Presupuesto

SISTEMA “PRESUPUESTARIO Y PRESUPUESTOS ESPECIFICOS”

Presupuestos

Definición y concepto

El presupuesto, conceptualizado en forma amplia, es una herramienta de dirección que tiene como principal objeto prever, coordinar y controlar en cifras monetarias el desarrollo de la actividad futura de una empresa durante un periodo.

Los presupuestos han de permitir a los diferentes niveles de toma de decisiones formarse una idea aproximada, pero aun así, lo suficientemente clara y precisa de las posibilidades futuras de lograr el objetivo propuesto, como para confirmar el acierto de la gestión y permitirles en forma oportuna su rectificación o ajuste a través de la comparación continua de los resultados reales con las cifras presupuestadas. Todo esto requerirá de un muy eficiente sistema de control presupuestario.

En resumen, podemos señalar que los resultados de la gestión de los negocios se muestran en los estados financieros. Entonces, los presupuestos son los estados financieros proyectados, los cuales serán expresiones formales de los planes administrativos que abarcan todas las áreas o fases de operaciones de la empresa.

Ventajas de los presupuestos

Los presupuestos proporcionan a la administración general, los siguientes beneficios:

A.- Obliga a la administración a fijar los objetivos y metas en forma anticipada.

B.- Contiene dispositivos de control que permiten evaluar la gestión administrativa y planear mecanismos que permitan mantener la característica de flexibilidad de los presupuestos.

C.- Asegura la coordinación entre las unidades de la empresa.

D.- Establece que exista una estructura organizacional definida y acorde con los objetivos que se quiere lograr.

E.- Facilita la asignación eficiente de los recursos.

Limitaciones de los presupuestos

A pesar de sus ventajas y los objetivos que tienen los presupuestos, su uso debe ser cuidadoso porque es una herramienta que tiene limitaciones. Estas limitaciones deben conocerse para que el presupuesto sea utilizado en forma adecuada y se obtengan con él los resultados esperados. Estas limitaciones son:

A.- Los presupuestos son una estimación aproximada de lo que traerá el futuro pero no es una medición exacta. Por lo tanto, no debe pensarse en ellos como algo estático, sino como un instrumento de planificación muy flexible.

B.- Los resultados no se obtendrán por el solo hecho de presupuestar. Los resultados se obtendrán cuando el presupuesto comience a ejecutarse.

C.- El presupuesto es un medio para conseguir fines y no es un fin en sí mismo. Por lo tanto, no es un sustituto de la administración, solo es una herramienta de apoyo.

Periodo de los presupuestos

El periodo que pueden abarcar los presupuestos dependerá de la naturaleza de la empresa o bien de las necesidades de información que requiera, pero lo más generalizado es un periodo de un año, el que pude estar coordinado con

el periodo contable. También se puede efectuar la planeación a corto, mediano o largo plazo.

Clasificación de los presupuestos.

1) PRESUPUESTO DE CAPITAL.

Se refiere al establecimiento de los flujos ocasionados por un proyecto específico de inversión, buscando evaluar la viabilidad y conveniencia financiera del mismo, a través de la medición de indicadores tales como la tasa interna de retorno (TIR) o el valor actual neto (VAN).

2) PRESUPUESTOS OPERATIVOS.

Se definen como aquellos que tienen relación con la operación o giro de la organización.

• Presupuesto de ventas.

• Presupuesto de Producción.

• Presupuesto de Costos.

• Presupuesto de Gastos.

• Estado de Resultado Proyectado.

3) PRESUPUESTOS FINANCIEROS.

Se refieren a las decisiones financieras.

• Presupuesto de Caja.

• Balance General Proyectado.

• Estado de Cambio en la Posición Financiera.

4) PRESUPUESTOS PERÍODICOS.

Se llama así a los que se confeccionan por un número fijo de períodos, que al vencer cada período se agrega uno nuevo a los presupuestos.

5) PRESUPUESTOS FLEXIBLES.

Buscan dejar establecidas variables que cambian de valor a través del tiempo, de tal forma que se conozcan los resultados a distintos valores, en este caso es similar al llamado análisis de sensibilidad.

6) PRESUPUESTOS POR NIVEL.

Determina los presupuestos a distintos niveles de actividad programada, por ejemplo, al 100% de capacidad instalada, al 80%, etc.

7) PRESUPUESTO PARCIAL.

Se refiere a que se presupuesta una sola actividad en forma aislada dentro de la organización y se administra en forma independiente.

8) PRESUPUESTO BASE CERO.

Se basa en el supuesto de que recién se inicien las actividades de la organización, desconociendo la validez de lo sucedido en períodos anteriores.

9) PRESUPUESTO DE CONTINUIDAD. Es lo contrario al anterior.

10) PRESUPUESTO MAESTRO.

