PROCEDIMIENTO DEL COMITÉ CONTRATOS

PROCEDIMIENTO DEL COMITÉ CONTRATOS

TABLA DE CONTENIDO

1.  OBJETIVO

Establecer una metodología integral y funcional para las acciones y responsabilidades del Comité de Contratación de LA ENTIDAD, y los miembros integrantes,  bajo los parámetros de control, transparencia, equidad, calidad, oportunidad y optimización de recursos.

1.  ALCANCE

La metodología descrita en este Procedimiento es de aplicación en todos los, procesos tanto en Bogotá como Proyectos en las distintas bases. Su contenido debe ser conocido por el personal de LA ENTIDAD, especialmente por los Miembros de este Comité, cuyas funciones y responsabilidades involucren la contratación de Obras y Servicios, Compras de materiales y equipos, que a bien consideren sean sometidos a este Comité de Contratación.

1.  REFERENCIAS

• Norma Técnica Colombiana NTC ISO 9001:2008, Sistema de Gestión de la Calidad. Requisitos.
• Norma Técnica Colombiana NTC ISO 9000:2005, Sistema de Gestión de la Calidad. Vocabulario.
• Norma Técnica Colombiana NTC OHSAS 18001:2007 Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional.
• Norma Técnica Colombiana NTC ISO 14001:2004 Sistema de Gestión Ambiental. Requisitos

1.  DEFINICIONES

• Comité de Contratación: Ente responsable, que actúa como mecanismo de control y autorización en las Contrataciones de Obras y Servicios, Compras de Materiales y servicios, que a bien consideren ser sometidos a la revisión del Comité de Contratación; el cual estará constituida por un número de miembros, con representación del área técnica - financiera, y designada por la máxima autoridad de LA ENTIDAD, (Junta Directiva – Presidencia). Dentro de las funciones encargadas, se tienen las de revisar, validar, asesorar, orientar y asegurar el cumplimiento en los procesos de contratación y negociación, compra de bienes y servicios.
• Actas de Comité: documentos especifico de “Acta de Reunión”, emitido por el Sistema de Gestión de Calidad de LA ENTIDAD, donde, se mencionan todas las consideraciones de solicitud de agenda, descripción, contenido recomendaciones de los entes responsables del Comité de Contratación.
• Proceso Contratante: corresponde al Proceso de LA ENTIDAD que promueve y solicita llevar adelante la contratación de Obras o Servicios y compras de materiales y equipos, con una breve descripción del caso a considerar ante el Comité de Contratación, recomendando opciones de contratistas o la administración del contrato, todo esto bajo el documento de Requisición Materiales y Servicios,.

• Centro de Costo: Es la Unidad Productiva, denominada por el proceso contable de LA ENTIDAD; la cual genera costos, gastos e ingresos, y donde su rendimiento puede ser evaluado.

• Compra y Servicios: Resultado final del desarrollo de un proceso metodológico que incluye el análisis de las necesidades de bienes y servicios, selección de proveedores, comparación de criterios de escogencia (calidad, precio, tiempos de entrega, disponibilidad, entre otros), y que concluye con la ejecución de la compra, la contratación de la Obra o Servicio. y la recepción del mismo.

• Orden de Compra y Orden de Servicio: Documento de contratación entre LA ENTIDAD y el proveedor, que garantiza el fiel cumplimiento de los acuerdos preestablecidos, y la cual debe ser firmada para su aceptación;  para los casos en que los servicios se manejen bajo la figura de anticipo donde los costos son estimados se generara una orden de servicio provisional, la cual servirá para no romper la trazabilidad del proceso y establecer de entrada las condiciones contractuales con el proveedor. Ej Manejo con las S.I.A., compras o contrataciones en moneda extranjera, etc.

• Proveedor: Organización o persona que está en la capacidad de proporcionar un bien o servicio.

• Requisito Legal Ambiental: Cumplimiento de la normatividad legal ambiental aplicable a nuestra organización.

• Quejas y reclamos por servicios outsourcing: Documento que actúa como herramienta en los eventos de inconformidades con la prestación de algún outsorcing..

• Requisición de Materiales y Servicios: Formato interno requerido para originar una solicitud de compra o servicio especificando las características del bien y/o servicio que se requiere. La solicitud de materiales es revisada en stock u opción de compras..

Las requisiciones de materiales y servicios deberán agruparse en consumibles civiles, mecánicos, eléctricos, equipos, herramientas  dotaciones.

• Obras o Servicio: Comprende el desarrollo y ejecución de cualquier actividad por parte de un proveedor, la cual puede prestarse a través de un contrato de servicios o de una orden de servicios. Ejemplos de servicios son los siguientes: Arrendamientos, transportes, mantenimiento, obras en general, etc.

1.  ROLES Y RESPONSABILIDADES

El Comité de Contratación de LA ENTIDAD está conformado por cinco (5) miembros principales, de acuerdo a la siguientes estructura organizativo.

• Presidente                         Presidente
• Suplente de presidencia        Vicepresidente
• Principal 1                        Director de proceso
• Principal 2                        Director de proceso
• Principal 3                        Director de proceso

Para que este Comité de Contrataciones, sea convocado se requiere la participación mínima de tres (3) miembros principales, siempre y cuando sea autorizado por la Presidencia del Comité y con la asistencia de un miembro de la Junta Directiva de LA ENTIDAD

La persona autorizada, para reemplazar o renovar los representantes o miembros del Comité de Contratación, queda bajo la responsabilidad de la Presidencia o Vicepresidencia de LA ENTIDAD

Este Comité de Contratación, funcionara con reuniones ordinarias mensuales (1ero y 3er martes de cada mes), siempre y cuando se tengan caso a someter en Agenda.

Así mismo este Comité de Contratación, podrá realizar reuniones extraordinarias, convocadas el día anterior, a todos los miembros del Comité.

Cualquier miembro del Comité de Contratación, puede hacer la convocatoria de las reuniones con la exposición de motivo. La agenda de las reuniones del Comité, queda bajo la responsabilidad del proceso de Compras y Almacén, quien es garante y custodia de la documentación que será presentada en las reuniones del Comité de Contratación.

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