MANUALES ADMINISTRATIVOS

TAREA NO 3

MANUALES ADMINISTRATIVOS

Las tareas cotidianas en los procesos administrativos y tecnológicos vienen a transformarse en rutinas que al paso del tiempo se van modificando en el desempeño mismo de las tareas, el creciente grado de especialización, como consecuencia de la división del trabajo, hace necesario el uso de una herramienta que establezca los lineamientos en el desarrollo de cada actividad dentro de una estructura ORGANIZACIONAL. Así pues los manuales administrativos representan una alternativa para este problema, así mismo son de gran utilidad en la reducción de errores, en la observancia de las políticas del organismo, facilitar la capacitación de nuevos empleados, proporcionar una mejor y más rápida inducción a empleados en nuevos puesto, etc.

La efectividad de los manuales administrativos radica en el análisis de cada proceso, actividad, función, tarea, etc. Ya que este permitirá una elaboración precisa de cada manual, logrando con ello que el usuario encuentre una solución a sus problemas sin necesidad de consultar a los niveles superiores.

El objetivo de este trabajo es dar un panorama general de las bases para la elaboración de los manuales administrativos, así como una guía práctica para que puedan ser desarrollados, proporcionando una idea mediante el ejemplo que facilite su diseño e implementación.

MANUAL DE CONTABILIDAD: Trata acerca de los principios y técnicas de la contabilidad. Se elabora como fuente de referencia para todo el personal interesado en esta actividad. Este manual puede contener aspectos tales como: estructura orgánica del departamento, descripción del sistema contable, operaciones internas del personal, manejo de registros, control de la elaboración de información financiera.

MANUAL DE OPERACIONES

Es importante resaltar, que para la construcción de un Manual de Normas y

Procedimientos Contables para , La Fabrica El Súper Mueble de Oficina es necesario revisar y analizar los procedimientos y procesos ligados al área contable que se llevan a cabo en tal institución; aun no siendo los enmarcados formalmente para realizarlos. Esto con el fin de identificar las debilidades que se presentan con tales procedimientos y la concordancia de los registros con los Principios de Contabilidad de Aceptación General. Igualmente, se procedió a diseñar y aplicar una “encuesta” a todo el personal permanente de la institución, la cual recoge una serie de preguntas claras y precisas, para así identificar el grado de conocimientos del mismo con respecto a la existencia de controles internos.

La Fabrica El Súper Mueble de Oficina maneja una contabilidad pequeña y sencilla, ya que el volumen de sus operaciones y el número de las cuentas que utiliza para registrar las mismas son moderadas; pero no por eso, este tipo de empresa es insignificante o poco importante a la hora de realizar un estudio. Lo que sí hay que resaltar, es que sea pequeña, mediana o grande una empresa, con fin social o 50 51 lucrativa, debe registrar sus operaciones contablemente de acuerdo con los Principios de Contabilidad.

Esta Fábrica registra sus operaciones computarizada mente, para que sea más fácil su administración; igualmente, maneja los libros contables exigidos por el Código de Comercio (Libro Diario, Libro Mayor, Libro de Actas, Libro de Inventarios y Balances, Libro de accionistas o Fundadores) y los libros de Compras y de Ventas exigidos, actualmente, por la SAT.

La Fábrica, depende principalmente de dos hechos, los cuales son:

• El ingreso de efectivo percibido por la Venta de muebles, y estos son registrados diariamente el Libro de Ventas.

• Las erogaciones de efectivo por causa de los gastos, costos e inversiones en

Activos; todos necesarios para las prestaciones del servicio. Siempre que sea una

Erogación de efectivo es registrado en el Libro de Compras.

Para el primer caso, las cuentas manejadas para registrar la transacción de

Ingresos es la siguiente:

-X-

Caja………………………………………………xxxxx

Ingresos por Contribuciones……………… xxxxx

Hay que destacar que el efectivo percibido es llevado a una cuenta de “Caja

General” y de aquí la administración realiza las erogaciones necesarias.

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A continuación se puede observar algunas cuentas de gastos, costos e

Inversión en activos especificadas como segundo caso:

-X-

Gastos de Teléfono………………………………...xxxx

Crédito Fiscal….…………………………………...xxxx

Gastos de artículos de material…………………...xxxx

Gastos de personal administrativo…………………xxxx

Gastos por Servicios Mano Directa…………………..xxxx

Gastos por honorarios Médicos……………………xxxx

Mobiliario y equipos .………………………………xxxx

Caja………………………………………………….xxxx

La Institución maneja su efectivo desde una cuenta bancaria, muy poco la usa para transacciones normales, como cancelación de honorarios profesionales, compras y pagos de servicios públicos; ni tampoco realiza depósitos diarios por los ingresos percibidos. La Administración decide qué porcentaje depositar a un tiempo determinado; ya que necesita el efectivo a la mano para realizar las erogaciones necesarias y por la condición que no todos las empresas aceptan

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