Es el presupuesto hacia el cual confluyen los flujos presupuestados de las distintas actividades de la empresa.

11) PRESUPUESTO DE RESPONSABILIDAD.

Divide a la actividad presupuestada anual en términos de responsabilidad individual. Por ejemplo: metas por vendedor, niveles de producción, etc.

Sistema Presupuestario.

DEFINICION: es un conjunto de presupuestos que se relacionan entre sí; sirve para controlar periódicamente los presupuestos y para analizar las desviaciones.

Está destinado a construir a realizar los objetivos de la empresa, constituye una herramienta de planificación, coordinación y control.

Objetivos del presupuesto como herramienta de planificación.

a) Sirve para estimar los resultados de la empresa para un periodo determinado.

b) Sirve para fijar metas y estándares.

c) Sirve para asignar responsabilidades mostrando los planes futuros en términos de las personas respecto de la ejecución.

d) Toma de decisiones y orientar futuras acciones al hacer evaluaciones periódicas de estos.

Objetivos del presupuesto como herramienta de coordinación.

a) Coordinar las actividades de la empresa en su conjunto de manera tal que la encausa a conseguir los objetivos finales.

b) Hace posible una efectiva acción administrativa.

Objetivo del presupuesto como herramienta de control.

a) Evaluación periódica del avance de la operación.

b) Ayuda a señalar el grado de eficiencia al evaluar los resultados obtenidos

Funcionamiento del Sistema Presupuestario.

ENTRADA

PROCESO

SALIDA

RETROALIMENTACION

ENTRADA: es la información interna y externa, cuantificable o no. PROCESO: es el desglose, registro y orden de la información obtenida. SALIDA: son los presupuestos propiamente tal.

RETROLALIMENTACION: es la comparación de los datos y el análisis de estos para volver a planificar.

Etapas para la aplicación del control presupuestario.

a) Fijar estándar de rendimientos basados en la experiencia o en cálculos financieros.

b) Medir los resultados reales en el período presupuestario.

c) Comparar los resultados reales obtenidos con los presupuestados. d) Analizar las variaciones producidas y determinar las causas que lo originan.

e) Determinar medidas de rectificación.

ESTRUCTURA PRESUPUESTARIA.

PRESUPUESTO DE VENTAS

PRESUPUESTO DE PRODUCCION

PRESUPUESTO DE COSTOS

PRESUPUESTO DE GASTOS

PRESUPUESTO DE CAJA

BALANCE GENERAL PROYECTADO

ESTADO DE RESULTADO PROYECTADO

Presupuesto de Ventas.

Este es el punto de partida del sistema presupuestario, ya que, sobre la base de las ventas se planifica la producción, los costos, gastos asociados, etc.

Las variables a considerar son los pronósticos de ventas en unidades, la proyección de precios, la publicidad, el estudio de mercado, los vendedores, etc.

PRONOSTICO DE VENTAS.

Existen diversos métodos para pronosticar las ventas, entre ellos encontramos:

a) Métodos Estadísticos-Matemáticos.

- Método de los mínimos cuadrados: consiste en linealizar el

Comportamiento de las ventas.

Y = b x + a

Y = variable dependiente (cantidad, unidades físicas, etc.)

b = pendiente

x = variable independiente (tiempo, mes, año, etc.)

a = parámetro de posición

b) Métodos en Base a Porcentajes.

c) Métodos en Base a la Experiencia.

PRESUPUESTO DE VENTAS VALORIZADOS.

Ventas proyectadas (unidades)

*

Precio de venta neto

Ventas netas

+

IVA débito fiscal

Ventas brutas

PRESUPUESTO DE INGRESOS POR VENTA.

Esta referido a proyectar el ingreso efectivo producto de las ventas del giro; en él se consideran las ventas brutas proyectadas y las políticas de crédito otorgada a los clientes con su respectiva incobrabilidad.

Detalle Período 1 Período 2 Período 3 Total

Ventas contado

Ventas crédito

PRESUPUESTO DE PRODUCCION.

Las variables a considerar son: las ventas proyectadas en unidades físicas y la política de inventario final de artículos terminados.

PRESUPUESTO DE PRODUCCION. Ventas proyectadas (unidades)

+

Inventario final en artículos terminados.

-

Inventario Inicial en artículos terminados.

Cantidad a producir.

PRESUPUESTO DE CONSUMO DE MATERIA PRIMA DIRECTA.

Cantidad a producir.

*

Tasa de uso Consumo de materia prima directa (unidades)

*

Costo unitario

Consumo de materia prima directa valorizado ($)

PRESUPUESTO DE COMPRA DE MATERIA PRIMA DIRECTA. Consumo de materia prima directa

+

Inventario Final de MPD

-

Inventario Inicial de MPD Cantidad a comprar

*

Costo unitario ($) Compras netas ($)

+

Iva crédito fiscal. Compras brutas

PRESUPUESTO DE EGRESOS POR COMPRAS.

