Presupuesto Base Cero

Historia del presupuesto base cero

Su nacimiento es en el año de 1970, cuando su creador, Peter Pyhrr, lo introdujo en la empresa norteamericana Texas Instruments. Ante el éxito del sistema, se extendió a otras empresas como Westinhouse, Boeing o AT&T.

En 1971, el entonces gobernador del Estado de Georgia, Jimmy Carter, contrató como asesor a Pyhrr para la implantación del sistema presupuestario en la Administración del Estado. En 1977, cuando Carter fue elegido Presidente de los Estados Unidos instauró esta técnica de elaboración del presupuesto en la Administración Federal para el ejercicio fiscal de 1979.

La base del presupuesto base cero fue, según el presidente Carter, el denominado síndrome presupuestario, un sistema de elaboración de presupuestos que en el ambiente inflacionista de los años setenta, conllevaba presión sobre los presupuestos de empresas que generaba decisiones de recortes de gastos poco motivados y que incurría en errores de gestión.

Los antecedentes del presupuesto base cero son los sistemas presupuestarios denominados de planificación por programas, conocido por las iniciales en inglés PPBS (Planning Programing Budgeting System), introducido en la Administración norteamericana en los años cincuenta, y que pretendió reformar el sistema presupuestario existente.

Definición de PBC

Consiste en revaluar cada uno de los programas y gastos, partiendo siempre de cero; es decir se elabora como si fuera la primera operación de la empresa, y se evalúa y justifica el monto y necesidad de cada renglón del mismo. Se olvida del pasado para planear con plena conciencia el futuro.

Es el proceso de realizar un presupuesto basado únicamente en las expectativas para el año siguiente, sin referencias a los años anteriores, sin base de datos históricos; también en nuevas operaciones que sean diferentes a las habituales de la empresa. Cuando las empresas están gastando más de lo necesario o desmesuradamente, se elabora el presupuesto base cero, para reorientar los recursos con mayor efectividad.

Por su parte Peter A. Pyhrr2 lo define diciendo que el Presupuesto Base Cero, en primer lugar, es un proceso de carácter administrativo, después, un proceso de planeación, y en tercer lugar un proceso presupuestario. Sobre la segunda etapa, es un proceso de planeación porque requiere de fijar metas y objetivos por las que se deben tomar decisiones de acuerdo a la política de organización de la institución con la finalidad de seleccionar las mejores opciones respecto a la relación beneficio-costo. La aportación más importante de Pyhrr a este sistema de presupuesto, es la aplicación del Paquete de Decisión.

El Paquete de Decisión es el documento que identifica y describe una actividad específica de tal manera que la administración pueda:

o Evaluarla y jerarquizarla en relación a otras actividades que compiten por los mismos o similares recursos limitados.

o Decidir si se aprobará o no.

Los paquetes de decisión se pueden clasificar en dos grupos:

1. De eliminación mutua. Aquellos que presentan diversas alternativas para realizar la misma actividad, eligiéndose la mejor, excluyendo los paquetes restantes.

2. De incremento. Son aquellos que presentan diferentes niveles de actividad o costo. Finalidad: Identificar y presentar los paquetes de decisión en orden de importancia y beneficios para ayudar en la evaluación y determinación de los niveles presupuestales.

La descripción completa de cada actividad, función u operación, que la administración necesita para evaluar y compararla incluye:

1. Metas y objetivos.

2. Consecuencias de no aprobar la actividad.

3. Medida de rendimiento.

4. Posibles cursos de acción

5. Costos y beneficios

Ventajas y desventajas del PBC

Tabla 1 ventajas y desventajas PBC

Ventajas: Desventajas

 Favorece la eficiente ubicación de fondos, con base en necesidades y beneficios para la organización.

 Evita que los costos salgan de control.

 Permite a los administradores encontrar caminos costo-efectivos para mejorar sus operaciones.

 Incrementa la motivación del personal satff al brindarle mayor iniciativa y responsabilidad en la toma de decisiones.

 Incrementa la comunicación y la coordinación dentro de la organización.

 Identifica y elimina operaciones obsoletas o innecesarias.  Existe cierta dificultad para identificar unidades y paquetes de decisión. Es un trabajo arduo y exhaustivo, que requiere de mucho tiempo.

 Se requiere justificar cada detalle relativo a costos y gastos.

 Se necesita capacitar a los administradores. El presupuesto base cero debe ser entendido por los administradores a varios niveles en la organización.

 Implica utilizar análisis, imaginación y creatividad para programar, defender y fundamentar las acciones a realizar en cada unidad y en la organización.

Aplicación de PBC

El presupuesto es aplicable tanto a las actividades comerciales, industriales o de servicios, siempre y cuando se pueda apreciar el costo-beneficio, aun cuando es mejor su aplicación en actividades empresariales que de tipo fabril.

Etapas Para implementar el PBC

1. Definir la unidad de decisión.

Es el nivel institucional responsable de la ejecución de una o un grupo de actividades o funciones, que puede por sí evaluar la marcha de aquellas, su costo y beneficio, y /o someter a consideración superior la necesidad

...