PRESUPUESTO DE VENTAS

EL PRESUPUESTO DE VENTAS

El presupuesto de venta viene a construir el núcleo de todo el sistema presupuestario y punto de partida de los demás presupuestos. Estos se deben a las siguientes razones:

Las ventas son las que proveen los fondos necesarios para el financiamiento de las actividades ordinarias de la empresa.

Las ventas presupuestadas señalan las necesidades de compras de materias primas, de activo fijo, de mano de obra, de producción y requerimientos administrativos y financieros de la organización.

Cada uno de los pasos conducentes al logro de las estimaciones de las ventas a darse previendo que sus cifras se aproximen lo más posible a la exactitud; para lo cual han de tomarse en cuenta las siguientes consideraciones.

IMPORTANCIA DE UN PRESUPUESTO DE VENTAS

El presupuesto de ventas es el primer paso para realizar un presupuesto maestro, que es el presupuesto que contiene toda la planificación.

Si el plan de ventas no es realista y los pronósticos no han sido preparados cuidadosamente y con exactitud, los pasos siguientes en el proceso presupuestal no serán confiables, ya que el presupuesto de ventas suministra los datos para elaborar los presupuestos de producción, de compra, de gastos de ventas y de gastos administrativos.

OBJETIVOS PRESUPUESTO DE VENTAS

* Ser una guía de acción. Planear integral y sistemáticamente todas las actividades que la empresa debe desarrollar en un periodo determinado.

* Permite comparar lo real con lo planificado.

* Evaluar la actuación de la compañía.

* Optimizar el empleo económico de los recursos.

* Trabajar en forma anticipada y previniendo los hechos.

* Controlar y medir los resultados cuantitativos, cualitativos y, fijar responsabilidades para logar el cumplimiento de las metas previstas.

VENTAS DEL PASADO Y SUS TENDENCIAS

Aquí es recomendable el principio de la Recta de los Mínimos Cuadrados.

B= Sumatoria XY / Sumatoria X2

Otra manera de interpretar esto último sería la de que las ventas del año cero, representaran a a, mientras que el crecimiento seria b, en la formula conocida de la recta.

Y= a + b

El ejecutivo de ventas procurara ayudarse con gráficos, contentivos de todos estos datos, para poder apreciar mejor las fluctuaciones estacionales, el crecimiento del mercado y del campo industrial en que opera. En lo posible sustentara sus razonamientos con datos estadísticos por periodos y por productos, por zonas y por

Clases de clientes. Esta información, perfectamente clasificada y ponderada viene a formar, tal vez, la orientación más convincente para l poder ejecutivo en sus estimaciones de ventas.

Existen tres procedimientos gráficos, muy prácticos, para hallar las tendencias de las ventas y así hacer las estimaciones futuras, y son el método del promedio móvil, el de los semipromedios y el de la correlación.

El del promedio móvil consiste en promediar las ventas de tres en tres años, y asignar ese valor promedio al año central del grupo escogido.

El método de los semipromedios consiste en dividir la serie de años en dos partes iguales y hallar el promedio de cada una de ellas, para luego promediar estos dos promedios.

El método de la correlación (o de las regresiones ) es un método que permite obtener la ecuación de una distribución lineal para una serie de datos dispersos, puede ajustarse la precisión y obtener lo que se llama el coeficiente de correlación que vendría a ser como está condicionada la tendencia de un dato respecto del resto.

Luego se llevan los valores obtenidos a un grafico a escala con ejes coordenados, y se obtiene la recta de las tendencias de venta. Son estos los tres métodos más usados.

Otras consideraciones de valor serian:

Las estimaciones de los agentes y vendedores

La capacidad y facilidades de las instalaciones

Tendencia de la industria en general

Desarrollo o descontinuación de productos

Fluctuaciones estacionales y de la moda

Alternativas del mercado

La potencialidad del mercado

Facilidades de materiales, mano de obra y financiamiento.

Existiendo una perfecta departamentalización, lo indicado seria hacer los estimados de ventas por secciones, en detalle; de manera de obtener un presupuesto de ventas más objetivo, y con responsabilidades mas definidas; ya que las personas a quienes se les hubiera encomendado estimaciones en particular, se sentirán más altamente responsabilizados por su éxito.

A esto hay que agregar que no siempre los ejecutivos de ventas están en contacto directo con el mercado; por lo cual son sus agentes, vendedores y jefes de secciones los más indicados para asesorarlo al respecto.

