Recepción De Materiales

"RECEPCIÓN DE MATERIALES"

Es un proceso mediante el cual se recibe productos terminados procedentes de fábricas y almacenes, estos se recepción en forma apilada en el camión de transporte para que luego los estibadores preparen los medios de trasporte para empezar la descarga, de acuerdo a la variedad de productos, donde el responsable de ingreso al almacén verifica que la documentación este conforme para autorizar el ingreso de los productos, para que el jefe de almacén verifique la disponibilidad de espacio en módulos y designara la zona donde se depositan los productos, de acuerdo a las áreas demarcadas para cada línea de producto, finalizando en los productos procedentes de planta y almacenes, que van a ser estibados con separadores de cartón entre "cama" y "cama". Y algunos cubiertos con mantas térmicas. La manipulación de los productos.

"FUNCIONES DE LA RECEPCIÓN DE MATERIALES

1. Recibir e inspeccionar los artículos y verificar las cantidades con la orden de compra y el remito.

2. Preparar informes cuando hay escasez, daños durante el tránsito y devoluciones a los vendedores.

3. Preparar una guía de recepción para distribuirla a varios departamentos.

4. Entregar la mercadería a los almacenes.

"NORMAS PARA LA RECEPCIÓN MATERIALES"

Debe ajustarse a:

1) Recibir de una manera ordenada

2) Planificar la Recepción con arreglo a la economía(Tiempo y Movimiento)

3) Delegación de responsabilidades en personas específicamente capacitadas.

4) Utilizar el equipo suficiente y necesario.

5) Disponibilidad planificada de los espacios necesarios.

6) Sistemas de seguridad y protección procedentes.

7) No recibir nunca, sin pensar contar o medir.

8) Confrontación sistemática del material recibido con los documentos que lo acompañan.

"PASOS Y MEDIDAS"

Los materiales o insumos deben apartarse en recepción de acuerdo con la orden de compra a la cual deben de ajustarse la factura. La misma debe de especificar: unidades, piezas, kilos o litros, recordando que en Venezuela, el sistema legal para medir o pesar es el sistema métrico decimal, cuya base es el metro.

"DOCUMENTOS QUE INTERVIENEN EN LA RECEPCIÓN DE MATERIALES"

a) Orden de Compra: Abarca de manera concreta: Membretes, Nombres y Domicilio, Teléfono de la firma, Computadora para su identificación.

b) Números: Servirá para identificar la negociación entre las partes que utilizara el proveedor para hacer el embarque y la facturación de los materiales y que permita registrar y archivar el contrato para su consulta posterior. El proveedor coloca dicho número en todos los bultos y facturas de modo que, puedan identificarse con el pedido, para fines de comparación. El departamento de Almacén tendrá una copia de la orden de compra para que le sea posible identificar todos los productos recibidos a cuenta de ella. En consecuencia el número debe estar ya impreso, nunca puesto a mano.

FECHAS DE EMISIÓN Y DE ENTREGA

Estas fechas permiten planificar la recepción, y uso de materiales.

NOMBRE Y DOMICILIO DEL PROVEEDOR

Permite identificar al proveedor a quien se da la orden, efectos de pago, reclamaciones, etc.

MOTIVACIÓN Y CONDICIONES DE PAGO

En las instrucciones sobre la facturación se debe establecer el número de copias necesarias de la factura. Las condiciones de pago deben establecerse en la orden de compra de acuerdo a lo convenido previamente. Muchas compañías en la nota de pedido usan cláusulas indicando que no se admitirán letras, a menos que exista un acuerdo concreto en ese sentido.

LUGAR DE LA ENTREGA

Cuando la recepción de materiales debe realizarse en un sitio distinto de la sede de la empresa, debe indicarse claramente para evitarsituaciones incómodas.

TRANSPORTE

Debe indicar la vía que se utilizará; por camión, ferrocarril, vapor, avión, etc.

DESCRIPCICÓN DE LO QUE SE COMPRA

La descripción de los diferentes artículos pedidos debe de ser especificada. Si se trata de insumos: cantidad de cada uno de ellos. Designación o descripción clara de cada uno de ellos con medidas, tamaños o a las características que corresponden. Si se trata de impresos: cantidad, especificación suscrita de la forma o trabajo encargado, etc.

