Políticas De Comunicación De Proyecto

Objetivo General:

Divulgar y socializar oportuna y eficazmente la información y demás decisiones para garantizar su seguimiento y/o aplicación por parte de los involucrados y ofrecer al cliente (interno o externo) la información necesaria para el desarrollo de sus actividades del proyecto a realizar,

Objetivo Específico:

• Facilitar y agilizar el flujo de mensajes que se transmiten entre los integrantes del proyecto, o entre la empresa y sus usuarios externos.

• Brindar a las partes interesadas información actual, veraz y oportuna.

• Optimizar el clima organizacional, unificando criterios de información y asignando responsabilidades en cuanto a la comunicación.

LA COMUNICACIÓN INTERNA

Tiene que ver con la información que se genera dentro del proyecto, en donde emisor y receptor interactúan constantemente.

Esta clase de comunicación es direccionada a partir de varios niveles:

• Comunicación descendente:

Los mensajes que circulan desde el comité hacia el personal.

• Comunicación ascendente:

Desde el personal hacia sus superiores: feedback, sugerencias, preguntas.

• Comunicación horizontal:

Es la comunicación entre iguales (resolución de problemas, coordinación).

Elaboró: Revisó: Autorizó:

Firma

Andrea Cervantes Gómez

Jefe Funcional del Proyecto Óscar Reyes

Gerente de Proyecto Comité del proyecto

CAOs SISTEMA VERIFICACIÓN Y MONITOREO DE PUBLICIDAD EN MEDIOS ELECTRÓNICOS Folio / clave: 2013•08•12/0900/JeF/ PCom

Área: JeF Involucrados: Involucrados e interesados Fase: Planeación

Fecha: 12.08.2013

POLÍTICAS DE COMUNICACIÓN

Políticas:

• Seguir la línea de mando (FORMATO LÍNEA DE MANDO 2013•08•12/0900/JeF/ LMnd) para establecer las comunicaciones.

• La comunicación se realizará por los siguientes medios, respetando el orden en que aparecen:

1) Correo electrónico institucional.

2) Correo electrónico personal.

3) Zoho project

4) Skype

5) Teléfono (móvil /fijo)

6) Oficios impresos

7) Redes sociales (Twitter y Facebook)

• Siempre que se tome nota de alguna reunión y se llegue a acuerdos, se enviará copia mediante correo electrónico marcando copia al superior directo y a los interesados el mismo día de la elaboración. Así como subirlo a la plataforma Zoho Project,

• Solo las comunicaciones urgentes se realizarán por teléfono o vía Skype.

• Se respetará la imagen institucional siempre conservando la propiedad y utilizando firma con datos personales y logotipo de la empresa, ejemplo:

CAOs Consultoría

Andrea Cervantes Gómez

Jefe Funcional

C. cervantes.a@caos.mx M. (55) 8580• 7929

T. 5600 • 7700 Ext. 504

Skp. andycg28 Twt. cervantesandrea

Elaboró: Revisó: Autorizó:

Firma

Andrea Cervantes Gómez

Jefe Funcional del Proyecto Óscar Reyes

Gerente de Proyecto Comité del proyecto

CAOs SISTEMA VERIFICACIÓN Y MONITOREO DE PUBLICIDAD EN MEDIOS ELECTRÓNICOS Folio / clave: 2013•08•12/0900/JeF/ PCom

Área: JeF Involucrados: Involucrados e interesados Fase: Planeación

Fecha: 12.08.2013

POLÍTICAS DE COMUNICACIÓN

Políticas:

• Emitir los mensajes de manera coloquial, utilizando tecnicismos solo si fuera necesario.

• Todos los acuerdos deben contener las firmas de los presentes.

• Todos los formatos deberán estar llenados de manera completa y legible.

• Cada minuta debe ser leída por quién la elabora antes de ser firmada.

• Se establece los días lunes como “LUNES DE SEGUIMIENTO” en el que se reunirán a primera hora el gerente del Proyecto con las Jefaturas para comunicar los avances y las observaciones registradas en los “VIERNES DE SEGUIMIENTO”.

