Proceso Administrativo Y Funciones De La Administracion

PLANEACION

Definición

Como dije anteriormente, la planeación abarca la definición de los objetivos o metas de la organización, el establecimiento de una estrategia global para alcanzar esas metas, y el desarrollo de una amplia jerarquía de planes para integrar y coordinar con los medios (como se debe hacer).

La planeación se puede definir, adicionalmente, en términos de que sea informal o formal. Todos los administradores se ocupan de la planeación, pero podría ser que se ocuparan sólo de la variedad informal. En la planeación informal no se escribe nada, y se comparten poco o nada de los objetivos con otras personas de la organización. Esto describe la planeación en muchas empresas pequeñas; el dueño - administrador tiene una visión de a donde quiere ir, como llegar hasta allá. La planeación es general y carece de continuidad. Desde luego, existe planeación informal en algunas organizaciones grandes, y algunas organizaciones pequeñas tienen planes formales muy avanzados.

Cuando uso el termino planeación en este trabajo descriptivo, estoy implicando la planeación formal, se formulan objetivos específicos que abarcan determinado numero de años. Se formulan estos objetivos en forma escrita y se ponen a disposición de los integrantes de la organización.

Por ultimo, existen programas de acción especifica para alcanzar estos objetivos; esto es, la administración define con claridad la ruta que desea tomar desde donde se encuentra hasta donde quiere llegar.

PROPOSITO DE LA PLANEACION

La planeación establece un esfuerzo coordinado. Da dirección tanto a los administradores como a los que no lo son. Cuando todos los interesados saben a donde va la organización y con qué deben contribuir para lograr el objetivo, pueden empezar a coordinar sus actividades, a cooperar unos con otros, y a trabajar en equipo. La falta de planeación puede dar lugar a un “zigzagueo” y así evitar que una organización se mueva con eficiencia hacia sus objetivos.

Al obligar a los administradores a ver hacia delante, a anticipar cambios, a tomar en cuenta el impacto de tales cambios, y a desarrollar respuestas apropiadas, la planeación reduce la incertidumbre. También aclara las consecuencias de las acciones que podrían tomar los administradores en respuesta al cambio.

La planeación también reduce la superposición y desperdicio de actividades. La coordinación antes del hecho probablemente descubra desperdicio y redundancia. Además, cuando los medios y los fine están claros, las ineficiencias son obvias.

Por ultimo, la planeación establece objetivos o estándares que facilitan el control. Sino estamos seguros de lo que tratamos de alcanzar, ¿cómo podremos determinar si lo hemos alcanzado?. En la planeación desarrollamos los objetivos. En la función de control comparamos el desempeño actual contra los objetivos, identificamos cualesquier desviación significativa, y tomamos la acción correctiva necesaria. Sin planeación no puede existir control.

PLANEACION Y DESEMPEÑO

¿ Se desempeñan mejor los administradores y organizaciones que formulan planes, que aquellos que no los desarrollan?. De manera intuitiva Ud. esperaría que la respuesta fuera un “SI” resonante. Por lo general la revisión de la evidencia arroja resultados afirmativos, sin embargo, eso no debe ser interpretado como un respaldo a ciegas de la planeación formal. No podemos decir que las organizaciones que formulan planes formales SIEMPRE tienen un mejor desempeño que aquellas que no lo desarrollan.

Se han realizado docenas de estudios para someter a prueba las relaciones entre planeación y desempeño. Sus resultados nos permiten llegar a las siguientes conclusiones. En primer lugar, hablando en forma general, la planeación formal esta asociada con mayores utilidades, mayor rendimiento de los activos, y otros resultados financieros positivos. En segundo lugar, la calidad del proceso de planeación y la implantación apropiada de los planes, tal vez contribuyen a un alta desempeño que la extensión de la planeación. Por ultimo, en aquellos estudios en que la planeación formal, no ha llevado a un mayor desempeño el ambiente es por lo común el culpable. Cuando las leyes gubernamentales, sindicatos poderosos y fuerzas ambientales similares restringen las opciones de la administración, la planeación tendrá un impacto menos sobre el desempeño de una organización. ¿Por qué? Porque la administración tendrá menos opciones para que la planeación pueda proponer alternativas viables. Por ejemplo, la planeación podría sugerir que una empresa de fabricación produjera cierto numero de sus piezas claves en Asia, con el fin de competir con mas eficiencia contra los bajos costos de competidores extranjeros.

