MANUAL DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL DEPARTARTAMENTO DE CREDITO.

MANUAL DE FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES DEL DEPARTARTAMENTO DE CREDITO.

En la mayoría de las empresas, la función de crédito y cobranza se considera parte integral de la función de tesorería, en estas compañías, el concepto de la función de crédito y cobranza hace hincapié en la necesidad de proteger la inversión en cuentas por cobrar.

Independientemente de la posición del departamento de crédito y cobranza en una organización, deberá mantener una estrecha relación de trabajo con el grupo de la tesorería.

El departamento de crédito y cobranza, no puede desempeñar su función aislado y sin relación adecuada con los demás departamentos y actividades que integran la empresa.

El objetivo principal que debe considerar el departamento de Crédito es minimizar el riesgo en las operaciones de créditos a fin de evitar que las cuentas por cobrar corran el riesgo de caer en morosidad.

FUNCIONES

Las funciones que debe desarrollar el departamento de crédito, como mínimas e indispensables, son las siguientes:

• Revisar y controlar el volumen de ventas a crédito

• Establecerlas reglas para los límites del crédito

• Condiciones de las ventas y Políticas de Crédito de los clientes de la Empresa

• Establecer las políticas de Cobro

• Definir políticas, programas, procedimientos de los créditos, de acuerdo con los Objetivos y metas fijadas por la Administración de la empresa.

• Aprobar las condiciones de crédito, los procedimientos y Criterios definidos por los departamentos para Administración y recuperación de los créditos.

Información y documentación de los clientes.

• Responsabilidad sobre altas, bajas y modificaciones de clientes.

• Seguimiento de los saldos de los clientes.

ORGANIZACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE CRÉDITO

Las necesidades y requerimientos de cada empresa comercial determinan el tamaño y el tiempo del departamento de crédito.

Funciones básica

Gerente de crédito.

DEBERES Y RESPONSABILIDADES:

Traza líneas de acción, recibe las facturas elaboradas diariamente, revisa que contengan los documentos necesarios para el cobro, tales como número de copias, órdenes, pedidos, sellos, formatos requeridos por el cliente (entradas, vales, notas de crédito), y las programa en un archivo ordenado por fecha tanto físicamente como en su computador.

Se encarga: De la negociación con los clientes para tratar de lograr la cobranza con descuento si es

anticipada; con recargos e intereses si es vencida, o, para el pago oportuno, les comunica ofertas, promociones, eventos especiales, con la finalidad de estar en estrecho contacto y que el cliente se sienta atendido por este departamento.

Dirige y controla: El proceso de cobranza de sus gestores, mantiene estrecho contacto y vigilancia de estos, los monitorea en cuanto a sus actividades diarias, organiza la cobranza de manera que el gestor pueda cumplir a tiempo las rutas asignadas. Controla, supervisa y audita, los vehículos asignados y autoriza los vales de gasolina de los vehículos de los gestores. Establece controles para verificar las visitas a los clientes y principalmente el cobro de las facturas.

Propone: Las negociaciones del mes con los clientes clave, como descuentos por pronto pago, pagos anticipados, recordatorios, cartas, visitas personales de sí mismo o del gerente para el logro de cobranza en cuentas vencidas y en su caso, el traspaso de cuentas al departamento legal por incobrables.

Alimenta: Los sistemas de computo en cuanto a la recuperación de la cartera.

Ayuda a la planeación: Las metas del mes siguiente, en cuanto a recuperación de su sector de cartera en valores y en días, depuración de los estados de cuenta, visitas y convenios con clientes que realizará por sí mismo o con ayuda del gerente.

Observa: Un estricto apego a las normas de control interno que contienen la planeación estratégica y las propuestas de mejora continua de actividades cotidianas y repetitivas relacionadas con la cobranza.

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