Planeación En Las Organizaciones

METAS

Las organizaciones deben tener éxito para perdurar, el éxito de una organización depende del logro de sus metas, las organizaciones dedican el tiempo y esfuerzo necesarios a la especificación de metas en un marco formal. Las metas nos permiten planear, evaluar y revisar nuestras actividades de tal manera que los resultados obtenidos concuerden con los resultados deseados, algunas metas pueden ser duraderas, mientras que otras deben alcanzarse en periodos de tiempo definidos.

Una meta es un enunciado general acerca del lugar adonde queremos ir, es un resultado previsto. Las metas no son precisas, no nos dicen exactamente dónde estamos y dónde queramos estar en determinado momento. Para lograr especificidad la meta debe convertirse en uno o más objetivos. Tanto las metas como los objetivos enuncian un propósito pero se diferencian en que:

• Los objetivos son más rigurosos y más precisos que las metas

• Los objetivos proporcionan una base más confiable para determinar más tarde y con exactitud cómo ir de ´´lo que es´´ a ´´lo que debería ser´´

Un objetivo es, un enunciado preciso sobre adónde se dirige uno, aquello que puede utilizarse para medir el logro y los criterios que deben emplearse para determinar el éxito de dicho logro. Las metas señalan la dirección para llegar al resultado, los objetivos no sólo señalan sino que además revelan cuándo se ha tenido éxito. Un aspecto que debe considerarse al determinar los objetivos es que éstos enuncian resultados medibles y no procesos o indicadores de cómo hacer algo.

Un acuerdo previo sobre los objetivos de todos los niveles de la organización, proporciona un marco seguro para una toma de decisiones útil, y elimina la inseguridad que existe cuando no se tiene un buen conocimiento sobre lo que es importante para la gerencia. El acuerdo sobre los objetivos permite encauzar la energía hacía actividades útiles, tanto para los empleados como para la organización en general, y que nos va a permitir seleccionar las mejores actividades y herramientas para el logro del objetivo, tomando en cuenta en dónde nos encontramos y adónde deseamos llegar.

Los objetivos tienen cuatro componentes, para que el enunciado de un objetivo sea válido, debe incluir lo siguiente:

• Los resultados por obtener

• Quién (o qué) exhibirá los resultados

• Los criterios para medir los resultados

• Las condiciones bajo las cuales los resultados serán medidos u observados

Cuanto más preciso es el enunciado del resultado esperado, tanto mejores son la elección y el control de las actividades necesarias. Contrariamente, cuanto menos preciso es el enunciado del resultado esperado, habrá mayores oportunidades de que se ejecuten actividades irrelevantes.

Un objetivo deberá enunciar un solo resultado. Aunque es deseable que existan muchos objetivos, cada uno deberá ser enunciado de tal manera que se alcancen un solo resultado. Si usted necesita más resultados, escriba más objetivos. El objetivo debe ser preciso, el ser preciso en el enunciado de los objetivos es muy importante ya que debe indicarse cuándo será alcanzado y quién o qué intervendrá en su logro. Determinar expresamente las metas facilitará una dirección general para llegar al resultado esperado

DETERMINACIÓN DE NECESIDADES: ESTABLECIMIENTO DE LA ETAPA PARA LA PLANEACIÓN

Las metas como los objetivos enuncian propósitos y sirven de base para una planeación, una administración y una evaluación exitosas. La fijación de metas y objetivos generalmente no incluye ninguna indicación sobre la utilidad, validez y corrección de estos. Su corrección y utilidad generalmente se derivan en un proceso denominado ´´Determinación de Necesidades´´.

La Determinación de Necesidades es una herramienta que asegura la correcta selección de metas y objetivos. Es fundamental cerciorarse que nuestros propósitos son útiles y que nuestros objetivos o metas valen la pena alcanzarse. Es también una recopilación de diferencias entre ´´lo que es´´ y ´´lo que debería ser´´. La evaluación determina las diferencias entre las metas y los resultados o entre los objetivos y los resultados, la Determinación de Necesidades permite especificar propósitos nuevos y diferentes.

Con el objeto de emplear el proceso de Determinación de necesidades correctamente, es necesario diferenciar, en primer lugar, los Medios (recursos y procesos) de los Fines (resultados). Cuando consideramos los Medios sin identificar y justificar los Fines, primeramente, corremos el riesgo de que los Medios seleccionados:

• Hayan excluido una mejor propuesta

• Afecten solamente en forma parcial el resultado deseado

• No coincidan con el problema, es decir, no afecten para nada los resultados

Si se identifican los resultados deseados antes de seleccionar los Medios, se asegura de no llegar a soluciones apresuradas que podrían no funcionar. La diferencia entre Medios y Fines consiste en emplear la palabra ´´necesidad´´ sólo como sustantivo y no como verbo.

