NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

NORMAS Y PROCEDIMIENTOS

En esta unidad se desarrollan aspectos vinculados con la necesidad de reconocer la importancia que tiene en la organización mantener al día una serie de documentos que enmarcan las actividades de rutina, en sus procesos productivos. Estos documentos se refieren a normas internas y procedimientos cuya utilidad debe ser conocida por todos los empleados, ya que permiten que la empresa pueda evolucionar independientemente de que sus dueños o accionistas principales estén presentes permanentemente.

Con la implementación de unas reglas de juego claras y conocidas por todos los empleados, se requiere un control de gestión básico para hacer el seguimiento y aplicar correctivos de manera oportuna para que los procesos normales de producción no se detengan y toda la empresa se mantenga en sintonía.

Es necesario estar consciente de la necesidad de mantener a la empresa en el mercado. Esto último es una ardua tarea que requiere el mayor de todos los esfuerzos. Para lograr que una empresa permanezca en el mercado esta debe adaptarse a continuos cambios generados por la dinámica.

La importancia de la implementación de normas y procedimientos se ve reflejado en la reducción del tiempo ocioso, optimización de los procesos administrativos, mejorar la interacción entre los diferentes equipos de trabajo de la empresa, obteniendo finalmente una reducción de costos, mejoramiento en la capacidad de reacción de la empresa ante el mercado, una estructura organizacional mas ágil, entre otros tantos beneficios.

A continuación se explica en que consiste la norma para una organización.

NORMA

Es un dispositivo que condiciona el desarrollo de un procedimiento durante su ejecución, o antes, son orientaciones o guías que fijan los límites previamente definidos por la dirección general en las políticas, para la acción y la búsqueda de los objetivos organizacionales.

Es necesario destacar que el termino norma se deriva del establecimiento de las políticas organizacionales, vista como una idea visionaria sobre la totalidad de los objetivos o como una concepción general destinada a dirigir las acciones que se van a realizar.

La norma dentro de una organización, es considerada como un punto de conexión que permite el desarrollo de un procedimiento durante su ejecución o previamente, en ella se registran entre otros, los datos vinculados con la empresa, la fecha en la cual se elabora, así como las acciones y responsables.

El objetivo principal de una norma consiste en asegurar paso a paso el cumplimiento de ciertas pautas específicas, necesarias para el buen desempeño de las operaciones de un procedimiento maximizando la utilización de los recursos disponibles.

Las normas tienen un amplio ámbito de aplicación entre los cuales mencionaremos los siguientes:

• En la ejecución de actividades, operaciones y procesos de naturaleza administrativa.

• En la producción, elección o utilización de los elementos o instrumentos de trabajo.

Uso de conceptos, símbolos, representaciones de tipo general

Es importante destacar que la norma condiciona el desarrollo de un procedimiento.

A continuación se plantea un ejemplo.

a. Procedimiento

Solicitud y entrega de materiales de oficina.

Normas: Los empleados o sucursales de las empresas solicitan materiales y útiles de oficina a través de un formulario identificado como “pedido de útiles de oficina”. Para procesar la solicitud de útiles y materiales de oficina, ante el departamento de proveeduría ésta, debe estar firmada por el jefe del departamento, en el caso de Oficina Central por el Gerente de Zona respectivo, si se trata de una sucursal.

b. Procedimiento.

Selección de personal.

Normas:

1) Todo criterio de selección debe estar basado en una valoración racional de las aptitudes y/o los meritos del candidato en relación al perfil específico del cargo que aspira desempeñar.

2) Los aspirantes que aprueben las evaluaciones pasaran a formar parte del registro de Elegibles internos o externos según sea el caso.

PROCEDIMIENTO

Es un conjunto de operaciones ordenadas en secuencia cronológica que precisan la forma sistemática de hacer determinado trabajo de rutina.

Es entendido también como la secuencia de actividades, operaciones, pasos o etapas interrelacionadas que se desarrollan con el propósito de lograr un objetivo especifico.

Los procedimientos responden a cada situación particular, ya que no son de aplicación general: han de tener estabilidad y al mismo tiempo flexibilidad para poder adaptarse a nuevas situaciones. Son de gran utilidad para ser aplicados en trabajos que se repitan, así la gerencia se evita tomar decisiones una y otra vez dentro de la ejecución de las actividades. Es por ello que un procedimiento es un tipo de toma de decisión estructurada porque nos dice como debemos hacer un proceso dentro de una determinada área.

CARACTERÍSTICAS DE UN PROCEDIMIENTO

Los procedimientos se pueden identificar a través de ciertas características comunes que los diferencian de otras acciones dentro de una organización, entre ellas tenemos:

- El procedimiento es un instrumento o dispositivo administrativo que indica como se procede.

- El resultado de un paso compromete o da origen al siguiente, es decir, los pasos son secuenciales.

- Cubre un ciclo de acción.

- Los pasos están descritos en secuencia lógica de tiempo.

- No son de aplicación general sino que responden a una situación en particular.

- Son de gran aplicación en los trabajos que se repiten, facilitando así su aplicación continua y sistemática.

- Los procedimientos deben tener cierta estabilidad, flexibilidad y elasticidad de forma que se adopten a las exigencias de nuevas situaciones y circunstancias.

- Los pasos de un procedimiento son rutinarios y repetitivos.

- Un procedimiento se realiza dentro de un marco organizacional definido.

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