PROCEDIMIENTO

PROCEDIMENTO

CONTROL DE DOCUMENTOS

Objetivo:

Definir las principales directrices para cumplir con el control y la administración de la documentación del sistema de Gestión de la calidad y sistema de control interno.

Alcance:

Este procedimiento aplica a todos los documentos de origen interno y externo de la entidad que hacen parte del sistema de gestión de calidad, a excepción de los formatos para los registros.

Términos y referencias:

-Documento: Información y su medio de soporte. En cuanto a su medio de soporte se refiere a cualquier forma de presentación, videos, fotos, cd, DVD, hojas impresas etc.

-Aprobación: Etapa dentro del procedimiento de control de documentos que determina la adecuación y la aceptación del documento.

-Documentos externos: Son aquellos documentos que tienen un origen por fuera de la organización.

Descripción de las etapas de los documentos internos.

ETAPA DESCRIPCION REQUISITO LEGAL RESPONSABLE REGISTRO

ELABORACIÓN El contenido del documento es desarrollado siguiendo los lineamientos del documento "GA-GI-001 Guía para la elaboración de documentos" y de acuerdo con el tipo de documento a usar y es enviado al coordinador de calidad. Designado por el responsable del proceso donde aplica. Ninguno

APROBACIÓN Se revisa y se aprueba para que el contenido de los documentos sea coherente y consistente con la realidad y adecuado a las necesidades de la empresa. Los listados maestros de documentos, la matriz control registros y programas no deben cumplir con la etapa de aprobación. No aplica Comité de la calidad y mejoramiento Acta de reunión

DIVULGACION El coordinador de la gestión de la calidad les comunica a los responsables de los procesos de la inclusión de nuevos documentos en los puntos de uso. Posteriormente y dependiendo de la cantidad de documentos y de u aplicación se divulga a todo el personal o los responsables de los procesos, para que estos junto al comité de calidad comuniquen el documento. No aplica Coordinador de calidad/Responsable del proceso donde se aplica/Miembros del comité. Control de divulgación

REVISIÓN Evaluar si el contenido del documento continua siendo adecuado y consistente con la realidad y necesidades de la empresa cuando: se planeen cambios en las actividades, solicitud de las personas involucradas, resultados de auditorías, cambios en la legislación. No aplica Responsable del proceso donde aplica el documento Solicitud de cambios

ESTADO DE LA REVISIÓN ACTUAL El estado de la versión se identifica con el número de versión y fecha, colocados en el encabezado del documento. La fecha indica a partir de cuando entra en vigencia el documento. Cada vez que se genere o modifique un documento interno se actualiza en el listado maestro de documentos internos. No aplica Coordinador de calidad Listado maestro de documentos internos

IDENTIFICACION DE LOS CAMBIOS Se adiciona al documento una tabla que contiene lo siguiente: No. De Versión, fecha y descripción de los cambios No aplica Coordinador de la calidad. Tabla de control de cambios

ACTUALIZACIÓN Ajustar el contenido

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