En particular, es de suma importancia considerar las posibilidades desde el punto de vista de la capacidad de producción y de financiamiento; contemplando siempre las alternativas de reducción de los precios para aumentar las ventas. Esta es la razón principal que viene a justificar el uso de los comités de presupuesto; en los cuales ha de estar representados las ventas, producción, financiamiento y demás funciones de la empresa.

El éxito en todo el plan presupuestario dependerá, en gran parte, de la aproximación con que puedan predecirse las ventas; puesto que de ellas dependerán las compras, la producción y muchas funciones claves de la empresa.

Además, son las ventas la principal fuente de ingresos y ganancias; con las cuales la organización logra financiarse sus gestiones comercio-industriales. De allí que el conocimiento previo del volumen de ventas sea un dato preliminar indispensable para asegurar la planificación y coordinación de las demás actividades.

En realidad, la estimación de las ventas futuras no es tarea fácil. No existen patrones de procedimientos al respecto; si no que diferentes empresas, o diferentes situaciones y circunstancias, requieren diferentes métodos. Pero en general, las estimaciones siempre e fundamentan en la experiencia, con los ajustes que aconsejen los acontecimientos, y los planes de empresa.

Habrá casos en que la estructuración de las ventas en el pasado un patrón suficientemente confiable, para efectuar las estimaciones de las ventas futuras. Se pretenderá establecer una medida de las consecuencias que los anteriores factores hubieran podido tener en el pasado y poder cuantificar sus afectos en el futuro.

Dada la citada situación competitiva, tan compleja, en la cual ha de desenvolverse hoy día toda la empresa; se hace imperativa la necesidad de laborar su presupuesto de VENTAS, con una precisión tal, que reduzca al mínimo las discrepancias; ya que ha de tenerse muy en cuenta que el resto de las actividades ha de girar alrededor de las ventas.

De otra forma el presupuesto de VENTAS vendrá a ser el ORIENTE de toda la organización, en la medida que la gerencia le asigne los recursos que haga falta para realizarlo, y los ejecutivos todos pongan celo, criterio, estrategia y energía para alcanzar sus metas

Una empresa, normalmente ambiciosa, no ha de conformarse con elaborar un presupuesto de ventas para un periodo. Ha de procurar hacer sus estimados para 5,10 o más años; y sobre la marcha, hacer los ajustes necesarios, los cuales permitan cada vez más posible.

Un presupuesto de ventas, bien elaborado, ha de contener; además de las cantidades a vender, en unidades de producto en bolívares, las ventas estimadas por productos, departamentos o distritos, y relación al tiempo; ya sea por meses, trimestres, semestres o años.

Tan pronto se ha logrado el presupuesto, todos los ejecutivos deben empeñarse en alcanzar las metas en las contenidas y, si posibles, sobrepasarlas.

Por otra parte, como las actividades de los departamentos giran alrededor del plan de ventas; cualquier deficiencia de un departamento afectara a los demás de la organización. Esto viene a hacer más notable la necesidad de que el presupuesto de ventas se ajuste lo más posible a la realidad y contenga metas perfectamente alcanzables.

Al efectuar los estimados de ventas será útil el empleo de las estadísticas internas y las externas. Las internas las constituyen los datos compilados por la contabilidad y otros registros de las mismas empresas. Las externas son provenientes de fuentes gubernamentales y de organizaciones privadas especializadas; tales son las publicaciones del ministerio de fomento, banco central y empresas privadas.

Se elaboran cuadros estadísticos comparativos por productivos, por productos, por regiones y por mes; para hacer resaltar las variaciones estacionales y comparar lo qué costaron las ventas de cada producto, en zona, cada mes.

FACTORES QUE AFECTAN EL VOLUMEN DE LA VENTA.

1) Específicos

1.1) Ajustes (modificaciones temporales)

1.2) Cambios: Del producto, De la producción, Del mercado, De política de ventas

1.3) Crecimiento (tendencia de las ventas)

2) Economía General (factores Nacionales, exógenos)

3) Administración (de la alta gerencia)

LOS FACTORES DE AJUSTE

Son perturbaciones transitorias que afectan al volumen de las ventas. Estos factores de ajuste nos dirán cuales hubieran sido las ventas reales, si no se hubieran producido tales perturbaciones.

El siguiente paso consistiría en averiguar si tal volumen de ventas realizables no estará afectado por factores de perturbación, ya en pro o en contra. Esto

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