Las Operaciones Contables

Introducción

El presente trabajo comprende el estudio de Operaciones Contables, Documentos de Soporte, Libros de Registros, Control de Efectivo, Inversión Inicial del Negocio, Fuentes Financieras, Proyecciones Financieras, Razones Financieras y el Punto de Equilibrio.

Las operaciones contables son procesos de entradas de información financiera de forma clara posible la toma de decisiones de forma eficiente adaptada a la realidad y a los Requerimientos de la empresa. Todos los procesos económicos como transacciones entradas y salidas de dinero requieren una estructura clara y ordenada para evitar el quiebre de la empresa. También la empresa la contabilidad le permite mantener control ajustado de sus gastos y pasivos para mantener la empresa en números azules ordenada y resumida efectos de control interno y externo.

La importancia de esta investigación comprende con todo los temas relacionados a la contabilidad, su importancia radica a las distintas funciones por medio de las cuales podemos emprender un negocio de una forma clara y detallada, utilizando todos los recursos que esta nos ofrecen.

Operaciones contables

Esta función se utiliza para introducir todos los registros de movimiento que no se crean mediante condiciones de contrato (por ejemplo, las amortizaciones no planeadas o los honorarios del abogado). Una operación contable puede incluir un registro de movimiento o un grupo de registros de movimiento. Por ejemplo, la operación contable amortización especial podría constar de una amortización no planeada y de derechos de tramitación.

Esta función también permite contabilizar movimientos que no están basados en condiciones (incluyendo pagos) sin realizar adiciones retrospectivas a los datos maestros.

Las operaciones contables siguientes están disponibles para un contrato:

Pago

Amortización especial

Entrada de gastos como operación comercial

Entrada individual de gastos

La función Pago es también una operación contable. Sin embargo, y debido a su complejidad, se trata como una función independiente del sistema y no queda contemplada por el concepto de operación contable.

Las funciones Amortización especial y Entrada de gastos como operación comercial se utilizan para introducir operaciones contables complejas. Los movimientos creados para cada una de las operaciones contables sólo se pueden activar, contabilizar y anular de manera simultánea como un todo.

En cambio, los movimientos introducidos mediante la función Entrada individual de gastos, se pueden activar, contabilizar y anular de manera individual. En este caso, se crea un documento para cada movimiento.

Una operación contable puede pasar por tres status, es decir, en primer lugar se introduce, a continuación se activa y, finalmente, se contabiliza.

Los documentos de soporte

Los soportes contables son los documentos que sirven de base para registrar las operaciones comerciales de una empresa, es por ello que se debe tener un especial cuidado en el momento de elaborarlos

Todas las operaciones económicas que realizan las empresas deben ser registradas en los libros de contabilidad, pero a su vez para que cada uno de estos registros sean justificables deben soportarse con los documentos pertinentes para cada una de ellas, es por ello que a continuación se presentan los principales papeles comerciales y títulos valores que pueden ser utilizados en el ciclo contable, su definición y sus principales características.

Generalidades

Todos los soportes contables deben contener la siguiente información general: Nombre o razón social de la empresa que lo emite. Nombre, número y fecha del comprobante. Descripción del contenido del documento. Firmas de los responsables de elaborar, revisar, aprobar y contabilizar los comprobantes. Los principales soportes de contabilidad son:

Recibo de caja

El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo recaudados por la empresa. El original se entrega al cliente y las copias se archivan una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.

El recibo de caja se contabiliza con un débito a la cuenta de caja y el crédito de acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido. Generalmente es un soporte de los abonos parciales o totales de los clientes de una empresa por conceptos diferentes de ventas al contado ya que para ellas el soporte es la factura.

Recibo de consignación bancaria

Este es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus clientes para que lo diligencien al consignar. El original queda en el banco y una copia con el sello del cajero o el timbre de la máquina registradora, sirve para la contabilidad de la empresa que consigna.

Hay dos tipos de consignaciones, una para consignar efectivo y cheques de bancos locales y otro para consignar remesas o cheques de otras plazas.

Comprobante de depósito y retiro de cuentas de ahorros

Las corporaciones de ahorro y crédito han diseñado unos formatos que suministran a sus clientes, en libretas, para que sean diligenciados al depositar, o retirar dinero de su cuenta de ahorros. Este soporte tiene dos opciones para elegir solo una; depósitos en efectivo o cheques de bancos locales y retiro en efectivo o en cheque, de acuerdo con la cuantía y exigencia del cliente.

Factura de compra-venta

La factura comercial es un soporte contable que contiene además de los datos generales de los soportes de contabilidad, la descripción de los artículos comprados o vendidos, los fletes e impuestos que se causen y las condiciones de pago.

Desde el punto de vista del vendedor, se denomina factura de venta y del comprador, factura de compra. Generalmente, el original se entrega al cliente y se elaboran dos copias, una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de la contabilidad.

La factura se debe expedir con los siguientes requisitos: Estar denominada expresamente como factura de venta. (Pre impreso). Numeración en orden consecutivo. (Pre impreso). Apellidos y nombre o razón social y NIT del vendedor o de quien preste el servicio. (Pre impreso). Apellidos y nombre o razón social del adquiriente los bienes o servicios. Fecha de expedición. Descripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados. El nombre o razón social y NIT del impresor de la factura. (Pre impreso). Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.

Cheque

Es un título valor por medio del cual una persona llamada "girador", ordena a un banco llamado "girado" que pague una determinada suma de dinero a la orden de un tercero llamado "beneficiarios".

Comprobante de pago

Llamado también orden de pago o comprobante de egreso, es un soporte de contabilidad que respalda el pago de una determinada cantidad de dinero por medio de un cheque. Generalmente, en la empresa se elabora por duplicado, el original para anexar al comprobante diario de contabilidad y la copia para el archivo consecutivo.

Para mayor control en el comprobante de pago queda copia del cheque, ya que el titulo valor se entrega al beneficiario.

Letra de cambio

Este documento negociable o título valor es una orden incondicional de pago que da una persona llamada "girador" a otra llamada "girado", para que pague a la orden o al portador, cierta suma de dinero, a la vista o en una fecha determinada.

En el comercio se utiliza la letra de cambio como garantía de pago en compras y ventas a crédito.

Pagaré

Es un título valor mediante el cual una persona se obliga a pagar cierta cantidad de dinero en una fecha determinada. Este documento se utiliza para respaldar los créditos bancarios.

Nota Débito

Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de sus clientes, un mayor valor por concepto de omisión o error en la liquidación de facturas y los intereses causados por financiación o por mora en el pago de sus obligaciones.

Nota Crédito

Cuando la empresa concede descuentos y rebajas que no estén liquidados en la factura o cuando los clientes hacen devoluciones totales o parciales de las mercancías, para su contabilización se utiliza un comprobante llamado nota crédito. Este comprobante se prepara en original y dos copias; el original para el cliente, una copia para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.

Recibo de caja menor

El recibo de caja menor es un soporte de los gastos pagados en efectivo, por cuantías mínimas que no requieren el giro de un cheque, para ello se establece un fondo denominado caja menor.

Comprobante diario de contabilidad

Es un documento que debe elaborarse previamente al registro de cualquier operación y en el cual se indica el número, fecha, origen, descripción y cuantía de la operación, así como las cuentas afectadas con el asiento.

Clasificación de los procedimientos contables

Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos

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