Manuales Administrativos

MANUALES ADMINISTRATIVOS

Los manuales administrativos son documentos que sirven como medios de comunicación y coordinación para registrar y trasmitir ordenada y sistemáticamente tanto la información de una organización, como las instrucciones y lineamientos para que desempeñe mejor su tarea.

Se puede definir también a un manual administrativo como, un registro inscrito de información e instrucciones que conciernen al empleado y pueden ser utilizados para orientar los esfuerzos de un empleado en una empresa, siendo un documento que contiene, en forma ordenada y sistemática, información y/o instrucciones sobre historia, organización política y procedimientos de una empresa, que se consideran necesarios para la mejor ejecución del trabajo.

IMPORTANCIA DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS

Los manuales constituyen una de las herramientas más utilizadas por las organizaciones para facilitar el desarrollo de sus funciones administrativas y operativas, son indispensables debido a la complejidad de sus estructuras, el volumen de sus operaciones, los recursos que se les asignan, la demanda de productos, servicios o ambos y la adopción de tecnologías avanzada para atender adecuadamente la dinámica organizacional. Deben de distribuirse a todos los gerentes de la organización, ya que el conocimiento que todos tengan de estos, contribuye con una buena comunicación entre todos los empleados, en consecuencia, son fundamentalmente un instrumento de comunicación.

VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS

Ventajas

• Son un compendio de la totalidad de funciones y procedimientos que se desarrolla en una organización, elementos éstos que por otro lado sería difícil reunir.

• La gestión administrativa y la toma de decisiones no quedan expuestas a improvisaciones o criterios personales del funcionario actuante en cada momento sino que son regidas por normas que mantienen continuidad en el trámite a través del tiempo.

• Clarifican la acción a seguir o la responsabilidad a asumir en aquellas situaciones en las que pueden surgir dudas respecto a qué áreas debe actuar o a que nivel alcanza la decisión o ejecución.

• Mantienen la homogeneidad en cuanto a la ejecución de la gestión administrativa y evitan La formulación de la excusa del desconocimiento de las normas vigentes.

• Sirven para ayudar a que la organización se aproxime al cumplimiento de las condiciones que configuran un sistema.

• Son un elemento cuyo contenido se ha ido enriqueciendo con el transcurso del tiempo.

• Facilitan el control por parte de los supervisores de las tareas delegadas al existir un instrumento que define con precisión cuáles son los actos delegados.

• Son elementos informativos para entrenar o capacitar al personal que se inicia en funciones a las que hasta ese momento no había accedido

• Economizan tiempo, al brindar soluciones a situaciones que de otra manera deberían ser analizadas, evaluadas y resueltas cada vez que se presentan.

• Ubican la participación de cada Componente de la organización en el lugar que le corresponde, a los efectos del cumplimiento de los objetivos empresariales.

• Constituyen un elemento que posibilita la evaluación objetiva de la actuación de cada empleado a través del cotejo entre su asignación de responsabilidades según el manual, y la forma en que las mismas se desarrollan.

Desventajas.

• Existe un costo en su redacción y confección que, indudablemente, debe afrontarse.

• Exigen una permanente actualización, dado que la pérdida de vigencia de su contenido acarrea su total inutilidad.

• No incorporan los elementos propios de la organización informal, la que evidentemente existe pero no es reconocida en los manuales.

• Resulta difícil definir el nivel óptimo de síntesis o de detalle a efectos de que sean útiles y suficientemente flexibles.

• Su utilidad se ve limitada o es nula cuando la organización se compone de un número reducido de personas y, por lo tanto, la comunicación es muy fluida y el volumen de tareas reducido.

CLASIFICACIÓN BÁSICA DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS

Podemos clasificar a los manuales administrativos en dos grupos; por su contenido y por su función específica, en el siguiente cuadro se describen cada una de estas agrupaciones:

Por su contenido; se puede clasificar en: Manual de historia del organismo, manual de organización, manual de políticas, manual de procedimientos, manual de contenidos múltiples (cuando trata de dos contenidos, por ejemplo políticas y procedimientos; historia y organización), manual de adiestramiento o instructivo, manual técnico.

De acuerdo a su función específica, se pueden clasificar en: manual de producción, manual de compras, manual de ventas, manual de finanzas, manual de contabilidad, manual de crédito y cobranzas, manual de personal y los manuales generales que son los que ocupan dos o más funciones.

A continuación definiremos a cada uno de ellos:

• Manual de historia. Su objetivo es proporcionar información histórica sobre el organismo; sus comienzos, crecimiento, logros, administración y posición actual.

• Manual de organización. Su propósito es exponer en forma detallada la estructura organizacional formal a través de la descripción de los objetivos, relaciones, funciones, autoridad y responsabilidad de los distintos puestos.

• Manual de políticas. Se proponen describir en forma detallada los lineamientos a seguir en la toma de decisiones para el logro de los objetivos. Pueden elaborarse manuales de políticas para funciones operacionales tales como: producción, ventas, finanzas, personal, compras, etcétera.

• Manual de procedimientos. Su objetivo es expresar en forma analítica los procedimientos administrativos a través de los cuales se canaliza la actividad operativa del organismo. Este manual es una guía con la que se explica al personal cómo hacer las cosas y es muy valiosa para orientar al personal de nuevo ingreso. El seguimiento de este manual aumenta la confianza en que el personal utilice los sistemas y procedimientos administrativos prescritos al realizar su trabajo.

• Manual de contenido

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