Plataforma de autoservicio de cuentas por pagar COX S.A

Administración y dirección de proyectos

Estudio de caso

Acta de constitución

Estudiante: Paulette Brizuela Deliens

1. A. Título
2. Plataforma de autoservicio de cuentas por pagar COX S.A.
4. B. Descripción del proyecto

Esta plataforma ayudara a nuestros proveedores a: crear y enviar sus facturas directamente, guardar sus facturas no terminadas como: “borradores” sin perder la información ingresada, ver el estado de pago de las mismas, verificar el día de pago de sus facturas, actualización directa de su información bancaria sin interferencia de terceros.

2. C. Director del proyecto y su nivel de autoridad
3. Directora de Finanzas, líder financiera en la región de Latinoamérica.
5. D. Caso de negocio

Obtener una plataforma de la más alta calidad, que satisfaga los requerimientos de facturación de los proveedores, en el tiempo proyectado.

Los beneficiarios podrán:  adjuntar documentos justificativos a su factura, ver la información de la orden de compra relacionada con el proceso de creación de la factura, incluidos los fondos restantes en la orden de compra y las facturas que ya se han asignado a la orden de compra.

Actualización directa de la información bancaria desde la plataforma, donde solo el proveedor puede modificar, agregar su información, sin intermediarios.

Los usuarios internos de COX S.A podrán ver las facturas tan pronto como el proveedor las envíe e ingrese a la plataforma.

1. E. Recursos pre- asignados
2. Equipo cuentas por pagar
3. Equipo Financiero
4. Equipo de comunicaciones
5. Equipo de mantenimiento de proveedores.
6. Equipo de tecnología
8. F. Interesados
9. Equipo cuentas por pagar
10. Equipo Financiero
12. G. Requisitos conocidos de los interesados

La plataforma debe de ser de fácil uso, y que contenga las información y herramientas necesarias para el fácil desenvolvimiento del proveedor (usuario) en la página.

2. H. Descripción del producto/entregables
3. Plataforma virtual de autoservicio de cuentas por pagar.
5. I. Supuestos

• La plataforma de autoservicio que se creara debe cumplir con las expectativas pactadas con los desarrolladores del proyecto (Finanzas y Tecnología).
• Se deben tener claras los recursos responsables para la realización del proyecto.
• Se debe establecer los puntos en cuanto a peticiones del cliente, como correcciones actualizaciones, notificaciones, mejoras, etc.
• Que cada uno de los integrantes del grupo de trabajo cumpla con sus labores establecidas y en su tiempo respectivo, para así evitar retrasos en la implementación del proyecto.
• Dar total cumplimiento a todos y cada uno de los procesos establecidos por el grupo de trabajo de cuentas por pagar, para que el proveedor no tenga ningún problema con la gestión de la plataforma.

2. J. Restricciones
3. El proyecto se elaborará específicamente para la región de Latinoamérica, para el proceso de cuentas por pagar. 
4. Presupuestos monetarios, se cuenta con un monto de 4 millones de colones, para la elaboración de la plataforma.
5. Tiempo, ya que dicho proyecto no se puede prolongar de 6 meses (180) días, debido la importancia y avance; que impactaría tanto el medio interno (cuentas por pagar, finanzas), como externo (proveedores).
6. La plataforma debe der ser fácil navegabilidad y segura al usuario para facilitar la experiencia de los proveedores.

1. K. Objetivos medibles

Emprender un proyecto de plataforma de autoservicio, por medio del cual el proveedor pueda llevar a cabo una autogestión dentro de la misma.

• Seguridad: fácil acceso a la información desde cualquier navegador y dispositivo, evitando el contacto de otros usuarios al poder acceder a la información bancaria del proveedor.
• Procesos online: actualización, mantenimiento, etc.
• Innovación: permitir a los proveedores, realizar toda la gestión desde facturación, propia, modificación a sus cuentas bancarias, montos de órdenes de compra, etc,
• Tiempo: el tiempo establecido para la realización del proyecto es vital para la notificación oficial del uso de la plataforma para los proveedores.

2. L. Requisitos de aprobación
3. Directora de Finanzas
4. Director de Tecnología
6. M. Riesgos de alto nivel

• No contar con el personal correcto para el desarrollo del proyecto.
• Que el presupuesto y recursos no sean aprobado por los directores.

1. N. Patrocinadores

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Firma Directora de Finanzas.

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Firma Director de Tecnología.

Bibliografía:

Díaz, G. (2016, Marzo 18). ¿Qué es el Project Charter o Acta de constitución del Proyecto? Retrieved from Creacion de Proyectos: http://www.creaciondeproyectos.com/project-charter-o-acta-de-constitucion/

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