PROCESOS DE VENTA Y DE COMPRA Y ALMACENAMIENTO DE LA MERCADERIA

UNIVERSIDAD DE CONCEPCIÓN[pic 1]

Campus Los Ángeles     

CONTENIDOS

INTRODUCCIÓN        3

1.        DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA        4

ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA        4

MISIÓN Y VISIÓN        5

PROCESOS DE VENTA Y DE COMPRA Y ALMACENAMIENTO DE LA MERCADERIA        5

SISTEMA DE INFORMACIÓN        5

2.        DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA        6

3.        DISEÑO LÓGICO GLOBAL        7

4.        DISEÑO FÍSICO        8

5.        CONCLUSIONES        10

6.        ANEXOS        11

ÍNDICE DE ANEXOS

ANEXO 1: ESTRUCTURA ORGÁNICA        11

ANEXO 2: DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO DE ABASTECIMIENTO Y ALMACENAMIENTO DE MERCADERÍA        12

ANEXO 3: DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCESO DE VENTA        13

ANEXO 4: MODELO ENTIDAD - RELACIÓN        14

ANEXO 5: MODELO RELACIONAL        15

INTRODUCCIÓN

        La implementación de un sistema de información se nos ha presentado como una herramienta eficiente para la solución de problemas de una variada índole dentro de una organización. En este sentido, el objetivo de este informe es plantear la implementación de un sistema de información que dé solución a un problema en una empresa existente en la ciudad de Los Ángeles. Se decidió implementar un software de gestión comercial a la ferretería industrial “El rey de los Pernos” con la finalidad de optimizar los procesos de venta y almacenamiento de inventario dado que se detectaron problemáticas en estas áreas.

        A continuación se realiza la descripción de la empresa, su estructura organizacional y sus procesos actuales. Se detallan los problemas detectados, evaluaciones de diferentes alternativas para abordarlos y la posterior elección de la alternativa más viable para la empresa.

1. DESCRIPCIÓN DE LA EMPRESA

“Rey de los Pernos” ferretería industrial fue creada en 1993 por Arnoldo Riffo Delgado y su familia integrada por Eloísa Delgado González, Claudia Riffo Delgado y Guido Riffo Delgado. En sus comienzos fue conocida como el “Rey del Perno” y con el tiempo y por su capacidad de crecimiento cambió su nombre a “Rey de los Pernos” ferretería industrial. Actualmente la empresa forma parte de las sociedades limitadas con la razón social "Riffo Delgado Ltda.", pero aún conserva su nombre "Rey de los Pernos” ferretería industrial". 

Cuenta con 2 locales, su casa matriz ubicada en Los Carreras 760 en un terreno de 780 m2 con instalaciones de 120 m2 y una sucursal ubicada camino a Nacimiento kilómetro 1,8 en un terreno de 5000 m2 con más de 300 m2 construidos. Ambos locales en la ciudad de Los Ángeles, Octava Región,  Provincia del Bío Bío y su horario de atención son de lunes a viernes de 9 a 19 horas y sábados de 9 a 14 horas

Los trabajadores están altamente capacitado para solucionar los diferentes problemas que un cliente lleva a la empresa. Para ello, el personal asiste a diferentes cursos de capacitación sobre temas relacionados al rubro. Hoy en día su dotación de personal está compuesta por un total de 19 empleados.

Entre los productos que ofrecen existe una amplia gama de artículos, ya sea para construcción, maquinaria pesada, agrícola, industrial, etc. También cuenta con productos con normas de calidad.

ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA

La empresa no cuenta con una descripción de su estructura organizacional, por lo que con los cargos existentes se realizó su organigrama (ver anexo 1). Cabe señalar que al ser una empresa familiar existe un trato directo entre los propietarios y trabajadores, por lo que no existen cargos gerenciales. }

Una descripción de su estructura organizacional es:

• Propietarios: Controlan personalmente en un rol administrativo el funcionamiento de la empresa.
• Encargado de inventarios: Verifica el stock de existencias tanto en la sala de ventas como en bodegas. Además, realiza los pedidos de mercadería y contacta a los proveedores.
• Jefe de Bodega: Supervisa las bodegas, lleva el registro y control de la llegada y salida de los productos.
• Encargado área de ventas: Corresponde al contador, encargado de llevar los registros contables, ingresos y salidas de dinero que lleva la empresa.
• Bodegueros: Mantienen el orden en las bodegas y la limpieza del local, reponen la mercadería en la sala de ventas.
• Cajero: Recibe el pago del cliente  y entrega el comprobante que verifica dicho pago.
• Vendedor: Recibe el pedido del cliente y realiza la venta.
• Empaque: Embala los productos vendidos y se lo entrega al cliente.

MISIÓN Y VISIÓN

La empresa no cuenta con directrices estratégicas por lo que se procedió a crear las siguientes.

MISIÓN

Somos una empresa perteneciente al sector ferretero de la Provincia del Bío Bio, que trabaja día a día para satisfacer las necesidades de nuestros clientes a través de un amplio portafolio de productos y servicios con las mejores marcas, calidad y precios; y un equipo humano altamente capacitado.

VISIÓN

Ser una empresa líder del sector ferretero en la Provincia del Bío Bio, buscando superar las expectativas de nuestros clientes y proyectándonos como una empresa competitiva que sea un pilar en el crecimiento económico de nuestra región.

PROCESOS DE VENTA Y DE COMPRA Y ALMACENAMIENTO DE LA MERCADERIA

Esta empresa se dedica a la venta minorista de artículos terminados de ferretería, por lo que no realiza un proceso productivo. Sin embargo, para comprender el funcionamiento de la empresa se presenta el diagrama de flujo del proceso de abastecimiento y almacenamiento de la mercadería (ver anexo 2). Adicionalmente se muestra el diagrama de flujo que refleja el proceso de venta que se genera en la empresa (ver anexo 3).

SISTEMA DE INFORMACIÓN

Dentro de los procesos que debe realizar la empresa para su funcionamiento están los de venta y control de inventarios. Para ellos, cuenta con un único sistema de información el cual abarca sólo el proceso de control de inventarios. Este sistema consiste en un plantilla Excel que permite realizar de forma automatizada la gestión de inventarios desde una única pantalla (hoja), agregar productos, eliminarlos y consultar su estado. Para el proceso de venta no cuenta con un sistema especializado que lo optimice.

1. DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA

Dentro de los procesos realizados por la ferretería se descubrió que existen ciertas falencias en su desarrollo. Se detectó errores en el registro de inventario ya que la cantidad de mercadería registrada en el sistema no coincide con la cantidad de existencias almacenada en las bodegas, lo que se debe a que la mayor parte del registro de mercadería se realiza en forma manual, asignándole una codificación propia de la empresa. Esta falencia provoca inconvenientes en el proceso de venta ya que cuando el cliente solicita algún producto, el vendedor revisa en el sistema de inventario su disponibilidad. En este caso pueden darse dos resultados posibles; en primer lugar que el sistema arroje la no existencia de stock del producto cuando realmente si hay almacenado en las bodegas o por el contrario, el segundo resultado es que el sistema arroje que si existe stock del producto cuando realmente está agotado. Estos errores provocan pérdida de tiempo tanto para el cliente como para el vendedor, ya que guiado por los registros este último se dirige a buscar a la bodega el producto que el sistema arrojó un stock positivo cuando en realidad no es así. Todo esto genera una molestia al cliente dado al tiempo desperdiciado esperando a que el vendedor regresara de la bodega; y en el caso contrario, se pierde la realización de una venta al negar un producto que si está disponible. En este sentido, otra problemática detectada radica en que el sistema de inventarios tiene en sus registros productos que ya no se comercializan debido a que han sido descontinuados o simplemente se dejaron de ofrecer.

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