Programación y presupuesto para Proyectos

Programación y presupuesto del Proyecto

Introducción

En este curso aprenderás los principios fundamentales de lo que es la gestión del tiempo y del costo en las etapas de planeación de un proyecto, se identificarán las actividades a partir de lo que es una estructura desglosada del trabajo es decir lo que hemos conocido como la EDT del proyecto. Identificando los recursos para el mismo, la secuenciación de las actividades, la duración del proyecto para construir algo el cronograma del proyecto, es decir el plan de gestión del tiempo para el mismo.

Así también vamos a aprender a hacer la estimación de los costos de los recursos para desarrollar lo que es un presupuesto de trabajo y con ello un flujo de efectivo o línea base de costo para el control del costo y del tiempo, con lo que podremos establecer acciones correctivas o preventivas para poder ajustar nuestro proyecto porque vamos atrasados o vamos adelantados o vamos gastando más de lo que teníamos presupuestado o menos.

1. Proceso de gestión del Tiempo

1. Cuales son los procesos de gestión del tiempo en un proyecto (video)

Para empezar debemos conocer la triple restricción en los proyectos. Este concepto es fundamental para el éxito o fracaso del proyecto, en la figura podemos ver un triángulo equilátero, los 3 lados son igualmente importantes en este sentido. Si no se cumple con esta restricción o este concepto, nuestro proyecto va a fracasar. Y por lo tanto, los involucrados y principalmente el cliente va a quedar insatisfecho. Por lo tanto la calidad en proyectos esta en función del Tiempo, Costo y el Alcance.

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En la calidad podemos ver que el tiempo es una de las variables críticas para el éxito o fracaso del proyecto. Por lo tanto la gestión del tiempo en el proyecto es la aplicación de aquellos procesos y herramientas para hacer que nuestro proyecto termine en el tiempo establecido y acordado con las diferentes partes involucradas.

El Project Management Institute, o PMI tiene definidos 7 procesos diferentes para lograr que nuestros proyectos terminen a tiempo como se muestra en la figura

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Fuente PMBOX

1. 6.1 Plan de gestión del cronograma del proyecto. Es un plan de trabajo donde se establecen políticas, procedimientos, métricas, responsabilidades, Es decir un plan de trabajo definido,
2. 6.2 Definición de las actividades. Como el nombre lo indica se definen las acciones concretas o tareas que vamos a llevar a cabo a lo largo del proyecto estableciendo fechas de inicio, fechas de terminación
3. 6.3 Secuencia de Actividades. Acá se define el orden o la relación de dependencia que hay entre las diferentes actividades ya definidas previamente
4. 6.4 Estimación de los recursos. En este paso se asignan las cantidades de personas materiales, equipamiento que son necesarios para llevar a cabo nuestras actividades.
5. 6.5 Estimación de la duración. Este paso es posterior a la estimación de los recursos. Necesito previamente conocer qué recursos cuento, cuáles son disponibles para establecer cuánto tiempo me voy a tardar en ellos, para establecer esas unidades de trabajo, unidades de tiempo para llevar a cabo las actividades
6. 6.6 Desarrollo del cronograma. El cronograma del proyecto es esa gráfica de Gantt o gráfica de barras donde ya sumamos todas las definiciones anteriores de secuenciación, definición de actividades estimación de recursos y lo establecemos en un programa de trabajo. Gráficamente, esto es un cronograma con plan de gestión del tiempo.
7. 6.7 Control del cronograma. Esto se hace en las etapas posteriores a la planificación y ahí medimos lo que planeamos contra lo que vamos realizando y determinamos si nuestro proyecto va bien o va mal en el tiempo.

1. Plan de gestión del cronograma del proyecto

O plan de trabajo nos define las políticas, los procedimientos y la documentación necesaria para desarrollar y manejar la ejecución de nuestro proyecto a lo largo del proyecto. Es un factor clave como documento, que se suma con otros documentos como el plan de gestión del alcance, el plan de gestión de la calidad, el plan de gestión de los recursos humanos, de las comunicaciones y así respectivamente.

