Manual De Evaluacion De Estructura De Costos

INTRODUCCIÓN

Como ya sabemos el control de los costos es de vital importancia para cualquier institución que se dedica a la fabricación de cualquier tipo de producto o a la prestación de un servicio, ya que esto sirve para determinar tanto el precio de venta como la utilidad que deseamos obtener.

Es conveniente destacar que el llevar un control de costos bajo principios perfectamente identificados no es exclusivo de las grandes instituciones, es aplicable también a los negocios de poca o mediana amplitud tanto públicos como privados, rentables o sin fines lucrativos, pues estos principios se pueden adaptar a las necesidades específicas de cada tipo de organización.

La finalidad primordial de un control de costos es obtener una producción de calidad con el mínimo de erogaciones posibles, para a su vez, ofrecer al público el precio más bajo y con ello estar en posibilidades de competir en el mercado y tratar de obtener un equilibrio entre la oferta y la demanda de nuestros productos.

También la contabilidad de costos es una herramienta que facilita a la gerencia la realización de sus actividades básicas como son las de planeación, organización, dirección y control para lograr una mejor toma de decisiones, así como una organización efectiva del equipo de trabajo.

El grado de participación de la contabilidad de costos en la institución depende de la misma, en algunos casos el departamento de costos se dedica solo a la compilación de los costos del producto; en cambio en otros se establece un equipo de contadores especializados para proporcionar todo tipo de información relacionada con los desembolsos que son necesarios para la fabricación del producto y la finalidad u objeto que tienen para éste.

La “estructura de costos” es una expresión muy común en los medios institucionales y gremiales, especialmente cuando se trata de discutir con el gobierno asuntos como los de la afectación de movimientos en impuestos, costos de gasolina, salario mínimo y en general, cualquier costo de un insumo de un sector institucional.

Podría definirse como el conjunto de las proporciones que respecto del costo total de la actividad del sector o de la institución, representa cada tipo de costo.

Sabiendo que en la actividad institucional los costos se pueden clasificar por función, es decir,

 De producción, que incluyen los procesos de adquisición de materias primas, insumos, conocimiento y similares

 De comercialización

 De apoyo y

 Financieros

Y que dentro de cada una de ellas, de acuerdo a su relación con el volumen de producción hay : Costos variables y Costos Fijos

Si solo usáramos esos criterios, antes enunciados, para establecer la “Estructura de Costos”, que se representa como se muestra a continuación:

EVALUACION DE LA ESTRUCTURA DE COSTO,

Análisis que integra la gestión, la planificación y la toma de decisiones

- 2 - Compilado por Marcel. Sambo

Establecer esa estructura es útil para dos propósitos fundamentales:

 Comparar el Sector o la Institución con otros Sectores o Instituciones, para sacar conclusiones respecto del propio(a). Es una comparación similar a la que se hace con la rentabilidad sobre activos y la rentabilidad sobre el patrimonio.

 Conocer el impacto sobre el costo total, del incremento del costo de uno de sus elementos

El impacto sobre el costo total, del incremento del costo de uno de sus elementos.

Usando el ejemplo con que nos introducimos en el análisis seria:

Si el costo total de un cierto nivel de actividad de la institución es 100, el costo de producción es 25, o sea el 25%, y este costo se incrementa en 50%, que ocurre con el costo total?

El nuevo costo de producción es 37.5, es decir, se incrementó en 12.5 ( 50% de 25 ).

El nuevo costo total es por lo tanto de 112.5, es decir, en el 12.5%

Es decir, un incremento del 50% en un costo que es el 25% del total, genera en este un incremento que corresponde a la multiplicación del % de incremento en un costo, por la % de este costo respecto del total ( 0,5 x 0,25 )

Con base en esa información, rápida y sencillamente obtenible si se tiene determinada la estructura de costos, la gerencia de la institución podrá determinar el impacto de cualquier variación en cualquier costo y podrá determinar el manejo que le da al precio de venta.

La discriminación de los costos del sector o la Institución Para que el mecanismo anteriormente descrito de cálculo del impacto tenga utilidad suficiente para la institución, es necesario entonces que esta desglose muy detalladamente y clasifique la totalidad de sus costos, en todas las funciones y de todos los tipos o clasificaciones

Así, si se sabe cual es exactamente el % del costo de la gasolina sobre el costo total de operación mensual de un bus, carro o tractomula, es posible estimar muy exactamente el impacto de cualquier incremento en el costo de la gasolina sobre el costo total mensual de operación del vehículo.