VERIFICAR LA FACTURA DE PROVEEDOR

Precios, condiciones, descuentos, etc., cuando se recibe el pedido

COMPROBACION DE FACTURAS

Los detalles importantes de las facturas que deben comprobarse son: cantidad, esta comprobación debe hacerse confrontando la factura con la orden de compra, y el resultado del conteo físico de los materiales recibidos para ponerse a cubierto de los excesos a los defectos en los embarques o envíos. De esa manera se evita el pago de los materiales o productos no recibidos, o recibidos con fallas o excesos:

Calidad

Si la calidad no esta de acuerdo con las especificaciones, no debe recibirse el pedido, en consecuencia, tampoco debe conformarse la factura.

Precios

El departamento de compras es fundamentalmente responsable de los precios que deben pagarse por los pedidos. No obstante la persona encargada de recibir los materiales (pedidos) debe comprobar el precio aprobado por el departamento de compras a través de su orden.

Condiciones

Las condiciones son un punto completo cuya responsabilidad completa a los departamentos de compras y contabilidad. Pero el almacenista, dado la experiencia, debe revisar el asunto, especialmente en lo referente a riesgos de los materiales y daños sufridos, para determinar la reclamación correspondiente.

Guías de Remisión o Envíos

En oportunidades, los materiales vienen acompañados de simples de remisión o guías de despacho.

ÁREA DE RECEPCIÓN

El flujo rápido del material que entra, para que esté libre de toda congestión o demora, requiere de la correcta planeación del área derecepción y de su óptima utilización Condiciones que impiden el flujorápido:

1) Espacio de maniobras restringido o inadecuado.

2) Medios de manejo de materiales deficientes.

3) Demoras en la inspección y documentación de entrada.

El objetivo que persigue toda empresa es obtener rapidez en la descar¬ga y lograr que la permanencia de la mercancía en el área derecepción sea la mínima posible.

El espacio necesario para el área de recepción depende del volumen máximo de mercancía que se descarga y del tiempo de su permanencia en ella.

El tiempo de permanencia de las mercancías en el área de recepción debe ser lo más corto posible, pues el espacio requerido y el costo de operación dependen de la fluidez con que éstas se pasan del vehículo del proveedor al almacén. Todo estancamiento innecesario eleva el costo del producto. Los costos de las funciones del área de recepción pueden ser los siguientes (dados aquí como un ejemplo):

1) El costo del espacio, al precio del metro cuadrado ocupado, que incluye:

a) Patios de maniobra de los vehículos;

b) Andenes;

c) Zona de maniobras de estiba;

d) Zona de inspección;

e) Zona de la oficina de control, y

f) Zona de medición (báscula)

2) Otros costos incluyen:

a) El mantenimiento de) área y de su equipo y maquinaria,

b) Los intereses sobre la inversión en el inmueble y en el equipo.

3) Los gastos indirectos de:

a) Personal;

b) Registros, y

c) Protección de los materiales.

b) Deben estudiarse los medios que sean más prácticos para facilitar y acelerar las maniobras de descarga do vehículos según las instalaciones en el área de recepción. Estas maniobras pueden realizarse en un andén elevado a la altura aproximada de las plataformas de los vehículos o bien al ras del piso del almacén, en este caso se puede usar una plataforma telescópica para levantarla mercancía.

En cualquiera de estas instalaciones los medios más usuales son:

• El montacargas eléctrico (de gasolina o diesel).

• La carretilla neumática.

• La carretilla manual.

• Las tarimas de madera.

• Los contenedores.

• Los carros especiales.

• Los transportes de rodillos.

ZONA DE INSPECCIÓN

El flujo rápido de los materiales que se reciben, requiere de un espacio óptimo para descarga y almacenamiento provisional, para revisión y cotejo con la remisión del proveedor, debe ser pesada y elaborarse la documentación de entrada.

ANDÉN Y PATIO DE MANIOBRAS DE LOS VEHÍCULOS

El almacén y su andén, elevados del piso de tránsito como lo está el edificio de la planta. Se sugiere un andén de tipo sierra para descargar hasta cuatro camionetas, camiones o trailera

En él la parte trasera de los vehículos queda arrimada diagonalmente al andén. De esta manera se ahorra el espacio que ocuparían los vehículos si se colocaran perpendicularmente al andén.

El patio de maniobras de los vehículos requiere 25 metros de largo para trailer arrimados perpendicularmente al andén y sólo 22 si lo hacen diagonalmente

RECEPCION CUANTITATIVA

Tiene por objeto verificar las cantidades recibidas y comprobar que son iguales

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