Protocolos en Congresos y Convenciones

Licenciatura en Administración Turística

7º. Semestre

Congresos y Convenciones

Protocolos en Congresos y Convenciones

Alumno: Gerardo Mena Castillo

Profesor: Dr. Ignacio Alfonso Martínez Jiménez

8 de Octubre del 2013

Objetivo de la Investigación

Objetivo General

Identificar cuáles son las características que contempla el protocolo a seguir en el desarrollo de un Congreso y una Convención, ancecedentes, su aplicación y normatividad.

Objetivos Específicos

• Definir el concepto de protocolo.

• Identificar cuáles son los tipos de protocolos que existen.

• Identificar cuáles son las normas de protocolo utilizado en el rubro de Congresos y Convenciones.

• Analizar si en el estado se siguen las normas que dicta un protocolo de Congresos y Convenciones para su realización.

Preguntas de investigación

• ¿Cuál es el origen de la palabra protocolo?

• ¿Qué normas son parte del protocolo necesario para la realización de Congresos y Convenciones?

• ¿Existen diferentes tipos de protocolos?

• ¿Cómo se clasifican los tipos de protocolos?

• ¿Cuál es la situación en materia de Congresos y Convenciones en relación con los protocolos dentro del estado de Oaxaca?

RESUMEN

En la siguiente investigación se analizará el término protocolo, cuáles fueron sus orígenes. A su vez se darán a conocer las clasificaciones que existen en cuanto a las normas que comprenden un protocolo. La importancia de llevar a cabo el protocolo en la realización de reuniones formales como lo son Congresos y Convenciones. Cuáles son las principales consideraciones en cuanto a protocolo se refiere en diferentes tipos de reuniones formales, identificando principalmente las de congresos y convenciones. Finalmente un análisis sobre el uso del protocolo que debe de seguirse en la organización de congresos en la ciudad, su aplicación y sus limitantes.

Palabras Clave: Congresos, Convenciones, Protocolo, Normas.

ABSTRACT

The following research will examine the term protocol, their origins. Turn will be announced classifications exist as to the rules comprising a protocol. The importance of carrying out the protocol in conducting formal meetings such as congresses and conventions. What are the main considerations of protocol refers to different types of formal meetings, mainly identifying conferences and conventions. Finally an analysis of the use of the protocol to be followed in the organization of congresses in the city, its implementation and its limitations.

Keywords: Congress, Conventions, Protocol Standards.

Protocolos en Congreso y Convenciones

Definición de Protocolo

Según el diccionario de la Lengua Española (RAE, 2001), el término protocolo procede del bajo latín protocollum, y se define como: “regla ceremonial diplomática o palatina establecida por decreto o por costumbre”.

Para la Enciclopedia Universal Ilustrada Europeo Americana (DRAE) nos indica lo que en esas fechas se entendía por protocolo: “una serie de documentos (escrituras matrices, actas, libros, minutarios o escrituras que recogen textos de importancia y de valor legal”. En ese mismo documento en la octava acepción del término se indicaba que era el nombre que se daba en Roma al sello impreso o escrito en el papel destinado a extender las actas públicas.

Solo hasta finales del siglo XIX fue cuando empieza a aparecer el término protocolo con un sentido aproximado al de hoy. Según lo contenido en el libro Protocolo y Organización de Eventos (Otero, 2009) el término protocolo ha sido confundido con otros términos como ceremonia o etiqueta.

Según Raúl Villanueva en su libro Gestión de Protocolo (2012) nos menciona que el protocolo es un un conjunto de reglas de cortesía y urbanidad establecidas para cualquier tipo de ceremonia y que este a su vez se clasifica en diferentes tipos de protocolo.

Un protocolo es entonces producto de la adquisición de normas de carácter común, normas que son aceptadas como directrices de comportamiento para un evento y un sector específico de la sociedad y esta van a depender del tipo de protocolo que vaya más adecuado a la situación o al contexto de la reunión o evento.

