Comunicacion En Proyectos

GESTION DE LA COMUNICACION

Provee un lazo crítico entre las personas y las ideas necesarias para el éxito del proyecto, en donde todas las personas deben estar preparadas para recibir y enviar información en el lenguaje adecuado.

Gerenciar la comunicación en el proyecto es asegurarse de que la información es generada en el momento, con la calidad y cantidad adecuada y que sigue un proceso consecuente para su distribución, almacenamiento y final eliminación.

El proceso de la comunicación arranca directamente del nivel gerencia y por tanto debe garantizar en éxito del proceso comunicacional. Esta es la comunicación formal que sigue los canales de mando delimitados en la estructura organizativa. Paralelamente se genera una comunicación informal entre los diversos individuos entre departamentos.

Planificación de la Comunicación

Contempla determinar las necesidades de información y comunicación de los involucrados en el proyecto. Quien necesita qué, cuando y cómo se les puede proveer. Implica definir la tecnología a utilizar para comunicarse y las restricciones para formular un plan gerencial de información, donde se indica el método de recolectar la información, las listas de distribución de los distintos reportes que deben circular, los formatos para producir la información con la cantidad y calidad adecuada y el cronograma con que deben ser actualizados.

La planificación de las comunicaciones es una de ésas áreas de la gerencia de proyectos a la que no se le suele dar mucha importancia cuando los proyectos son relativamente pequeños y manejados dentro del departamento.

Distribución de la Información

Consiste en hacerle llegar la información requerida a los miembros del equipo en el momento adecuado, llevando el record histórico de los sucesos en el proyecto y verificando que todas las personas involucradas reciban la información preparada.

En este punto es fundamental conversar sobre la imperiosa necesidad de que la distribución de la información debe ser personaliza hacia lo que realmente cada miembro del equipo requiere recibir.

Reportes de Progreso

Implica la elaboración y distribución de los reportes de progreso y cambios a lo largo de la vida activa del proyecto, estos reportes de progreso son la fotografía del proyecto a medida que se avanza en sus actividades, y son el punto de partida para los procesos de control y la toma de decisiones sobre los posibles estimados de terminación del proyecto.

Los reportes de progreso incluyen los siguientes aspectos:

1.- Responsables del proyecto, de la planificación y de las comunicaciones.

2.- Avance físico del periodo de reporte y acumulado.

3.- Avance

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