Posponer o cancelar el proyecto ensayo

¿Continuar o posponer el proyecto? He ahí el dilema

Antecedentes

Un profesor de la Universidad Tecnológica de Alemania, contacto a otro del Tecnológico de Monterrey, para invitarlo a formar parte del equipo organizador de un seminario donde verían diferentes temas, era un proyecto que llamaba la atención. Pero a medida que avanzaba el tiempo, el proyecto no lo hacía y fue así como el Dr. Anselmo Flores Laviada después de varios meses de organización terminó de revisar el último reporte de avance del  proyecto sobre el seminario de  innovación, diseño,  Lean Six Sigma y  administración de proyectos. Estaba reunido con Hans Russel, quien era el coordinador del proyecto, realmente estas dos personas estaban bastante confundidas sobre qué hacer, por una parte querían cumplir con una fecha estipulada y divulgada, pero por otra sabían que era algo difícil, por no decir imposible, el proyecto había tenido impedimentos en su organización, adicional en el tema de patrocinadores y expositores, no tenían confirmados a todos los que necesitaban, es por eso que el coordinador de proyectos le externó su  opinión de que se les acababa el tiempo y aún estaban en una realidad poco certera. El Dr. Flores Laviada también se sentía consternado, porque la fecha para el seminario estaba próxima, el mismo tenía dudas de que realmente se pudiera realizar en el tiempo previsto, pero aun dudaba, no sabía si era conveniente cancelarlo o posponerlo. Acá el prestigio de las instituciones también estaba en juego.

Situación actual del caso:

Los organizadores del proyecto estaban inmersos en un grave problema, los nombres de sus instituciones estaban en juego, el de ellos mismos como profesionales, esto debido al poco compromiso de algunos miembros del equipo, que solo sumaban trabajo en lugar de ayudar. Según el mapa de ruta crítica, los tiempos no serán cumplidos, esto quiere decir que nada estará a tiempo para la fecha prevista en que debía realizarse el proyecto. Deben tomar la dura decisión de posponer el proyecto o cancelarlo.

Breve resumen del argumento del caso:

La crisis financiera de Estados Unidos en 2008 afecto a empresas, y personas individuales, en distintos países, contando entre ellos a México y Alemania, El conseguir patrocinadores por ende era difícil, adicional una de las empresas más esperanzadoras en temas tecnológicos estaba sin presupuesto para invertir en algo como el seminario, por lo tanto declino. No habían aun confirmados todos los exponentes, lo cual volvía más complicado el proyecto. El diagrama de Gantt y el mapa de ruta crítica no estaban siendo cumplidos, por lo tanto todo se fue complicando a medida que avanzaba el tiempo.

Solución del caso:

Deben posponer el proyecto, para esto idealmente deben encontrar una buena estrategia de marketing dando una explicación valida de porque no se está llevando a cabo según lo estipulado, esto sobre todo para aquellos que ya compraron entradas. Lo siguiente es conseguir uno o varios expositores de renombre, expositores que llamen la atención y por los cuales las personas quieran asistir y las empresas patrocinar. Esta es nuestra razón válida, posponer para tener a los mejores expositores. Esto hará que no decaiga el nombre de las universidades así como el de los profesionales que están organizando el evento.

Comentario personal:

 Cuando en la realización de un proyecto no están todos comprometidos es sumamente complicado llevar a cabo la organización, cumpliendo con tiempos estipulados, porque las reuniones deben posponerse porque no estuvo uno o más de los involucrados, y si esta falta de responsabilidad continua, es muy difícil realmente que se lleve a cabo con éxito el proyecto.

En todos los equipos se deben de tener personas de confianza, responsables y disciplinadas que sepan asumir riesgos y retos, pero sobre todo que puedan y quieran sacar las cosas adelante así sea dificultoso. Desde un principio al no cumplir con su mapa de ruta critica el fracaso era inminente y desde allí se pudieron hacer cosas para mejorar la situación, no podemos esperar hasta los últimos momentos, eso daña nuestra imagen. El líder de proyecto siempre debe estar vigilante del camino trazado, de buscar la forma de quitar o erradicar las limitaciones que se encuentren, pero si esto no se hace, en definitiva vamos camino hacia el fracaso.

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