Detalle Período 1 Período 2 Período 3 Total

Compras contado

Compras

crédito

PRESUPUESTO DE CONSUMO DE MANO DE OBRA DIRECTA

Cantidad a producir

* Tasa de uso

Consumo de MOD ( hrs.)

*

Valor de la hora

Consumo de MOD valorizado ($$)

PRESUPUESTO DE CONSUMO COSTOS INDIRECTOS DE FABRICACION CIF

Base de distribución

*

cuota

Consumo de CIF valorizado ($)

PRESUPUESTO DE COSTO DE PRODUCCION Consumo de MOD

+

Consumo de MPD

+ Consumo de CIF

Costo Total de Producción

PRESUPUESTO DE IVA.

Iva débito fiscal

-

Iva crédito fiscal

Iva por pagar o recuperar

Presupuesto de caja

Representa el comportamiento de los flujos de efectivo para mantener en todo momento la liquidez suficiente para que una empresa pueda hacer frente a todos sus compromisos.

En el presupuesto de caja se proyectan las entradas y salidas de dinero. Si ambas corrientes no coinciden, puede suceder dos cosas:

- Que las salidas de dinero sean mayores que las entradas de dinero. En este caso la empresa no tendrá suficiente liquidez, dicho de otra forma tendrá un saldo negativo de caja.

- Que las entradas de dinero sean mayores a las salidas de dinero. En este caso la empresa tendrá un saldo positivo de caja. Esto significa que puede hacer frente a todos sus compromisos y aun así tener excedente.

La empresa buscara la manera de financiar su saldo negativo (vía préstamos bancarios por ejemplo) y utilizar en forma adecuada su saldo positivo o excedente (invirtiendo ese excedente en un deposito plazo por ejemplo)

El presupuesto de caja es una de las herramientas más importante para tomar decisiones de corto plazo que involucren la administración de los recursos financieros (dinero).

Desde el presupuesto de caja se obtiene la siguiente información:

- Entradas de dinero y sus fuentes

- Salidas de dinero y sus usos

- Saldo de efectivo y su financiamiento o utilización

PRESUPUESTO DE CAJA.

DETALLE Período Período Período TOTAL

INGRESOS

Ventas contado

Ventas crédito

Otros ingresos

TOTAL INGRESOS

EGRESOS Compras contado Compras crédito Sueldos por pagar PPM por pagar

Iva por pagar Leyes sociales Gastos

Otros egresos

TOTAL EGRESOS

SUPERAVIT O DEFICIT PARCIAL

(+) SALDO INICIAL DE CAJA

SUPERAVIT O DEFICIT TOTAL

DEPOSITOS

INTERES GANADO

PRESTAMO

INTERES PAGADO

SALDO FINAL DE CAJA

Balance General Proyectado o Balance Proforma

El Balance general Proyectado es un estado que basándose en datos de todos los presupuestos realizados con anterioridad, permite tener una visión sobre el estado futuro de los Activos y Pasivos de la Empresa.

El Balance General Proyectado es un estado fundamental de la empresa por cuanto nos mostrará en forma anticipada cual será el patrimonio de ésta, a través de una relación valorada de sus activos y pasivos., producto de las acciones que lleve a cabo la entidad durante el período presupuestado.

Además este estado proyectado nos mostrará cual podrá ser la situación económica y financiera de la empresa si se cumplieran todos los planes trazados por la empresa para el período, a través de la relación sistematizada de los recursos económicos y financieros, debidamente clasificados y valorizados.

Balance General Proyectado

Activos Pasivos

Activo Circulante Pasivo Circulante

Activo Fijo Pasivo Largo Plazo

Otros Activos Patrimonio

Total Activos Total Pasivos

Estado de Resultados Proyectado

Es un estado proyectado que incorporando información sintetizada de presupuestos diversos realizados con anterioridad nos permite mostrar como se produce el resultado económico de la empresa.

En términos generales , este presupuesto permite apreciar cual será el resultado probable de la gestión empresarial al final del período presupuestado y en particular permite conocer los detalles que provocarían este resultado.. Es decir, nos muestra la situación económica futura que tendría la empresa producto de la eficiencia en la administración del negocio durante el ejercicio presupuestado.

Estado de Resultados Proyectado

Ventas

- Costo de Ventas

Utilidad Bruta

- Gastos de Administración Y Ventas

Resultado Operacional

+ Otros Ingresos Fuera de operación

- Otros Egresos Fuera De Operación

+- Corrección Monetaria

Resultado Antes de Impuestos

Impuesto a la Renta

Resultado del Ejercicio

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