Procedimientos Operacionales

PROCEDIMIENTOS OPERACIONALES

OBJETIVOS

1. Proveer dirección eficiente y efectiva a las actividades de compras y de gerencia de materiales

2. Procesa insumos de información de otros departamentos para producir comunicación necesaria por otros departamentos para que hagan sus trabajos en forma coordinada.

CICLO DE COMPRAS

1. Reconoce, define y describe la necesidad

2. Tramita la necesidad

3. Investiga, cualifica y selecciona al suplidor

4. Prepara la orden de compra

5. Seguimiento a la orden de compra

6. Recibe e inspecciona el material (excepto en JIT y socios comerciales)

7. Auditoría

8. Cierre de la orden

Necesidad de la compra surge de uno de los departamentos o del mismo departamento de compras

Hay dos (2) métodos

1.- Requisición de compras

2.- Programación de requerimientos de materiales (MRP):

Requisición de compras

Documento interno usado por departamentos para sus pedidos

Una copia es enviada al departamento de compras

Cada compañía diseña su formato de requisición de compras

Información común a toda orden de compras

Descripción del material

Cantidad

Día requerido

Programación de planeamiento de requerimientos de materiales

Diseño de producto se hace en una lista de materiales para ese producto lo cual se introduce en un programa de aplicación y se añade a la estructura total. Se utiliza para cantidad y tiempo en la requisición. Esta programación se utiliza para enviar al departamento de compras

Lista de materiales (BOM) –departamento de ingenieríaproducto o parte final hecha en la misma fábrica o para un proyecto de un solo uso se le envía directamente al departamento de compras

Descripción de la necesidad

El artículo requerido deberá ser hecho en la requisición de una forma completa y deberá ser aprobado por el supervisor del departamento

El comprador verificar que la requisición sea completa y aprobada por el supervisor

« Stock Clerk »: Verifica si lo que se está ordenado se encuentra almacenado. De ser así se procede a suplir la pieza o los materiales

2da estrategia: Envía requisición al departamento de control de inventario antes de ser enviada a compras

IDENTIFICACIÓN, CUALIFICACIÓN Y SELECCIÓN DEL PROVEEDOR O SUPLIDOR.

Identificación de la necesidad, se procede a buscar dentro de los suplidores conocidos o identificar a un nuevo suplidor.

Compra de una unidad de mucho valor: requiere la identificación de un suplidor potencial o suplidores potenciales para luego escoger uno.

Técnicas

Subastas

Negociación

PREPARACIÓN DE LA ORDEN DE COMPRAS

Luego se procede a hacer la orden de compras con unas especificaciones de calidad, cantidad, modo de envío y dibujo de la unidad.

Se adiciona una series de términos y condiciones, descuentos, formas de envío, cancelación de órdenes, garantías y confidencialidad en cuanto al uso del nombre de la compañía en la venta y la política de no discriminación a grupos minoritarios. Se envía la orden de compras (varias copias de la orden para los diferentes departamentos) suplidor, departamento de compras, departamento de recibos, departamento de compras en el “file” de las órdenes abiertas.

SEGUIMIENTO A LA ORDEN DE COMPRAS

Se le envía la orden de compras al suplidor, se considera una oferta de compras, de ser aceptadas las condiciones por el suplidor se constituye un contrato legal.

De no ser aceptada el suplidor envía notificación rechazando la oferta .El

comprador debe darle seguimiento a la orden hasta que el producto es recibido y aceptado. La comunicación con el suplidor deberá ser hecha a base de:

Fax

Teléfono

Correo elecgtronico

Visita al suplidor

RECIBO E INSPECCIÓN DE ORDEN

El suplidor envía un documento donde describe el contenido del envío, el « receiving clerk » coteja las unidades recibidas en términos de calidad, cantidad tomando en cuenta el documento enviado por el suplidor y la copia de la orden original y se hace un documento final. Se hace este reporte vía un reporte que se encuentra atado a la orden de compras. Bajo el escenario de suplidor certificado, socios comerciales y de Justo a tiempo se elimina esta operación de verificación

AUDITORIA Y CIERRE DE LA ORDEN-

Es un proceso continuo y deberá ser hecho por el departamento de contabilidad. El procedimiento consiste de orden de compras con el reporte de recibo de mercancía y se hacen los ajustes necesarios en términos de unidades recibidas, calidad, precio de compras.

