Procesamiento de datos contables

Estaré con ustedes Mi nombre es María Esther López profesora tutora de la carrera de contador público o licenciado de administración de la materia sistemas de información contable que lo que vamos a ver hoy hoy vamos a ver el procesamiento de los sistemas contables Por qué le llamamos sistema porque no es simplemente una registración contable una técnica mecánica no es un proceso por lo cual se asemejan los distintos sistemas que conocemos el sistema solar que tiene un funcionamiento el sistema nervioso que ustedes ya conocen este el sistema de información contable tiene un ingreso de información un procesamiento de la misma través de técnicas contables y un egreso de informa informe es que ustedes el balance general entonces no es solamente una habilidad técnica para realizar el proceso a la que vamos a aprender Durante este curso sino que también Vamos a aprender a analizar desmenuzar la información que nos dicen los números para hacer un excelente profesional en este tema se hace el contador o el licenciado de administración tiene que saber leer lo que nos dicen los informes contables Si vemos en esta pequeña resumen hemos tratado de condensar lo que son los sistemas es un proceso dónde son más importante las etapas de identificar Cuáles son los hechos económicos que requieren análisis contable que la simple mecánica de registrar que antiguamente se confundía a la contabilidad con los sistemas de información la contabilidad es una parte del proceso que se refiere exclusivamente a la registración Pero antes de la registración hay etapas que hay que cumplir la registración surge o se basa en la ecuación contable de ecuación contable ecuación es una igualdad donde los recursos son iguales a las fuentes una de las partes de la ecuación está compuesta por los recursos que dispone la organización para desarrollar su actividad y alcanzar los objetivos y la otra parte es de donde obtiene esos recursos o sea las fuentes de financiamiento de los mismos De quién los obtengo la ecuación contable como recurso os vendría estar compuesta por los bienes como el dinero los productos mercaderías para la venta los muebles las herramientas las instalaciones y muebles etcétera y las fuentes de financiamiento son de dos tipos pueden ser del propietario o los propietarios del ente económico que es una fuente propia o una fuente proveniente de un financiamiento de terceros ajenos a la organización estos terceros pueden ser los proveedores los bancos las financieras el estado etcétera En qué se basa el proceso contable se basa en dos supuestos básicos primero de la unidad monetaria que decir que yo todos los registros y todas las transacciones económicas las voy a registrar bajo una expresión monetaria homogénea Por más que yo realice operaciones en distintas monedas la tengo que contabilizar o registrar O sea incorporada al proceso contable en una unidad monetaria siempre la misma para poderla comparar y de curso legal por disposiciones legales el otro supuesto básico es el de la entidad económica quiere decir que la registración se va a basar en operaciones o actividades realizadas por el ente económico del cual estamos registrando no una ajena al mismo ya todo lo que afecte ya sea el patrimonio igual los resultados del ente económico debe estar Sí o sí registrada y la la contabilidad debe reflejar La realidad de la entidad económica el sistema solamente puede registrar esas actividades que están sujetas a una selección para poder determinar que corresponden al ente económico las actividades están realizadas por personas y a veces las personas realizan un mismo hecho que puede ser susceptible de registrar en en la contabilidad del ente económico o no vamos a hacer el análisis de algunos ejemplos de una factura y la va a traer a la empresa Pero yo las debo registrar no porque es una actividad que no es inherente a la actividad económica pero si El Ejecutivo realiza en un restaurante una cena o un almuerzo con una serie de personas que componen ya sea un grupo de cliente o un grupo de proveedores con los cuales quiere entablar relaciones económicas estrechas y conveniente para las dos partes estoy hablando de un hecho que circundan a la entidad económica Entonces por lo tanto la factura de ese almuerzo de esa cena si es y debe ser registrada como un gasto en los registros del ente económico O sea incorporarlo al sistema de información contable los tipos de entidades que desarrollen actividades susceptibles de llevar una contabilidad organizada o un sistema contable organizado puede ser de distintos tipos no funcionó Cómo saber desde tres ángulos según el propietario según lo que el propietario sea una persona física o una denomina explotación unipersonal Entonces el propietario es una sola persona y dónde es más difícil más difícil separar lo