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Nombre de Proyecto: Viajes y Gastos


Enviado por   •  17 de Enero de 2023  •  Apuntes  •  478 Palabras (2 Páginas)  •  53 Visitas

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UNIVERSIDAD DE ESPECIALIDADES ESPIRITU SANTO FACULTAD DE POSTGRADO

MAESTRÍA EN DIRECCIÓN DE PROYECTOS MODALIDAD PRESENCIAL

Trabajo #2

Objetivo

Una vez comprendido cuales son los 4 pasos que ayuda a los Gerentes de Proyecto para mejorar la gestión de las expectativas de las partes interesadas en torno al cambio y la ayuda a garantizar la preparación y la planificación efectiva.

[pic 1]

Se necesita en base a cada uno de los pasos listar en resumen cuales serían las actividades específicas a realizar y los entregables tomando en cuenta los cambios que estamos observando en el Proyecto “Viajes y Gastos”.

Actividad

Nombre de Proyecto: Viajes y Gastos

Objetivo del Proyecto: Automatizar y transparentar los viajes, aprobaciones, anticipos y liquidaciones de gastos por concepto de movilizaciones en temas de negocio.

Alcance: Se implementará un módulo de Viajes donde el usuario podrá hacer lo siguiente:

  • Pedir y comprar sus ticketes aéreos a través de un portal.
  • Todas las aprobaciones serán a través de un Workflow en el Sistema
  • Los valores de los anticipos serán automáticamente calculados.
  • Las liquidaciones de gastos tendrán que ser reportadas en el sistema conjuntamente con sus soportes.

Stakeholders impactados: Vice-presidente de Ventas (1), Gerentes de Ventas (5), Jefe de Ventas (20), Coordinadores de Ventas (120), Fuerza de ventas (700).

Funcionalidad/Proceso

“As Is” – Como actualmente se ejecuta y se trabaja

“To be” – Con los cambios incorporados como es el nuevo proceso

Solicitud de Tickets/Movilización

  • Se imprime un Excel y se hace firmar el formulario por dos Jefes Superiores.
  • Se lo entrega en Tesorería y estos generan la compra de Tickets/Movilización.
  • Tesorería envía un email con la compra generada.
  • Se llena una solicitud a través del sistema y se activa el Workflow para el Jefe Superior (1).
  • Una vez aprobado se re- direcciona al Inbox de Tesorería y se genera la orden de compra automáticamente.
  • El sistema genera un email automático con la compra generada.

Aprobaciones - Workflow

  • Las aprobaciones se hacen en papel con firma.
  • Se tienen más de dos aprobaciones en las solicitudes o liquidaciones.
  • Las aprobaciones se hacen en el sistema.
  • Se tiene una sola aprobación en las solicitudes o liquidaciones.

Liquidaciones de Gastos

  • Se llena un formulario en Excel y se lo imprime para que firme el Jefe inmediato.
  • Se lo entrega en Tesorería y estos proceden con la liquidación.
  • Se registra en el sistema de Pago manualmente.
  • Se llena un formulario a través del sistema y se activa el Workflow para el Jefe Superior.
  • Una vez aprobado se re- direcciona al Inbox de Tesorería y se genera el pago automáticamente al sistema de

Pago.

Sustentos en Liquidaciones de Gastos

  • Se adjuntan las facturas en el formulario de Excel.
  • Se escanean las facturas y se las sube al sistema.

Cálculos de Anticipos y Liquidaciones

  • Se hacen manualmente en Excel.
  • El sistema automáticamente calcula los valores.

...

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