• Todos los formatos utilizados deben ser subidos de manera electrónica en la plataforma Zoho Project a más tardar al día siguiente de su emisión, con el fin de llevar un registro actualizado de la comunicación durante todo el proyecto.

• Se tratará de realizar la comunicación de manera electrónica, evitando el uso del papel (impresiones) solo en caso de requerir evidencia de acuerdos, reuniones y entregas, así como la carpeta final del proyecto.

• La memoranda urgente debe ser dada a conocer de manera impresa a todos los interesados, firmando a su recepción.

• No se dará por entendido algo que no haya sido comunicado y que exista evidencia de lo mismo.

• Toda comunicación deberá apegarse al Reglamento general de comportamiento del personal.

Elaboró: Revisó: Autorizó:

Firma

Andrea Cervantes Gómez

Jefe Funcional del Proyecto Óscar Reyes

Gerente de Proyecto Comité del proyecto

CAOs SISTEMA VERIFICACIÓN Y MONITOREO DE PUBLICIDAD EN MEDIOS ELECTRÓNICOS Folio / clave: 2013•08•12/0900/JeF/ PCom

Área: JeF Involucrados: Involucrados e interesados Fase: Planeación

Fecha: 12.08.2013

POLÍTICAS DE COMUNICACIÓN

Niveles de comunicación:

• Al ingresar al proyecto se le asignará a cada interesado el usuario y la clave de comunicación del proyecto en el que se define su nivel de acceso y permisos para la plataforma Zoho Project.

• Se dará un curso de inducción a todo el equipo de trabajo la primera semana de inicio de proyecto.

• Las minutas y demás formatos de acuerdos se regirán por clave de acceso en el sombreado del título del documento de acuerdo a los siguientes colores, p.ejemplo:

MINUTA Rojo Confidencial

HOJA DE INCIDENTES Amarillo Divulgar solo entre los involucrados

POLÍTICAS Azul Información de libre acceso

LA COMUNICACIÓN EXTERNA

• La comunicación con medios, clientes y partes interesadas se realiza a través de los siguientes espacios, siempre y cuando sea autorizada por el Gerente y el Comité del proyecto:

1) Boletín, aviso o comunicado de Prensa.

2) Artículos Especiales.

3) Rueda de Prensa.

4) Página web.

Elaboró: Revisó: Autorizó:

Firma

Andrea Cervantes Gómez

Jefe Funcional del Proyecto Óscar Reyes

Gerente de Proyecto Comité del proyecto

CAOs SISTEMA VERIFICACIÓN Y MONITOREO DE PUBLICIDAD EN MEDIOS ELECTRÓNICOS Folio / clave: 2013•08•12/0900/JeF/ PCom

Área: JeF Involucrados: Involucrados e interesados Fase: Planeación

Fecha: 12.08.2013

POLÍTICAS DE COMUNICACIÓN

Nomenclatura para los formatos:

Ej.

2012•09•13/0930/JeD/HI

Hoja de incidentes reportada por la Jefatura de desarrollo, el 13 de septiembre de 2013 a las 9:30 de la mañana.

Áreas 3 letras:

Comité del Proyecto CoP

Gerencia del Proyecto GeP

Jefatura Técnica JeT

Jefatura de Desarrollo JeD

Jefatura Funcional JeF

Abreviaciones de Formatos (utilizar siglas o consonantes)

Minuta MNT

Formato de evaluación del personal EP

Directorio DRCTR

Matriz de responsabilidades MR

Registro de buenas prácticas BP

Formato de hoja de incidentes HI

Políticas de comportamiento del personal PCP

Políticas de calidad PCD

Políticas de comunicación PCM

Línea de comunicación LDC

Sanciones:

• De no seguirse las políticas previamente declaradas, la persona que cometa la falta será sometida a una sanción dictaminada de la siguiente manera:

1) Primera falta, por el superior directo.

2) Segunda falta, por el superior directo y sus alternos.

3) Tercera falta, por el comité del proyecto.

• Si la falta compromete los intereses primordiales del proyecto, la sanción será dictaminada directamente por el Comité del proyecto.

Elaboró: Revisó: Autorizó:

Firma

Andrea Cervantes Gómez

Jefe Funcional del Proyecto Óscar Reyes

Gerente de Proyecto Comité del proyecto

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