que es la actividad personal de la actividad económica Hay que ser más cuidadoso por lo tanto para que no se confunda el propietario al seleccionar los hechos registrados otro otro tipo de entidades que tenemos son las formadas por más de una persona o sea las sociedades de personas que normalmente se organizan se organizan como sociedad de responsabilidad limitada sociedad colectiva y dónde Los Socios entre sí tienen una relación de confianza intereses comunes método objetivo planeado hacia un mismo fin otro tipo de sociedades son las que se constituyen como Unión de capitales y se llama sociedades de capital el capital se ha dividido o sea formado por pequeñas partecitas que se denominan acciones entonces la suma de las acciones constituye el capital accionario y los socios por ahí pueden o no conocerse entre ellos y se transfieren con mucha facilidad a través de un instrumento público como en una escritura yo puedo negociar este pequeño capital y venderlo no así las sociedades de personas donde yo para transferir mi parte como socio tengo que consultar al otro porque eso sea de persona hay una relación entre las personas no es lo mismo como socio a un conocido que gozo de mi confianza que tenemos intereses comunes que de pronto sea un desconocido entonces las sociedades pueden ser sociedades de personas donde los socios los une una relación personal o las sociedades de capital donde pueden uno conocerse Los Socios Entonces vamos a tener personas jurídicas Unión de capitales personas jurídicas Unión de personas o sociedad de personas y la unipersonal es la ecuación contable Qué es que surge de los recursos iguales a las fuentes No es cierto se están formando nutriendo por un proceso que surge de los hechos con Cuáles son los hechos económicos son lo que comúnmente denominamos operaciones las operaciones pueden ser de compra de venta de pagos De cobro Estas son las operaciones yo seleccione una transacción que corresponda al ente económico no puedo selección descartó las que no corresponden a la actividad económica de la organización que estamos registrando esas operaciones están respaldadas con un documento Cuáles son los documentos comerciales los que ustedes como comúnmente conoces porque han realizado operaciones comerciales y hace a una factura una nota de crédito en la nota débito un cheque un contrato de alquiler una escritura pública todos esos documentos van a respaldar las registraciones de los hechos económicos una vez que yo analicé la transacción el documento de respaldo procedo a aceptar la peración Y entonces se procede a la imputación Qué es la imputación contable corresponde Designar a esa transacción con nombres que surgen del plan de cuentas el plan de cuenta que ustedes han visto porque lo tenemos este como información como material de estudio en nuestra página ustedes de allí van a seleccionar de acuerdo al manual de cuentas el Manuel es el instructivo del plan de cuenta que imputación corresponde darle a esta transacción una vez que ya tengo la imputación a través de la ecuación contable porque la ecuación me está diciendo que tengo que tener dos cuentas mínimamente para tener una cuenta deudora o que recibe una cuenta acreedora o que entre recién allí surge la registración para ello debo tener en cuenta dos principios el concepto de lo devengado y el concepto del flujo de caja o flujo de fondo es flujo de caja es lo que ustedes normalmente conocen como el pago o el cobro el efectivo de las operaciones No necesariamente una operación terrestre cuando habido flujo de dinero sino que se registra en el momento de producirse El hecho porque en el momento que se produce el hecho ya está afectando al ente económico entonces aplicó el principio de lo devengado si yo contrato por ejemplo un ejemplo que lo hemos visto reiteradas veces en las actividades que ustedes tienen en a mano para salir elaborando el proceso de aprendizaje de la asignatura si yo hago un contrato de alquiler y lo pago por adelantado porque consigo un descuento todavía no es el gasto sea yo es una erogación de dinero pero el gasto todavía No utilice el servicio de alquiler del lugar el otro caso por ejemplo Es que yo contrato un servicio profesional de un abono mensual g1x importe mensual aunque yo no lo aboné tengo que ir registrando mensualmente que ya tengo la obligación es lo que se denomina el devengamiento del gasto O sea si yo pagué o no pague Los sueldos pague o no pague los honorarios al finalizar el mes ya lo comienzo a deber ya debería estar registrado en nuestros libros Cuáles son los libros que nosotros vamos a utilizar nosotros vamos a utilizar los libros obligatorios que surgen de nuestra fuente nuestra Fuente del derecho que es el código de comercio Alvin corregir la actividad comercial la actividad las operaciones las obligaciones y dentro de esta obligación