Pero, si el contrato de la empresa con su sindicato prohibe específicamente la transferencia de trabajos a ultra mar, se reduce de manera considerable el valor del esfuerzo de planeación de la empresa. Choques dramáticos del ambiente también pueden socavar los mejores planes. El desplome del mercado de Asiático de valores en octubre de 1997, socavó la mayor parte de los planes formales desarrollados con anterioridad por las empresas de corretaje. En tales condiciones de incertidumbre ambiental, no hay razón para esperar que los planeadores necesariamente de desempeñen mejor que los que no los son.

PLANEACIÓN Y OBJETIVOS

La planificación depende de los objetivos. Los objetivos son metas. Empleo ambos términos de manera intercambiable. ¿Qué es lo que significan? Ellos se refieren a los resultados deseados para individuos, grupos u organizaciones totales. Estos proporcionan dirección para todas las decisiones de la administración, y forman el criterio contra el que pueden medirse los logros reales. Es por todas estas razones que constituyen los fundamentos de la planeación.

DIVERSIDAD DE OBJETIVOS

A primera vista, pudiera parecer que las organizaciones tienen un objetivo único, para las empresas de negocios obtener utilidades; para las organizaciones no lucrativas, proporcionar un servicio eficiente. No obstante, un análisis más de cerca revela que todas las organizaciones tienen objetivos múltiples. Las empresas de negocios también tratan de incrementar su parte del mercado y proporcionan el bienestar de sus empleados.

Una iglesia brinda un “camino al cielo por conducto de la absolución”, pero también auxilia a los menos favorecidos de su comunidad, y actúa como sitio de reunión para que sus miembros se congreguen con fines sociales. No hay una medida que por sí sola pueda evaluar efectivamente si una organización de desempeña con éxito. El énfasis en una sola meta, como las utilidades, desestima otras metas que también deben lograrse si es que de alcanzarse las utilidades de largo plazo.

Ya habiendo determinado el hecho fehaciente de que los objetivos son los pilares de toda planificación. No profundizare mas en el tema, ya que esto corresponde a la Administración por Objetivos (APO), desviándome hacia otra área de la administración.

TIPOS DE PLANES

Planes estratégicos en comparación con los planes operacionales

Los planes que se aplican a toda la empresa, que se refieren al establecimiento global de los objetivos de la organización, y que buscan situar en una posición a la organización en términos de su ambiente, se llaman planes estratégicos. Los planes que especifican los detalles de cómo se deben lograr los objetivos globales, se llaman planes operacionales. Los planes estratégicos y operacionales difieren en su marco de tiempo, su alcance, y se deben incluir o no una serie conocida de objetivos organizacionales.

Los planes operacionales tienden a cubrir periodos más cortos, por ejemplo: los planes mensuales, semanales, día tras día, de una organización, son casi todo los planes organizaciones. Los planes estratégicos tienden a incluir un período extenso, por lo general 5 años o más. También cubren un área más amplia y tratan menos con cosas especificas. Por último, los planes estratégicos incluyen la formulación de objetivos, mientras que los planes operacionales la existencia de objetivos. Los planes operacionales ofrecen formas de alcanzar estos objetivos.

Planes a corto plazo en comparación con planes a largo plazo

Los analistas financieros por tradición describen el rendimiento de las inversiones como a corto, a mediano y a largo plazo. El termino corto plazo considera menos de un año. Cualquier marco de tiempo mas allá de los 5 años se clasifica como de largo plazo. El termino mediano abarca el periodo entre los otros dos.

Los administradores han adoptado la misma terminología para describir los planes. A fin de tener claridad, enfatizaremos planes a corto plazo en contraste con planes a largo plazo en la presentación posterior del material.

Planes específicos en contraste con los planes direccionales

Parece intuitivamente correcto que siempre sean preferibles los planes específicos a los planes direccionales o realizados grosso modo. Losplanes específicos tienen objetivos definidos con claridad. No hay ambigüedad, no hay problemas por malos entendidos.

Por ejemplo, un administrador que busca incrementar las ventas de su empresa en 20% en un periodo determinado de 12 meses, podría establecer procedimientos específicos, asignar presupuestos y programar las actividades para alcanzar tal objetivo. Todo esto representa planes específicos.

Los Planes direccionales identifican las directrices generales. Proporcionan el enfoque, pero no encierran a la administración en objetivos específicos o cursos determinados de acción. En lugar de que un administrador siga con un plan especifico

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