de cambio y pagares.

• Deudores diversos: Son las entidades que le deben a la empresa por un concepto distinto al de ventas de mercancías.

• Terrenos: Son los predios propiedad de la entidad; es cuenta de activo porque representa el precio de adquisición de los terrenos propiedad de la empresa.

• Edificios: Son la propiedades fijas, tales como locales comerciales, bodegas, estacionamientos, etc.

• Mobiliario y Equipo: Es el conjunto de muebles y utensilios, tales como escritorios, sillas, mesas, libreros, mostradores, vitrinas, básculas, máquinas de oficina, entre otros, propiedad de la empresa.

• Equipo de Entrega o Equipo de Reparto: Es el conjunto integrado por vehículos de transporte aéreo, terrestre y marítimos tales como aviones, camiones, camionetas, motocicletas, entre otros, propiedad de la empresa.

• Depósitos en Garantía: Son los contratos mediante los cuales se amparan las cantidades que la empresa deja en guarda para garantizar valores o servicios que va a disfrutar.

• Gastos de instalación: Son todos los gastos que efectúa la empresa para acondicionar el local de su negocio, así como para darle al mismo cierta comodidad y presentación.

• Papelería y útiles: Es el conjunto de material de papelería y objetos de escritorio que se emplean en las labores de la empresa.

•  Propaganda y publicidad: Son los medios por los cuales se da a conocer al público determinada actividad, servicio o producto que la empresa proporciona, produce o vende.

• Primas de seguro: Son los pagos que hace la empresa a las compañías aseguradoras, por los cuales se adquiere el derecho de asegurar los bienes de su negocio contra incendios, riesgos y accidentes, robos, etc.

• Rentas pagadas por anticipado: Son el importe de una o varias rentas mensuales, semestrales o anuales correspondientes al edificio que ocupa la empresa, que aun no estando vencidas se pagaron anticipadamente.

• Intereses pagados por anticipado: Son los intereses que la empresa paga antes del vencimiento de un crédito.

Principales cuentas del pasivo:

• Proveedores: Son las entidades a quienes la empresa les debe por haberles comprado mercancías a crédito, sin darles ninguna garantía documental.

• Documentos por pagar: Son los títulos de crédito a cargo de la empresa, tales como letras de cambio o pagares.

• Acreedores diversos: Son las entidades a quienes la empresa les debe por un concepto distinto de mercancías.

• Acreedores hipotecarios: Son las obligaciones que tienen como garantía la escritura de bienes inmuebles, se entiende por bienes inmuebles los

Terrenos y edificios que son bienes permanentes, duraderos y no consumibles rápidamente.

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