Normas sobre Protocolos

María del Carmen Martínez Guillen en su libro Protocolo Social y Empresarial nos menciona que existe una clasificación de las normas consideradas protocolarias y las clasifica en normas de carácter moral, normas de carácter social y normas de carácter jurídico.

Las Normas de carácter moral serán representadas por aquellas que vienen exigidas por el cumplimiento del deber moral e inspiradas por la caridad o solidaridad para con los semejantes, serán por ejemplo los buenos modales.

Las normas de carácter social (de protocolo en sentido muy estricto) o de etiqueta o simples reglas convencionales, variables en el tiempo y en cada país, de carácter no vinculante y cuyo incumplimiento no representa para el infractor más que una sanción social por ejemplo el uso de smoking durante la noche.

Las normas de carácter jurídico por su parte son dictadas por el Estado o la Comunidad Internacional, y que constituyen ya verdadero derecho positivo

Por otra parte existe otra clasificación de los protocolos según su tipo y son institucional, empresarial e internacional.

El protocolo institucional se resumen en la comunicación de verbal de cualquier institución con la sociedad en la cual manifiesta lo que quiere hacer y porque. Esto puede ser claramente apreciable en las relaciones públicas de las empresas, regularmente conformado por un gabinete. Este gabinete será el encargado de la comunicación y relación con los medios, la atención a clientes, la entrega de premios, la actuación en acontecimientos especiales, la organización de eventos entre otras. Este gabinete necesita conocer los diferentes tipos de actos que existen para poder llevarlos a cabo conforme al protocolo correspondiente por la institución.

El protocolo empresarial puede ser tanto de los trabajadores internos de una empresa como entre empresas, es aquí donde entra el rubro de congresos y convenciones, pues cada vez es más común que se lleven a cabo eventos de este tipo tales como conferencias, congresos y convenciones entre otros; es por ello que resulta inevitable conocer el protocolo para cada uno de estos eventos, el código necesario para facilitar la interrelación y mantener un ambiente de formalidad. Aspectos como la cortesía, la educación, la vestimenta profesional y el trato definirán de manera general este tipo de protocolos.

El protocolo internacional son las normas y costumbres de convivencia, relación y tratamiento entre los integrantes de la sociedad internacional. Existe el protocolo diplomático, el de estado y el vexilológico.

Protocolo utilizado en el rubro de Congresos y Convenciones

En el mundo de los negocios y como parte de los protocolos empresariales existen una serie de normas y lineamientos protocolarios que deben de cumplirse en la gestión y desarrollo de estas actividades, tales como reuniones, comidas de trabajo, congresos, convenciones etc. A continuación se enlistan algunas de las principales características de protocolo que deben de seguirse en este tipo de reuniones.

Eventos Privados

Comidas de Trabajo

Se utilizan regularmente para convertirlas en reuniones de trabajo pero en un ambiente algo más distendido. Entre ellas están los desayunos, almuerzos y cenas.

Según nos menciona el libro de Gestión de Protocolo (2012) dentro de las normas de protocolo durante los desayunos deben ser: La duración aproximadamente deberá ser de una hora y suele celebrarse en la oficina del anfitrión o en algún restaurante, hay que tomar en cuenta las normas internas de la empresa, los tratamientos, saludos, presentaciones y vestimenta y el protocolo social para las buenas maneras en la mesa.

Para el almuerzo o la cena la duración deberá ser de dos horas aproximadamente. En ellos únicamente deberá hablarse de negocios durante aperitivos y postres, mientras que en la comida deberá girarse la temática en torno a asuntos generales.

Hay que tener cuidado con la bebida, si se es abstemio, aún asi deberá ofrecer vino al otro, si el invitado pide agua el anfitrión no deberá pedir vino, si se pide vino no debe ser el más caro ni el más barato, elegir un restaurante conocido para evitar sorpresas desagradables, pagar con discreción, no debe fumar si el otro no lo hace, si alguien se acerca a la mesa se debe presentar, si una

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