de llevar en orden libro el libro diario y el libro de inventarios y balances porque nosotros nos acostumbremos a trabajar con otros libros que le vamos a denominar libros optativos el libro diario y el libro inventario y balance son los obligatorios que Cierta formalidad no pueden tener raspaduras borraduras enmiéndalo le pueden faltar hojas deben estar foliados habilitados por la autoridad competente que normalmente es el juzgado o sea el juez en lo civil y comercial en lo que nos va a ser real y habilitar los libros de comercio obligatorios y si quiero llevar otros libros también entonces el libro diario vamos a comenzar por el libro diario porque por el libro diario porque es obligatorio y registrar las operaciones cronológicamente Qué quiere decir cronológicamente en orden al tiempo en el cual se produce el hecho con esa ese libro lleva dos columnas la vende Betty La de lavar y siempre tiene que estar iguales él debe igual al haber asado en el principio de la partida doble una cuenta debe haber en él debe una cuenta debe haber que en el haber vaya la redundancia la columna de la derecha es el haber la columna de la izquierda es el de la suma de las dos columnas siempre debe ser iguales cuando nosotros tenemos solamente dos cuentas de activos estamos en presencia de un asiento simple donde hay una cuenta en el debe y una cuenta en el a dar los asientos compuestos son aquellos en que hay más de una cuenta en él debe o más de una cuenta en el haber los acentos que se registran son de todas las operaciones que realizan en tecoh nómico las operaciones pueden ser permutativas y modificativas las operaciones permutativas son aquellas Así que no cambian en cantidad o modifican en cantidad del patrimonio neto quiere decir que hay un cambio cualitativo por ejemplo cuando yo tengo dinero y compró mercadería habido un cambio permutativo Ya no tengo dinero tengo mercadería si en cambio el cambio es cuantitativo decimos que estamos en presencia de operaciones modificativas es decir que modifican cuantitativamente el patrimonio neto Cuáles son las operaciones modificativas que se refieren a hechos económicos que representan una ganancia o una utilidad o un niño una pérdida o un Entonces el libro diario va a registrar cronológicamente las operaciones pero cuando nosotros queremos analizar cuánto tenemos de muebles y útiles o cuánto tenemos de mercadería cuánto tenemos nos resulten gorroso a través del que ir día por día sumando las los movimientos de estas cuentas Entonces sí dio un sí un libro que lleva un registro sistemático es el libro mayor el libro mayor se lleva cuenta por cuenta si a cada cuenta tiene un folio del libro mayor en el que va siguiendo a través del ejercicio económico los movimientos de las cuentas que es lo que voy a poner en la misma cuenta por ejemplo la cuenta caja todos los movimientos que hay desde el mes 1 hasta el final del ejercicio con económico del deben haber iba registrando su saldo que saldo para tenerla viste que tiene sal cuando él debe Es mayor que la da y se dice que la cuenta tiene saldo acreedor cuando el haber Es mayor que él pero puede haber casos en que la cuenta está saldada supongamos que nosotros con traemos una obligación con un proveedor y le pagamos todo lo que hemos comprado esa cuenta Va a estar salga Entonces él debe igual al haber = cuenta saldada este libro mayor que registrar sistemáticamente los saldos de las cuentas nos permitirá confeccionar lo que se denomina un balance de comprobación de sumas y saldos yo hago un listado de las cuentas en este balance y con dos columnas Debe haber voy copiando los saldos que tienen libro mayor todas las cuentas que utiliza do de mi plan de 40 le pongo a cada una el saldo correspondiente y la sumatoria de los saldos del de Veloz de la vez me tiene que dar igual quiere decir que realizado correctamente los la registración porque porque si yo cada ciento tiene el debe igual al haber cuando hago un balance comprobación de saldos de vencer el debe igual al haber una vez que yo tengo el balance de comprobación de sumas y saldos debo observar lo comparan el ente económico Comparado con la realidad del ente económico surgen diferencias entre la contabilidad y lo real si surgen diferencias yo debo efectuar los ajustes correspondientes porque la contabilidad debe ser un fiel reflejo de la realidad económica de la organización en la cuenta caja por ejemplo Tengo un saldo de $100 pero voy hasta la persona que lleva la caja verdadera cuenta el saldo del dinero que hay y dice tengo $98 quiere decir que hay una diferencia que se perdió que se extravió que se registró mal y yo lo debo ajustar porque porque yo no puedo en la contabilidad decir tengo $100 de dinero cuando el dinero real son 98 Y así sucesivamente con todas las cuentas

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