Pueden presentarse Necesidades relacionadas con departamentos, divisiones, secciones, o con individuos. Lo lógico será desarrollar metas y luego objetivos que promuevan el logro de resultados útiles y valiosos tanto para la organización en su conjunto como para cada nivel. Las Necesidades, las metas y los papeles deben ser consistentes internamente y útiles externamente. Pueden existir varios niveles de metas, objetivos y Necesidades, según la posición que una persona ocupe dentro de la organización y de los niveles o resultados que ésta desea alcanzar.

Al establecer las metas organizacionales, debemos considerar tres grupos humanos participantes:

• Ejecutores: son los trabajadores, planificadores, los que diseñan y desarrollan los Procesos y los Productos de la organización.

• Receptores: los consumidores, compradores de automóviles, telespectadores.

• La sociedad: el mundo exterior, en el cual estamos inmersos.

Para definir y resolver los problemas y alcanzar objetivos útiles la toma de decisiones debe ser un proceso compartido. Los participantes son la clave para definir y alcanzar los resultados. Las percepciones de los tres grupos participantes son fundamentales, es importante considerar a la realidad externa como un participante adicional que nos proporciona un marco de referencia para identificar y justificar las Necesidades.

Perspectiva de medios y fines: el Modelo de Elementos Organizacionales

EL PUNTO DE VISTA CONVENCIONAL DE LAS ORGANIZACIONES

Los diagramas de una organización muestran cómo funciona ésta y quién trabaja para quién. Su propósito es ilustrar las relaciones existentes y el proceso de toma de decisiones. En un diagrama organizacional ´´clásico´´ el recuadro en la parte superior representa al jefe; las unidades operativas se ubican transversal y verticalmente. Otro tipo de diagrama de organización es el ´´funcional´´ que señala la relación entre las funciones más que entre las personas. Finalmente, una organización puede ser descrita en términos del flujo de las decisiones.

Estos diagramas proporcionan datos e informaciones sobre las relaciones organizacionales y los Procesos, también representan relaciones deseadas o esperadas que pueden ser muy diferentes de las que existen en realidad, nos llevan a dar por sentado que si las áreas funcionales mantienen una interacción y si el proceso de toma de decisiones opera tal como fue descrito, la organización tendrá éxito.

LA ORGANIZACIÓN Y EL PUNTO DE VISTA DE LOS ELEMENTOS ORGANIZACIONALES

Para tener un panorama más completo de las organizaciones y de sus esfuerzos y resultados se necesita ´´mirar hacia afuera´´. Este enfoque, da por sentado que las organizaciones existen para producir resultados sociales útiles, y se separa claramente los Medios de los Fines. En el modelo, los Medios corresponden a las Entradas (recursos) y Procesos, mientras que los Fines se describen por tres tipos de resultados.

• Entradas. Las entradas son las condiciones y los recursos de que dispone la organización para introducirlos al sistema. Son los ingredientes en existencia y disponibles, tales como materias primas, recursos, personal.

• Procesos. Procedimientos para hacer las cosas y papeles que juegan las diferentes personas, es decir, sus conductas y sus técnicas, se consideran como Procesos el control de calidad, la capacitación de empleados, sistemas de envío.

• Productos. El resultado básico y primordial de una organización es un Producto; un resultado que por sí mismo no puede ser entregado al consumidor.

• Salidas. La salida es el Producto de una compañía que puede ser entregado al consumidor, es aquello que entrega la compañía.

• Resultados finales. Los resultados señalan otro aspecto importante: las organizaciones no sólo deberán hacer bien las cosas sino también lo que es correcto.

El primer resultado, el producto es un resultado interno, el segundo resultado, la salida, implica la sumatoria de todos los productos internos entregados o listos para ser entregados al consumidor. El último elemento, el Resultado Final, es un resultado ´´externo´´ que incluye el marco de referencia de la sociedad y por lo tanto permite formular juicios sobre su utilidad, valor, beneficio y demanda en la sociedad.

Hablamos de detectar las Necesidades para que tanto las metas como los objetivos puedan asegurar nuestra posibilidad de éxito, no sólo en lo que respecta a la organización, sino también en lo personal. Los Resultados Finales son impactos o efectos sobre la sociedad y por lo tanto, pueden ser positivos

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