Igualmente útil resulta establecer la % de un cierto costo, variable o fijo, sobre el total del costo del mismo tipo, es decir, variable o fijo, para evaluar el impacto del incremento de cualquiera de sus elementos constitutivos.

Este análisis básico fue extraído de http://www.gerencie.com/la-estructura-de-costos-de-un-negocio.html y podemos complementar muchos otros.

Es materia e interés de este taller y manual proveerles de las herramientas elementales para definición rápida de observaciones que apoyen a al toma de decisiones, planificación y control de gestión.

EVALUACION DE LA ESTRUCTURA DE COSTO,

Análisis que integra la gestión, la planificación y la toma de decisiones

- 3 - Compilado por Marcel. Sambo

Los sistemas financieros/contables de la mayoría de las Organizaciones tienden a ser construidos para responder a las demandas de los financiadores y/o los entes contralores principales de la Organización. En este esfuerzo de satisfacer a los financiadores y/o los entes contralores, se descuidan las necesidades internas de información financiera, dejando a los usuarios principales de esta información sin la capacidad de tomar decisiones adecuadamente informadas. Además, los mucho de los sistemas tienden a desvincular la información financiera de los procesos técnicos o actividades programáticas que generan los costos.

Esta desvinculación resulta en las áreas (departamentos) financieras/contables que terminan trabajando por los patrocinantes y/o clientes principales de la organización y no por la organización en sí, ignorando a los usuarios internos que deben ser el enfoque principal de su gestión.

La gestión financiera se ve favorecida si la organización ha incluido en su sistema financiero/contable un enfoque de centros de costos, de estructura de costos , dado que ello permite, el primero un mejor ordenamiento de los costos e información pertinente y lenguaje común (la combinación del primero y segundo) que apoya la toma de decisiones.

Por otra parte, una implementación apropiada de la estructura de costos permite registrar los costos directos de los proyectos y a su vez asignarles su “parte justa” de los costos indirectos (personal administrativo, contable, alquiler de oficinas, etc.).

Así, esta práctica favorece la recuperación total de costos y permite que una organización cuente con la información y los sistemas que sustenten tanto la negociación de proyectos como los reportes requeridos por las diversas fuentes de financiamiento.

El propósito de sistemas financieros es la provisión de información de la vida económica de la organización para la toma de decisiones y para operar transparentemente. El ordenamiento y asignación apropiada de costos considerando las diversas operaciones de una organización facilita la gestión de proyectos, el análisis financiero y la toma de decisiones.

A su vez, la implementación de centros de costos y el análisis de costos indirectos promueve la sostenibilidad financiera.

El propósito de la metodología presentada en este documento es el de intentar cambiar los enfoques tradicionales de producción y uso de información financiera, para que los usuarios internos de las Organizaciones empiecen a contar con información mas precisa, oportuna y a la medida que mejore su capacidad de tomar decisiones.

Un proceso de estructuración de costos persigue la alineación de los sistemas de una institución con sus necesidades de información financiera a fin de facilitar el rastreo de información crítica para la toma de decisiones, apoyar la recuperación de todos los costos asociados con la implementación de sus proyectos, y demostrar una estructura de costos transparente y vinculado a sus actividades planeadas en la ejecución de sus planes.

Estrategia Organizacional y Gestión de Costos

Sin lugar a dudas una gestión eficaz de costos facilita el cumplimiento de las prioridades organizacionales, contribuye al desarrollo de ventajas competitivas, y promueve una cultura de orden y transparencia. Así, el lugar que se asigne a la dimensión de costos dentro de la creación e implementación de la estrategia organizacional redundará tanto en los resultados de las operaciones de corto y largo plazo como en el desarrollo de capacidades e imagen externa.

En este contexto, el tema central es entender que la gestión de costos tiene una repercusión estratégica para la organización como para dejarla únicamente bajo la gestión del personal de finanzas y contabilidad.

Ahora también podríamos decir que el presupuesto es una declaración de los

...