Algo fundamental en este documento es definir el nivel de exactitud que vamos a manejar en las diferentes estimaciones de recursos o de tiempo. Es fundamental en este documento marcar lo siguiente:

• Cuáles son las unidades de tiempo. Es decir, si nuestro proyecto está en semanas, en días o en meses.
• Procedimientos para la revisión y el mantenimiento o el control del mismo.
• Descripción detallada de cómo vamos a secuenciar, o qué herramientas de trabajo o computacionales vamos a tener para desarrollar este plan de trabajo llamado así como plan de gestión del cronograma del proyecto.

1. Definición de las actividades

Las actividades no son los paquetes de trabajo establecidos en la EDT del proyecto. (las EDT son los entregables o resultados que hemos definido y acordado con las diferentes partes). En la WBS que tenemos en un proyecto, que define como se descomponen las diferentes etapas de un proyecto, ahí tengo lo que es el nivel más bajo de esa descomposición llamado paquetes de trabajo. A partir de ahí tengo la definición de las actividades.

Es decir, las actividades son las acciones concretas que tengo que realizar para llevar a cabo o alcanzar los resultados o trabajos que hemos definido en el alcance. Y en estas actividades posteriormente vamos a asignar recursos, y vamos a asignar duración, vamos a asignar fechas de inicio y fechas de terminación.

Entonces podemos ver que una actividad o varias actividades sumadas nos van a dar el conjunto de entregables o resultados definidos en el alcance. A partir de allí se pueden definir los hitos o las fechas importantes en las cuales terminamos esas actividades. Posteriormente vamos a tocar un

1. Secuencia de Actividades

La secuenciación es establecer el orden en el cual van cada unas de las actividades. Eso regularmente lo vemos en una gráfica llamada diagrama de precedencias donde los círculos o rectángulos que podemos ver son las actividades, y las flechas representan las relaciones de dependencia. De dónde a dónde va cada actividad, cuál va primero, cuál va después. Y ahí podemos establecer que hay.

Por ejemplo, relaciones que nos dicen de final comienzo que eso significa termina una actividad y comienza la siguiente actividad. Una actividad previa o predecesora y una actividad sucesora,

Ejemplo de esto sería estoy haciendo la cimentación en una construcción. Termino esa cimentación y continúo con la fabricación de los muros. Esa es una relación de final comienzo. Hay otras actividades o relaciones de precedencia que son: final final, comienzo comienzo, comienzo y final. Diferentes formas de secuenciar las actividades de un proyecto.

También podemos encontrar lo que son modificaciones a las relaciones lógicas de procedencia que, ahí podemos tener adelantos o tiempos de espera.

Un adelanto sería el no tener que esperar a que terminemos totalmente una actividad, y podemos ponerla antes para poder ganar más tiempo.

Tiempo de espera en el cual diríamos termino de pintar una habitación, cuando termine de pintar la habitación tengo que esperar unas horas para poder continuar con la siguiente actividad.

1. Cronogramas

En esta parte vamos a presentar las cinco diferentes figuras o cronogramas que tenemos.

