Levantamiento de información para definir las necesidades para la sistematización de la nomina

LEVANTAMIENTO DE INFORMACIÓN PARA DEFINIR LAS NECESIDADES PARA LA SISTEMATIZACIÓN DE LA NOMINA

LEIDY JOHANNA GÓMEZ CASTRO

ELIANA VICTORIA PINTO

ANGÉLICA LORENA QUINTERO DÍAZ

CINDY PAOLA SOLANO QUINTERO

BLANCA CECILIA TARQUINO MARÍN

ABDUL VALENCIA CIFUENTES

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE – SENA

CENTRO DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

TECNOLOGÍA EN GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO

Bogotá, Colombia

2014

LEVANTAMIENTO DE INFORMACIÓN PARA DEFINIR LAS NECESIDADES PARA LA SISTEMATIZACIÓN DE LA NOMINA

LEIDY JOHANNA GÓMEZ CASTRO

ELIANA VICTORIA PINTO TORRES

ANGÉLICA LORENA QUINTERO DÍAZ

CINDY PAOLA SOLANO QUINTERO

BLANCA CECILIA TARQUINO MARÍN

ABDUL VALENCIA CIFUENTES

Investigación: Levantamiento de Información para automatizar una nomina

Ante – Proyecto

Instructor

LUIS FERNANDO MACHUCA M.

Ingeniero de Sistemas

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE – SENA

CENTRO DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

TECNOLOGÍA EN GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO

Bogotá, Colombia

2014

Nota de aceptación

Presidente de Jurado

Jurado

Bogotá, 20 de febrero de 2014

DEDICATORIA

Este proyecto de Investigación lo dedicamos a Dios, a nuestras queridas familias y a todas aquellas personas quienes han aportado positivamente a lo largo de nuestra formación académica dándonos el apoyo e incentivación que necesitamos para trabajar día con día y lograr el éxito en nuestras metas propuestas.

En especial a nuestra PYME la cual apoya nuestro sistema académico y nos brinda la información que permite llevar a cabalidad la ejecución del proyecto de formación por el cual se desarrolla nuestro aprendizaje; mejorando nuestra calidad de vida y brindándonos un mejor futuro.

AGRADECIMIENTOS

Retribuimos principalmente al SENA por habernos brindado la oportunidad de crecer como personas y profesionales, a nuestros Instructores quienes nos aportaron sus conocimientos, por su guía y orientación prestada para mejorar y aprender nuevas formas innovadoras de investigación y deducción, que nos permitirán desenvolvernos en el medio laboral.

Agradecer el empeño que pusieron en cada uno de nosotros “sus Aprendices”, este que nos permite desarrollar de manera creativa cada proyecto solicitado y por medio del cual podemos referenciar de forma más práctica y rápida la mejora de procesos y procedimientos que conforman y garantizan un mejor desempeño y organización en futuras empresas, dando así oportunidad de avanzar a día a día a una meta propuesta.

CONTENIDO

Pág.