RECORD DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS

Acceso a la información deberá ser organizada en lo siguiente estructura.

Record de órdenes abiertas

Record de órdenes cerradas

Jornal de compras

Record de suplidor

Record de contratos

RECORD DE ÓRDENES ABIERTAS

Es mantenido dentro de un sistema de información a base del nombre del suplidor. Contiene requisición, la copia de la orden de compras, información de seguimiento.

RECORD DE ÓRDENES CERRADAS

Record históricos de todas las ordenes completadas en el pasado. Sirve para la búsqueda de información para la toma de decisiones en el futuro. Tiempo de almacenaje no mayor de siete años y varía de empresa a empresa.

JORNAL DE COMPRAS

Libro o es un programa de aplicación. Anota en orden secuencial todas las ordenes diarias de compras. Deberá contener lo siguiente:

Número de orden de compra

Status de la orden

Nombre del suplidor

Descripción del material comprado

Valor total de la orden

RECORD DE COMMODITY O MATERIAS PRIMAS

Reserva información para productos importantes (materiales y servicios) que se compran repetitivamente en términos de diseños de ingeniería, especificaciones, nombres de suplidores,

RECORD DE SUPLIDOR

Cada suplidor importante tiene su record en el sistema de información.

Dirección

Número de teléfono, fax o correo electrónico

Nombres de personas clave-productos

Términos de ventas

Precios para los productos

RECORD DE CONTRATOS (hasta 7 años)

Lista de todos los contratos en un solo “file”

RECORD DE HERRAMIENTAS ESPECIALES

(No aplica a todas las organizaciones)

Información de las compra de herramientas existentes da una idea de futuras necesidades

ÓRDENES URGENTES-« RUSH ORDER »

Se debe de establecer un procedimiento de compras para ordenes urgentes.

Regla general: No se debe aceptar ordenes orales

1. Deberá ser escrita y dada al comprador en persona con la autorización correspondiente

2. Será identificada con un sello de urgente o « rush » o emitida en color de papel diferente a la

orden convencional

3 Se deberá asignar número de orden

4. comprador procesa la requisición por teléfono fax o internet

Consecuencias negativas de las ordenes urgentes

Se tiende a abusar

Altos costos

Interrupción de la rutina de trabajo del comprador

Estrategias para controlar las ordenes urgentes.

Requerir que la requisición urgente tenga la aprobación de la alta gerencia.

ORDENES PEQUEÑAS

El 80% de las compras son ordenes pequeñas-es costoso

Métodos:

Sistema de almacenamiento centralizado

(Solo para productos repetitivos)

Si el ítem se utiliza continuamente se debe de comprar en grandes cantidades con descuento y ser almacenado.

Se deberá de establecer una cantidad óptima de pedido.

SISTEMAS DE ORDENES EN BLANCO

Se deberá de establecer que productos se deberá hacer de esta manera. A base de negociación o subasta se establece un suplidor para cada producto o familias de ítem y se le envía ordenes en blanco al suplidor. La orden incluye descripción de cada ítem, precio y no se especifica cantidades. Se puede anotar un uso estimado. Al recibir requisición se le envía notificación al suplidor por teléfono o fax tomando en cuenta el número de la orden en blanco, número de ítem, la cantidad ordenada

Se verifica las cantidades totales y los ítems ordenados al final del mes.

-Beneficios de la orden en blanco:

Requiere menos órdenes de compras

Permite descuentos por precios al consolidar órdenes departamentales

Aumenta eficiencia en la retroalimentación debido al agrupamiento de materiales y suplidores

Desarrolla mejores relaciones con el suplidor

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