Programación y presupuesto para Proyectos

Programación y presupuesto del Proyecto

Introducción

En este curso aprenderás los principios fundamentales de lo que es la gestión del tiempo y del costo en las etapas de planeación de un proyecto, se identificarán las actividades a partir de lo que es una estructura desglosada del trabajo es decir lo que hemos conocido como la EDT del proyecto. Identificando los recursos para el mismo, la secuenciación de las actividades, la duración del proyecto para construir algo el cronograma del proyecto, es decir el plan de gestión del tiempo para el mismo.

Así también vamos a aprender a hacer la estimación de los costos de los recursos para desarrollar lo que es un presupuesto de trabajo y con ello un flujo de efectivo o línea base de costo para el control del costo y del tiempo, con lo que podremos establecer acciones correctivas o preventivas para poder ajustar nuestro proyecto porque vamos atrasados o vamos adelantados o vamos gastando más de lo que teníamos presupuestado o menos.

1. Proceso de gestión del Tiempo

1. Cuales son los procesos de gestión del tiempo en un proyecto (video)

Para empezar debemos conocer la triple restricción en los proyectos. Este concepto es fundamental para el éxito o fracaso del proyecto, en la figura podemos ver un triángulo equilátero, los 3 lados son igualmente importantes en este sentido. Si no se cumple con esta restricción o este concepto, nuestro proyecto va a fracasar. Y por lo tanto, los involucrados y principalmente el cliente va a quedar insatisfecho. Por lo tanto la calidad en proyectos esta en función del Tiempo, Costo y el Alcance.

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En la calidad podemos ver que el tiempo es una de las variables críticas para el éxito o fracaso del proyecto. Por lo tanto la gestión del tiempo en el proyecto es la aplicación de aquellos procesos y herramientas para hacer que nuestro proyecto termine en el tiempo establecido y acordado con las diferentes partes involucradas.

El Project Management Institute, o PMI tiene definidos 7 procesos diferentes para lograr que nuestros proyectos terminen a tiempo como se muestra en la figura

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Fuente PMBOX

1. 6.1 Plan de gestión del cronograma del proyecto. Es un plan de trabajo donde se establecen políticas, procedimientos, métricas, responsabilidades, Es decir un plan de trabajo definido,
2. 6.2 Definición de las actividades. Como el nombre lo indica se definen las acciones concretas o tareas que vamos a llevar a cabo a lo largo del proyecto estableciendo fechas de inicio, fechas de terminación
3. 6.3 Secuencia de Actividades. Acá se define el orden o la relación de dependencia que hay entre las diferentes actividades ya definidas previamente
4. 6.4 Estimación de los recursos. En este paso se asignan las cantidades de personas materiales, equipamiento que son necesarios para llevar a cabo nuestras actividades.
5. 6.5 Estimación de la duración. Este paso es posterior a la estimación de los recursos. Necesito previamente conocer qué recursos cuento, cuáles son disponibles para establecer cuánto tiempo me voy a tardar en ellos, para establecer esas unidades de trabajo, unidades de tiempo para llevar a cabo las actividades
6. 6.6 Desarrollo del cronograma. El cronograma del proyecto es esa gráfica de Gantt o gráfica de barras donde ya sumamos todas las definiciones anteriores de secuenciación, definición de actividades estimación de recursos y lo establecemos en un programa de trabajo. Gráficamente, esto es un cronograma con plan de gestión del tiempo.
7. 6.7 Control del cronograma. Esto se hace en las etapas posteriores a la planificación y ahí medimos lo que planeamos contra lo que vamos realizando y determinamos si nuestro proyecto va bien o va mal en el tiempo.

1. Plan de gestión del cronograma del proyecto

O plan de trabajo nos define las políticas, los procedimientos y la documentación necesaria para desarrollar y manejar la ejecución de nuestro proyecto a lo largo del proyecto. Es un factor clave como documento, que se suma con otros documentos como el plan de gestión del alcance, el plan de gestión de la calidad, el plan de gestión de los recursos humanos, de las comunicaciones y así respectivamente.

Algo fundamental en este documento es definir el nivel de exactitud que vamos a manejar en las diferentes estimaciones de recursos o de tiempo. Es fundamental en este documento marcar lo siguiente:

• Cuáles son las unidades de tiempo. Es decir, si nuestro proyecto está en semanas, en días o en meses.
• Procedimientos para la revisión y el mantenimiento o el control del mismo.
• Descripción detallada de cómo vamos a secuenciar, o qué herramientas de trabajo o computacionales vamos a tener para desarrollar este plan de trabajo llamado así como plan de gestión del cronograma del proyecto.

1. Definición de las actividades

Las actividades no son los paquetes de trabajo establecidos en la EDT del proyecto. (las EDT son los entregables o resultados que hemos definido y acordado con las diferentes partes). En la WBS que tenemos en un proyecto, que define como se descomponen las diferentes etapas de un proyecto, ahí tengo lo que es el nivel más bajo de esa descomposición llamado paquetes de trabajo. A partir de ahí tengo la definición de las actividades.

Es decir, las actividades son las acciones concretas que tengo que realizar para llevar a cabo o alcanzar los resultados o trabajos que hemos definido en el alcance. Y en estas actividades posteriormente vamos a asignar recursos, y vamos a asignar duración, vamos a asignar fechas de inicio y fechas de terminación.

Entonces podemos ver que una actividad o varias actividades sumadas nos van a dar el conjunto de entregables o resultados definidos en el alcance. A partir de allí se pueden definir los hitos o las fechas importantes en las cuales terminamos esas actividades. Posteriormente vamos a tocar un

1. Secuencia de Actividades

La secuenciación es establecer el orden en el cual van cada unas de las actividades. Eso regularmente lo vemos en una gráfica llamada diagrama de precedencias donde los círculos o rectángulos que podemos ver son las actividades, y las flechas representan las relaciones de dependencia. De dónde a dónde va cada actividad, cuál va primero, cuál va después. Y ahí podemos establecer que hay.

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