LISTA DE TABLAS 8

GLOSARIO 9

RESUMEN 11

1 INTRODUCCIÓN 12

2 DEFINICIÓN DEL PROBLEMA 13

2.1 ANTECEDENTES DEL PROBLEMA 13

2.2 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA 13

2.3. DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA 14

3 JUSTIFICACIÓN 14

4 OBJETIVOS 15

4.1 OBJETIVO GENERAL 15

4.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS 15

5 MARCO REFERENCIAL 16

5.1 DATOS BÁSICOS: 16

5.2 OBJETO SOCIAL 16

5.3 MISIÓN 17

5.4 VISIÓN 17

5.5 POLÍTICAS EMPRESARIALES 17

5.5.1 Política de Calidad: 17

5.5.2 Política filosófica: 17

5.5.3 Políticas de Responsabilidad Social: 18

5.5.4 Políticas Académicas: 18

5.5.5 Políticas Trabajadores: 19

6 DISEÑO METODOLÓGICO 19

6.1 METODOLOGÍA UTILIZADA EN EL LEVANTAMIENTO DE INFORMACIÓN PARA LA AUTOMATIZACIÓN DE LA NOMINA. 19

6.2 ETAPAS DEL PROCESO 20

6.2.1 Programación de actividades 20

6.2.2 Cronograma de actividades 21

6.2.3 Levantamiento de información: 22

6.2.4 Modelos relacionales 25

6.2.5 Base de datos. 28

6.2.6 Parametrización: 31

7 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 35

7.1 Fase Organizacional 35

7.2 CONCEPTOS DE LA FUNCIÓN ADMINISTRATIVA DE LA ORGANIZACIÓN 36

7.3 DESCRIBA SU ORGANIZACIÓN 38

8. CARACTERIZACIÓN DEL PROCEDIMIENTO PARA VALIDAR INFORMACIÓN DEL ÁREA DE NOMINA 45

9. SISTEMAS DE INFORMACIÓN 51

9.1. MANEJO DE ARCHIVOS E INFORMACIÓN 51

9.1.1 Conservación y la restauración: 51

9.1.2 Clases de archivo: 51

9.1.3 Métodos para hacer copias de seguridad. 51

9.1.4 Sistemas de archivo: 51

9.2 MICROFILMACIÓN 52

9.2.1 Tipos y formas de Microfilm documental. 52

9.2.2 Tipos de películas. 52

9.3 DIGITALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN 52

9.3.1 ¿Qué información se puede digitalizar? 53

9.3.2 ¿Cómo se lleva a cabo la digitalización? 53

9.3.3 ¿A quién le es útil la digitalización? 53

CONCLUSIONES 54

BIBLIOGRAFÍA 55

LISTA DE TABLAS

Pág.

Tabla 1 Datos Básicos Pyme 16

Tabla 2 Programa de Actividades 19

Tabla 3 Cronograma de Actividades 21

Tabla 4 Datos Personales 22

Tabla 5 Datos Familiares 23

Tabla 6 Datos Educación 23

Tabla 7 Datos Laborales 24

Tabla 8 Relaciones Datos Trabajador 26

Tabla 9 Base de Datos 27

Tabla 10 Información Nomina 29

Tabla 11 Información Parametrización nomina 30

Tabla 12 Organigrama 34

GLOSARIO

ACTUALIZAR Y ANALIZAR LA INFORMACIÓN REQUERIDA: Con el fin de dar continuidad a la documentación nominal, se fundamenta en llevar a cabo las actualizaciones que sean requerida para un mejor desarrollo y evolución en la nomina.

BASES DE DATOS: Conjunto de datos estructurado para permitir su almacenamiento, consulta y actualización en un sistema informático.

CONTRASTAR INFORMACIÓN: Contrastar significa comparar mediante

diferentes datos en la información de la base de datos de los empleados, para tener acceso más contundente a esa información.

DIGITALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN: La digitalización consiste en la captura de la imagen de los documentos mediante un proceso de ESCANEO, y su posterior almacenamiento es un soporte óptico o magnético .procesos para la digitalización:

INFORME: Un informe es un texto en el que se exponen hechos o datos comprobables sobre una persona: su capacidad, su salud, su experiencia profesional o sobre asuntos de la vida diaria: la situación sanitaria, y los daños causados.

MANEJO DE ARCHIVOS DE INFORMACIÓN: Sencillamente es ordenar, clasificar, conservar documentos en lugares determinados, para poder tener una fácil y rápida localización de cada uno de ellos; estos son colocados y organizados con un orden especifico y una clasificación adecuada.

MEDIOS DE LA INFORMACIÓN ESCRITA: Es aquella que va de la mano con el tiempo indicado que se debe ser entregado al departamento asignado con una información clara y legible con una serie de normas de evaluación para un mejoramiento en la organización.

MICROFILMACIÓN DE LA INFORMACIÓN: Es la técnica fotográfica de registrar sobre una película de plata documentos hasta llegar con reducciones de veces el tamaño del documento original. El proceso de microfilmación se compone de cuatro pasos básicos. Se microfilman los documentos (Se fotografían).Se procesa la película. Se coloca la película en un receptáculo. Se localiza y se amplía la imagen.

PROCESAMIENTO DE DATOS: El procesamiento de datos es la actividad de acumular, agrupar y mezclar datos para transformarlos en información u obtener otra información, o la misma información bajo otra forma, para alcanzar alguna finalidad u objetivo.

RECOPILACIÓN DE DATOS: Es importante que la base contenga ciertos datos fundamentales de la persona, como por ejemplo su teléfono (fijo, móvil o ambos), dirección de correo electrónico y la dirección postal. Estas bases de datos son dinámicas, pues se modifican todo el tiempo, a diferencia de las estáticas que suelen recopilar información o documentos históricos. Los datos que puede recopilar una empresa son más que útiles para promover las últimas novedades a través de Newsletters, llamados telefónicos o cartas. Seguramente, cada organización tendrá más de una base de datos, dependiendo

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