Las empresas y los procesos

La empresa y los procesos

Definimos a la empresa como el lugar físico donde se realizan las transacciones económicas entre el oferente y los demandantes. Como toda empresa está formada por distintos procesos (conjunto de acciones coordinadas realizadas para lograr resultados concretos) los que constan con una entrada de energía, un proceso interno, una salida de energía transformada y una retroalimentación la cual se realiza para llevar un control del sistema.

Para poder llevar a cabo todos estos procesos es necesario hacer una división de tareas, la que se hará en sectores en los que se desarrollará cada labor, lo que llamamos áreas funcionales. Éstas se clasifican de la siguiente manera:

• Área de dirección: Establece los objetivos y los dirige hacia ellos. Controla todas las áreas de trabajo que se encuentran en la empresa.
• Área de administración: Está relacionada con el funcionamiento de la empresa en general. Es la operación del negocio.
• Área de producción: Se llevan a cabo la producción de los bienes que la empresa comercializará después a los centros, mercados, tiendas de venta. En las empresas de servicios esta área se denomina “área de servició”.
• Área de ventas: Se plantean las estrategias que la empresa empleará, los mercados donde participará, el ciclo de vida de los productos y diseño de nuevos.
• Área de contabilidad y finanzas: Lleva a cabo el registro en el libro diario de todas las operaciones de la empresa, tanto dentro como fuera de la organización.

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Rueda operativa:

Es un círculo que va a dar lugar a diferentes actividades dentro de la empresa y que no permite determinar el tamaño de la organización. Se busca que la secuencia se agilice para poder lograr con mayor rapidez los objetivos. El elemento que le da vida a la rueda operativa es el producto o servicio en sí. Todas las organizaciones poseen una. Sin producto o servicio no hay rueda operativa y por ende, no hay futuro, ni crecimiento.

Representan las funciones que se cumplen dentro de la empresa a través de una secuencia ordenada.

En este proceso el gerente tiene como objetivo principal la continuidad de la rueda.[pic 2]

Los procesos habituales

Toda empresa cuenta con operaciones básicas a realizar, para poder describirlas y analizarlas es necesario tener en cuenta las personas que intervienen en el proceso, las actividades que se realizan y la documentación que respalda lo actuado.

Estas operaciones básicas se dividen en:

• Ventas             Estas pueden realizarse en cuenta corriente: donde se le entrega el bien o servicio sin pagarlo en el momento, es decir que se acuerda un plazo definido. También se pueden realizar al contado recibiendo un cheque o dinero.[pic 3]
• Cobranzas             Se inicia usualmente con la visita del cobrador al cliente para realizar la cobranza. Al finalizar el cobrador recibe  dinero del cliente y le entrega una boleta o ticket donde se expresa lo cobrado. De no ser de este modo la cobranza se realiza en el acto en efectivo, con cheque, o por banco para evitar el traslado del dinero.[pic 4]
• Compras               Pueden realizarse en cuenta corriente, donde se selecciona un proveedor para comprar ya sea materias primas, bienes o servicios, a un determinado plazo. O bien se puede adquirir en efectivo. [pic 5]
• Pagos          Puede existir cuando hay una deuda previa, por una compra realizada en cuenta corriente que debe ser abonada, o por compra de algún bien o servicio pagando en el acto. Éstos pueden ser efectuados en efectivo, con cheques propios, endosando un cheque de algún tercero o bien realizando una transferencia bancaria.[pic 6]

Para todas estas acciones se utilizan comprobantes, los mismos han de ser:

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