Legalización De Gastos

PROCEDIMIENTO PARA MANEJO, CONTROL Y LEGALIZACIÓN DE ANTICIPOS, REEMBOLSO DE GASTOS Y PAGO DE VIÁTICOS

Nº MP LGV 001

1. OBJETIVO GENERAL

Orientar a los empleados acerca de los lineamientos que rigen el procedimiento para una adecuada realización del desembolso, manejo y destinación de los recursos, a cargo de cada cliente o de la compañía según solicitudes realizadas por las sucursales o estos, así como su posterior y adecuada legalización y comprobación, lo cual se hace también extensible al reembolso o reintegro de gastos.

1.1 OBJETIVOS ESPECÍFICOS

- Establecer pautas precisas y acordes que garanticen un razonable manejo de los recursos destinados a sufragar gastos de viaje, entregados previamente según solicitudes realizadas por las sucursales y clientes, al igual que aquellos en que incurran los empleados en misión, en eventos autorizados previamente.

- Definir que clase de gastos, cuantías y requisitos pueden ser sufragados por los empleados y el cumplimiento de los requisitos de los soportes, tanto contables como fiscales.

- Definir los topes, niveles de autorización y los plazos para la legalización.

- Establecer limitantes y restricciones que apunten a un adecuado manejo de los recursos.

2. DEFINICIÓN DE TÉRMINOS Y ALCANCE

Legalización de gastos: Se refiere a la cancelación o devolución de anticipos recibidos previamente de la compañía con un fin específico, presentando para ello os soportes con el cumplimiento de todos los requisitos de los diversos gastos incurridos o compras de bienes o servicios realizados aprobados previamente por el cliente y Manpower. Es válida también la presentación de la consignación de la totalidad de los dineros entregados o de los sobrantes, a las cuentas de la compañía.

Reembolso o reintegro de gastos: Alude a la cancelación de los diversos gastos o adquisiciones de bienes o servicios pagados directamente por los empleados con sus propios recursos en viajes, eventos o actividades propias de la compañía o del cliente usuario y autorizadas previamente, sujeto a los mismos requisitos. La cancelación sólo se hará a través de consignación directa a la cuenta del empleado previo las revisiones de cada soporte y autorizaciones.

Viáticos: El artículo 130 del código Sustantivo del Trabajo, se refiere a las dos modalidades existentes:

Los Permanentes. Se refieren a aquella parte de la retribución ordinaria del servicio, destinada a proporcionar al trabajador manutención y alojamiento, acorde a la naturaleza de la labor o actividad desempeñada, que demandan frecuencia en sus desplazamientos.

Los Ocasionales. Son aquellos que se dan con motivo de un desplazamiento extraordinario o poco frecuente del empleado. Los valores cancelados no constituyen salario. La contabilización en el evento que el empleado no allegue los soportes de los pagos realizados o lo haga sin cumplir con los requisitos necesarios, se hará informándolo a él como beneficiario del ingreso.

LOGÍSTICA DEL PROCEDIMIENTO

Solicitud de anticipos:

Estos deberán tramitarse previamente por escrito por el empleado comisionado y autorizados por el jefe inmediato, o por vía E-mail o por otro medio idóneo a través del representante de servicios o del On Site comisionado en las instalaciones del cliente, quien exigirá de éste la autorización previa del departamento de Gestión Humana o quien esté comisionado para ello. La solicitud deberá indicar la cuantía del anticipo, comisión a realizar o diligencia, fecha posible de regreso o culminación del evento o actividad, el plazo máximo para legalizar y el número de la cuenta en la cual se hará el depósito y la moneda a utilizar.

Comprobantes

Los empleados en la realización de cada gasto y/o adquisición de bienes y servicios solicitarán los soportes originales y en la moneda en que se efectuó el gasto. Los empleados deberán mantener un adecuado registro de cada viaje o evento e incluir toda la información pertinente en los comprobantes de cada gasto para indicar: A quién, porqué, cómo, cuándo y cuánto fue erogado. Todos los gastos deben ser reportados por categoría o modalidad del mismo y guardando un estricto orden cronológico que facilite su revisión.

Requerimientos Contables y fiscales

Nuestra compañía debe cumplir con unos requisitos mínimos para que sus costos y gastos puedan ser contabilizados y aceptados fiscalmente, más aun si ellos son facturables a clientes. En caso contrario se pierden las deducciones fiscales. El Empleado está obligado a conseguir siempre soportes que cumplan con cada uno de los requisitos siguientes y anexarlos a cada ítem:

1. Todos los gastos deben ser respaldados con facturas de venta originales.

2. No se aceptan fotocopias o impresiones de fax.

3. El documento debe ser legible y sin enmendaduras.

4. Deben estar a nombre de: Manpower Professional Ltda, Nit Nº: 800.159.100-4, Calle 5ª N. 39-194 Of. 201, Medellín.

5. Las facturas deben ser numeradas y con los siguientes datos preimpresos:

5.1 Nombre o razón social del proveedor, domicilio.

5.2 NIT

5.3 Descripción y el valor de los servicios o bienes adquiridos.

5.4 IVA discriminado

5.5 Citar el régimen de impuesto y resoluciones de autorización de la Dian.

6 Las retenciones en la fuente deberán practicarse en cada uno de los casos que establece la ley, las cuales deberán descontarse del valor a cancelar antes del impuesto de IVA. En la legalización se especificarán las respectivas retenciones.

7. En el caso de los tiquetes de avión y gastos de hotel, debe venir además de la información anterior, claramente identificado el nombre del empleado.

8. Se debe anexar en todo caso la factura de la agencia de viajes y/o el tiquete aéreo original.

9. Al momento de hacer

...