Presupuesto

DEFINICION DE PRESUPUESTO

Un presupuesto es un plan operaciones y recursos de una empresa, que se formula para lograr en un cierto periodo los objetivos propuestos y se expresa en términos monetarios.

En otras palabras, hacer un presupuesto es simplemente sentarse a planear lo que quieres hacer en el futuro y expresarlo en dinero. Por lo tanto, cuando haces un presupuesto para tu empresa, en realidad lo que estás haciendo es planear a futuro. Entonces te preguntas cuánto piensas vender, qué necesitas hacer para lograrlo, cuánto tienes que gastar y, lo mejor de todo, sabrás cuánto vas a ganar en un periodo. Obviamente, esto es una estimación que puedes hacer de acuerdo con tu experiencia y la información que conoces .Una de las consideraciones importantes es que podrás comparar tu presupuesto, que solamente es un plan, con las ocurrencias de la realidad, y detectar aquellas áreas que puedan estar causando problemas.

FUENTES DE INFORMACION PARA LA EVALUACION DE UN PRESUPUESTO

Para que un presupuesto cumpla en forma adecuada con las funciones que de él se espera, es indispensable basarlo en determinadas condiciones que obligatoriamente deben observarse en su estructuración como son:

a) Conocimiento de la Empresa.- Es indispensable el conocimiento amplio de las empresas, objetivos y necesidades en que se hayan de aplicar. Los presupuestos van siempre ligados al tipo de empresa, a sus objetivos, a su organización, y a sus necesidades; su contenido y forma, varían de una entidad a otra, principalmente en el grado de análisis requerido, por lo cual es indispensable el conocimiento amplio de las empresas, objetivo y necesidades en que se hayan de aplicar.

b) Exposición del Plan o política.- El conocimiento del criterio de los directivos de la compañía, en cuanto al objetivo que se busca con la implantación del presupuesto, deberá exponer en forma clara y concreta por medio de manuales e instructivos, cuyo propósito será, además de lo anterior, uniformar el trabajo y coordinar las funciones de las personas encargadas de la preparación y ejecución del presupuesto, definiendo las responsabilidades y los limites de autoridad en cada uno de ellos, así como evitar opiniones particulares o diversas.

c) Coordinación para la ejecución del plan o política.- Debe existir un Director o Responsable del Presupuesto que actuará como coordinador de todos los departamentos que intervienen en la ejecución del plan. La sincronización de las diferentes actividades se hará elaborando un calendario en que se precisen las fechas en que cada departamento deberá tener disponible la información necesaria, para que las demás secciones puedan desarrollar sus estimaciones. La responsabilidad del presupuesto recae sobre el Director o responsable, pero los funcionarios de los diversos departamentos tendrán la obligación de proporcionarle los informes y estudios necesarios para su elaboración.

d) Fijación del periodo Presupuestal.- Otro de los requisitos que debe tomarse en cuenta es la determinación del lapso que comprenden las estimaciones. La determinación de este periodo opera en función de diversos factores, tales como estabilidad o inestabilidad de las operaciones de la empresa, el periodo del proceso productivo, las tendencias del mercado, ventas de temporada etc.

Existen otros factores que influyen en la fijación del periodo presupuestal dependiendo estas del momento en el que se elabora el presupuesto, las características propias de la Empresa y también la situación del país.

Se puede concluir aconsejando no establecer el periodo del presupuesto largo en forma muy rigurosa, ya que este suele variar constantemente según sea la estabilidad o instabilidad de las operaciones que se realicen. La practica más aceptable sería la de estimar las operaciones de la Empresa por periodos de un año, dividiendo estos en trimestres, que a su vez se subdividirán en meses, pueden también tomarse periodos de dos años o tres años.

Normalmente se hacen coincidir los periodos de las estimaciones con los de los resultados, para poder efectuar con mayor facilidad las comparaciones entre los mismos y hacer las correcciones necesarias.

En nuestro país se tiene las siguientes fechas de cierre:- Comerciales: inician en enero y cierran el 31 de diciembre - Industriales: inician en abril y cierran el 31 de Marzo del siguiente año- Agropecuarias: inician en julio y cierran en junio del siguiente año.- Mineras: Inician en octubre y cierran en septiembre del siguiente año.

e)Dirección y Vigilancia.- Una vez aprobado el plan, cada uno de los departamentos recibirá la delegación de elaborar los presupuestos que les correspondan con las instrucciones o recomendaciones que ayudarán a los jefes a poner en práctica dichos planes; luego se hará un estudio minucioso de las diferencias que surjan de la comparación de los datos reales con los predeterminados, revisar periódicamente las estimaciones y de ser necesario, modificarlas en función con la entidad a la que pertenecen.

f) Apoyo Directivo.- La voluntad en la implantación de El Presupuesto por parte de los Directivos y su respaldo, es indispensable para su buena realización y desarrollo, lo cual da al presupuesto un uso no solo informativo sino que lo convierte en un plan de acción operativa y de patrón de medida con lo ejecutado.

QUE SE NECESITA SABER PARA HACER UN PRESUPUESTO

• Coordinar los diferentes centros de costo para que se asegure la marcha de la empresa forma integral.

• Planear los resultados de la organización en dinero y volúmenes.

• Controlar el manejo de ingresos y egresos de la empresa.

• Coordinar y relacionar las actividades de la organización.

• Lograr los resultados de las operaciones periódicas.

VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE UN PRESUPUESTO

VENTAJAS

La elaboración de un presupuesto puede proporcionar las siguientes ventajas:

1. La Dirección posee en todo momento un cuadro general de las operaciones y resultados pudiendo de esa manera prever las situaciones y tomar decisiones mas acertadas.

2. - Se dispone de instrumento por el cual el trabajo de la empresa se desarrolla de acuerdo a un plan general coordinado.

3. - Le posibilita la acción o adopción de medidas con suficiente anticipación permitiendo juzgar los acontecimientos con la perspectiva adecuada.

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