Puesta En Marcha De Un núcleo De Inteligencia - Vigilancia

Puesta en marcha de un núcleo de Inteligencia - Vigilancia

Sector Marítimo - Offshore

Concienciación

Dadas las características propias de la organización y el desconocimiento general del concepto de inteligencia económica - empresarial, se han de dar pequeños pasos para ir evolucionando desde la situación actual hacia una unidad de inteligencia que permita establecer un ciclo de vigilancia continuo. En los primeros momentos, el esfuerzo se ha de orientar en interiorizar como algo natural en la organización la gestión de la información externa y su importancia estratégica.

Para llevar a cabo esta evolución es indispensable conseguir:

- El apoyo total de la Dirección de la organización. Si la Dirección no le da la importancia que tiene y no lo comunica a toda la organización, el proyecto está destinado a fracasar.

- La implicación de todo el Personal de la organización como captores y difusores de información. Todo el mundo debe sentirse importante en el proceso de vigilancia / inteligencia. Debe ser cómplice en la creación del sistema. Todos los departamentos son importantes y así se deben sentir.

- Formar al personal sobre la importancia estratégica que tiene para la organización la información externa y su correcta difusión.

- Definir y crear canales de comunicación oficiales. Para ello, habrá que diseñar e implementar una Intranet que permita a los miembros de la organización aportar, completar y compartir la información clave. Posteriormente formar al personal crítico sobre el uso y beneficios de la misma.

- Nombrar a un responsable de inteligencia dentro de la organización y lograr el respaldo explícito de la Dirección.

Diagnóstico general de la empresa

Como ya comenté, existen numerosas barreras que pueden ralentizar la implantación de un núcleo de inteligencia económica. Aspectos culturales y de gestión de la organización pueden frenar el proceso. La organización pertenece a un sector tradicional, históricamente resistente a los cambios. La bonanza económica de todos estos años ha forjado una organización que no ha colocado al cliente en el centro de todos los procesos. Además, el estilo de dirección ha sido intervencionista y poco flexible. Es necesario pues, realizar avances culturales y de gestión para la consecución del logro en el proyecto.

Esta organización históricamente ha realizado un sistema informal de vigilancia tradicional apoyado en las visitas a ferias comerciales del sector, lectura de revistas especializadas (tecnología, sectores, clientes, etc.), contactos con clientes (visitas de prospección) y fuentes externas de información (cámaras de comercio, Autoridad Portuaria, asociaciones de empresarios, etc.).

Los ejes esenciales de vigilancia han sido la vigilancia competitiva (competidor local) y en menor medida la vigilancia comercial a clientes (movimientos de la flota de los armadores, informes financieros de nuevos clientes).

Como puntos destacables de este sistema informal de vigilancia tradicional se ha de subrayar los siguientes:

- La búsqueda y gestión de la información no se ha basado en objetivos claramente definidos, ni en procedimientos establecidos. Se busca información de forma casual para atender necesidades ocasionales.

- La planificación estratégica ha estado ligada a la información obtenida, si bien, todo esto no se ha plasmado nunca en un documento estratégico.

- No existen sistemas automáticos avanzados para búsquedas y almacenamiento de la información.

- No están extendido los sistemas internos de distribución de la información.

Los recursos tecnológicos existen, ya que se dispone de un ERP avanzado que responde a las necesidades de gestión de la organización. Permite un control exhaustivo de las compras, el control de stock, los presupuestos, el control de la producción y la facturación. La organización adolece de un CRM potente que permita gestionar correctamente la relación con los clientes (potenciales y reales).

Auditoria del sistema de gestión de la información

Esta organización, dado su tamaño limitado, debe de combinar el trabajo continuo del ciclo de vigilancia que desarrollaría el responsable de la unidad de inteligencia, con los estudios específicos que darían respuesta a cuestiones que requerirían un estudio específico (Ej. Informe de Vigilancia Tecnológica sobre la Energía Eólica Offshore).

Los pasos a realizar para llevar a cabo la auditoria de las necesidades y los sistemas de gestión de la información serían:

- Identificar a los usuarios que toman las decisiones y que por tanto van a necesitar información exterior.

- Analizar la información que ya se recoge en la empresa: artículos, revistas, bases de datos dispersas en diferentes departamentos, etc. Es muy importante conocer qué se recoge, cómo se almacena y quién lo hace. Es decir, la información disponible.

- Analizar y definir la información que permitirá a la organización conseguir los objetivos, manteniendo las ventajas competitivas. Definir las áreas estratégicas: mercado, competencia, clientes, proveedores, entorno legal, etc.

- Necesidades de información de cada área estratégica. Una vez que se define las áreas estratégicas, se hace indispensable determinar las necesidades específicas de cada una de ellas.

- Comparar la información disponible con las necesidades específicas de cada área estratégica. Podremos detectar los huecos de información. Qué información hace falta, quién la recogerá, cómo la archivará, cómo se compartirá, qué niveles de seguridad se aplicarán, etc.

- Actualizar las necesidades de información. Lo que necesitamos hoy del entorno, mañana puede que no. Es evidente que se trata de un proceso y como tal es cambiante. Hay que estar atento para realizar las oportunas

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