1. Primero Cronograma detallado del proyecto con diferentes relaciones lógicas de precedencia, este cronograma es el más conocido, en la administración del proyecto, ahí podemos ver que en la parte derecha tengo las barras el color azul, el color rojo, el color negro, que representan las actividades de un proyecto, cada una de esas barras tienen fechas de inicio, fechas de terminación, tenemos también alguna otra información en la cual tenemos una línea en la parte superior donde están las fechas específicas en las cuales se va llevando el proyecto, y en la parte izquierda tenemos lo que es la lista de las actividades del proyecto, todas las actividades que tenemos divididas en diferentes partes. Donde se muestra una estructura desglosada del trabajo, o EDT que ya hemos, donde dividimos los paquetes de trabajo, esos paquetes de trabajo se definen en actividades. Ahí vemos que la duración del proyecto. Esto es lo que se llama un cronograma detallado del proyecto. Y es el resultado al cual tenemos que llegar con nuestro equipo de trabajo, como gerentes de proyecto para poder administrar los tiempos y las tareas que tenemos ya definidas para llevar a cabo nuestro proyecto.
2. Segundo Cronograma de resumen de proyecto, acá no nos presenta el detalle. Aquí simplemente estamos teniendo las diferentes etapas o fases que tenemos a lo largo del proyecto, y tengo una definición del problema, un análisis, tengo un diseño, y así respectivamente, son las etapas, no tengo el detalle de las actividades, Esto es fundamental para tener, pues la la vista rápida de cuánto va a durar el proyecto, o las diferentes etapas del mismo.
3. Tercero Cronograma de hitos, es un cronograma o una gráfica donde estamos representando solamente las fechas importantes del proyecto, cuándo comenzamos, cuándo vamos a terminar, cuándo empezamos o terminamos etapas del mismo. Ahí podemos ver que en esta gráfica tengo puntos o rectángulos, o diamantes que así lo podemos revisar o visualizar, donde en lugar de las barras, está esa ese símbolo, y con la fecha en específico en la cual se da. Este cronograma de hitos es fundamental, por ejemplo, para un cliente, para un patrocinador de proyecto, donde no le interesa el detalle, o no le interesa cuántas etapas tenemos en el proyecto, le interesa saber cuáles son las fechas en específico en las cuales vamos a entregar nuestros resultados, esto es conocido entonces como el cronograma de hitos en el proyecto.
4. Cuarto Diagrama de red del cronograma del proyecto, que es una representación gráfica un poco diferente a las anteriores que mencionamos en esta se representan mediante círculos y las diferentes flechas que están uniendo a cada una de las actividades representadas, como relación lógica de precedencia, cuál va primero, cuál va después en cada una de las actividades y algo fundamental que nos muestra aquí es los colores rojos, que nos muestran la secuenciación o las rutas críticas del proyecto. que es un concepto que nos marca la duración total del proyecto, este es el diagrama de red del cronograma.
5. Quinto Cronograma de seguimiento, este es algo muy parecido al primer conograma, en el cual sí tengo el detalle de cada una de las tareas, de las actividades, las diferentes etapas en las cuales se está dividiendo cada una de las partes del proyecto. Pero ahora tengo 2 barras para representar cada actividad, una barra que está en color negro y una barra que está en color azul o está en negro. Si observamos a detalle, podemos ver que al final de cada barra, tengo un porcentaje, ese porcentaje representa el avance físico que tenemos en las actividades. Esto nos permite ver la comparación entre lo que planeamos inicialmente y lo que llevamos realmente en un punto en específico. Ahí puedo revisar, pues lo que sería el estado del proyecto en una fecha en específico, y determinar si nuestro proyecto va bien en tiempo, o va mal, o va a atrasado o adelantado, en específico, este es un cronograma que se utiliza para determinar las acciones correctivas o preventivas que son necesarias para llevar a cabo con nuestro proyecto.

Estos son los 5 cronogramas de trabajo para los cuales vamos a tener que desarrollar algunas aplicaciones o técnicas que vamos a ver posteriormente.

1. Calculo de la Ruta Critica

1. Método de Calculo de la Ruta Critica

En este módulo vamos a ver cómo se determina la programación de un proyecto. Y estamos en la lección del método de cálculo de la ruta crítica, más conocido como el CPM. Al finalizar este video vamos a conocer el concepto de la ruta crítica de un proyecto. Vamos a conocer cómo se calcula los tiempos tempranos y tardíos de las

actividades en un cronograma de proyecto. Y vamos también a ver cómo se calcula

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