Procesos de la empresa Freno S.A.

INTRODUCCIÓN

A partir de la década de los ochenta, la contabilidad de costos ha experimentado grandes y veloces transformaciones impulsadas por procesos    de    desarrollo    tecnológico,    globalización    y liberación económica. Estas transformaciones han generado, por un lado, nuevas necesidades de información y, por otro, tecnologías de manejo de información mucho más sofisticadas; no obstante, estos cambios han llegado al Perú con cierto retraso Ahora que el Estado no interviene en la economía, le toca a las empresas peruanas afrontar solas sus problemas, con todos los riesgos que ello implica. Hoy, estas empresas operan en mercados altamente competitivos lo que las obliga a cambiar y conocer nuevas herramientas para afrontar los problemas propios del contexto económico actual o simplemente desaparecer.

Cabe destacar que en el Perú, las empresas están obligadas a presentar información financiera en base a normas contables y tributarias. Estas normas obligan a las empresas a no dejar de lado los sistemas de costos tradicionales. Pero, en el caso que las empresas necesiten información financiera y no financiera que les sirva de apoyo en el proceso de toma de decisiones pueden utilizar el sistema ABC. En efecto, el ABC esta diseñado para suministrar información relevante para la gestión empresarial, y debe ser considerado como una herramienta de gestión (para usuarios internos) que puede no ser muy útil para fines de contabilidad financiera y tributaria (para usuarios externos).Lo que nos hemos planteado como objetivo en este trabajo es una exposición bastante completa de una metodología que facilite el diseño e implementación de un sistema ABC en la empresa Frenosa, poniendo énfasis en la aplicación práctica de cada una de las fases planteadas en dicha metodología.

CAPÍTULO I

Marco teórico general

En este capítulo, presentamos el marco teórico sobre el cual se sustenta nuestro trabajo de investigación, es decir, definimos el ABC, describimos sus elementos, presentamos la relación existente entre cada uno de sus elementos mediante la dinámica del sistema ABC y destacamos la importancia y necesidad de contar con una metodología, aplicar herramientas para la metodología propuesta, analizar un sistema contable y elegir la mejor alternativa entre desarrollar o comprar un software informático para el sistema ABC. Asimismo, detallamos los factores que influyen en el diseño e implementación del ABC. Además, indicamos los beneficios que se pueden obtener al utilizar el ABC. Por último, analizamos los principales modelos teóricos para implementar el sistema ABC en las organizaciones empresariales.

1. Definición del sistema ABC

Vamos a definir a los costos basados en las actividades  (ABC, en sus siglas  en inglés) como una herramienta de gestión que provee nueva información interna que conjuga lo operativo con lo financiero para que los gerentes tomen mejores decisiones. Para Sharman “el ABC está diseñado para entender el  desempeño económico de  una organización y realmente tiene poco que ver con la contabilidad de costos y mucho que ver con el análisis de las operaciones y modelos de   simulación”(1).

Cabe destacar que la contabilidad de costos se encuentra en pleno proceso de transformación. Ya en 1987 Johnson y Kaplan demostraron categóricamente que “los sistemas de costos en uso carecían de toda relevancia y oportunidad para la toma

de  decisiones”(2).  Esa  demostración  dio  inicio  a  un  proceso  fértil  de  creación    de

nuevos conceptos de costos orientados a procesos estratégicos de decisión, incluyendo los costos basados en actividades (ABC), la administración basada en actividades (ABM), los presupuestos basados en actividades (ABB), los costos del ciclo de vida y los costos de la cadena de valor.

En razón de lo expuesto, con el ABC estaremos en capacidad de satisfacer las necesidades de información que tiene la alta gerencia y las necesidades de los nuevos ambientes  comerciales;  y  con  ello  estaremos  en  la  capacidad  de  responder  las

siguientes preguntas: ¿cuánto ganamos  o perdemos al vender nuestros    productos?,

¿cuál es el costo de servir a nuestros clientes y su rentabilidad?, ¿qué tan complejos son los procesos y las actividades? y ¿cuáles son los costos de calidad?

1. Descripción de los elementos del sistema ABC

A lo largo de este punto haremos una descripción de cada uno de los elementos del sistema de costos basados en las actividades:

1. Los recursos

Los recursos “son todos aquellos bienes económicos o financieros  que  están disponibles en la organización para la realización de sus procesos. Incluye     la mano de obra, materia prima, energía, información y administración”(3). Como

ejemplos ilustrativos podemos mencionar los siguientes:

• Materia prima: fenol, resina fenólica y acero.
• Reactivos químicos: acido sulfúrico, alcohol metílico y urea.
• Personal: consultores, gerentes, supervisores y operarios.
• Energía: eléctrica, neumática y calorífica.
• Agua: de uso industrial y de uso comercial.

Las actividades

Una actividad se puede definir como lo que una organización hace con sus recursos cotidianamente para conducir sus negocios. También se  le  puede  definir  como “el conjunto de  tareas o actos que  generan costos y que  están orientadas a  la obtención de un output para elevar el valor añadido de la organización” A manera   de   ejemplo   presentamos   algunas   actividades   que   se   realizan   en     una

organización:

• Mezclar insumos: mezclar insumos en base a una formulación.
• Prensar materiales de fricción: prensar para homogeneizar el producto.
• Lijar materiales de fricción: lijar para eliminar rebabas.
• Seleccionar personal: seleccionar a las personas más idóneas.
• Diseñar nuevo producto: diseñar productos para satisfacer nuevas necesidades.
• Brindar servicio a clientes: brindar atención a los reclamos de los clientes.

1. Los objetos de costos

Se define como objeto de costo a “todo aquello para el cual se requiere    una medición y control separada del costo”(9). Los objetos de costos pueden ser muy diversos: productos, servicios, una categoría de clientes, proyectos, canales de distribución entre otros. Seguidamente se presenta algunos ejemplos de objetos de  costos:

• Productos: determinar el costo de cada producto.
• Servicio: determinar el costo de brindar servicios a los clientes.
• Clientes: determinar el costo de una categoría de clientes.
• Canales de distribución: determinar el costo de nuestros distribuidores.
• Segmento de mercado: determinar el costo de clientes nacionales y del exterior.

Una empresa puede definir diferentes objetos de costos, sin embargo en el gráfico, que adjuntamos a continuación, podemos observar los objetos de costos definidos por la empresa Frenosa.

1. Necesidades de una metodología para implementar el ABC

La necesidad para el desarrollo de una metodología teórica – práctica que facilite una adecuada adaptación del ABC se sustenta en el hecho de que toda organización que quiera diseñar e implementar un sistema ABC debe de destinar tiempo y recursos materiales y humanos al mismo, obligándolas a planificar detalladamente el modelo ABC en cuanto a objetivos, alcance y resultados a obtener. Por el contrario, la carencia de una metodología para diseñar e implementar el ABC conducirá inevitablemente a las organizaciones empresariales a fracasar en el proceso de implementación del ABC.

1. Necesidad de analizar el sistema contable

Uno de los objetivos principales del análisis  del sistema  contable  utilizado  por una empresa es adecuar la información procesada por el sistema a las nuevas necesidades de información y así facilitar el desarrollo del sistema ABC. Según  Catacora, “al analizar un sistema contable se debe tener en cuenta los siguientes

Aspectos.

1. La estructura del Plan de cuentas

En el Perú, el Plan Contable General Revisado, el cual es un esquema lógico que manejan las empresas comerciales, industriales y de servicios, está dividido de la siguiente forma

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