Recepción de Materia Prima, Materiales e Insumos y plazos de entrega de la documentación al departamento de contabilidad
Enviado por patricioantonio • 27 de Octubre de 2016 • Apuntes • 729 Palabras (3 Páginas) • 386 Visitas
Jaime;
Con el animo de ir mejorando los controles y la oportunidad con que llega la información al departamento de contabilidad, para ser registrada, y establecer con claridad la responsabilidades, se realizo una reunión con ; bodega, adquisiciones, contabilidad y contraloría. En la cual se llego al siguiente acuerdo.
Recepción de Materia Prima, Materiales e Insumos y plazos de entrega de la documentación al departamento de contabilidad
Para facilitar un mejor control en la recepción de la materia prima, materiales y suministros, será requisito fundamental, que bodega tenga una copia de la orden de compra con todas las firmas correspondientes. Si por fuerza mayor, no se puede cumplir con esta condición, se exigirá como mínimo la firma del jefe de adquisiciones.
El jefe de bodega recibirá todas las facturas, correspondiente a materia prima, materiales e insumos que fueron recepcionados por bodega, y tendrá un plazo máximo de 2 días hábiles para entregar dichos documentos al departamento de contabilidad, debidamente respaldada con su correspondiente orden de compra, guía de despacho ( cuando corresponda), firma y timbre de recepción conforme, validar tanto las cantidades, como el precio. Cuando no cuadren, las cantidades o los precio, bodega deberá solicitar al departamento de adquisiciones que le aclare tal situación a la brevedad posible. Si por cualquier motivo no se encuentra ubicable el jefe de adquisiciones o no es posible aclarar el tema en el momento, y el producto en cuestión es de suma urgencia, se deberá solicitar autorización a la Gerencia.
Cuando la orden de compra no tenga todas las firmas de autorización correspondientes, el jefe de bodega adjuntara de igual forma dicho documento a la factura y se la entregara al departamento de adquisiciones, el cual se encargara de solicitar las firmas correspondientes y luego entregara al departamento de contabilidad en un plazo máximo de 2 días hábiles.
Todas las demás facturas serán recepcionadas por el jefe de adquisiciones, el cual además de adjuntarle la orden de compra, solicitara la firma de conformidad de la persona que solicito el servicio o al designado para controlarlo. En el caso de los fletes y servicios, no será necesario emitir orden de compra, siempre y cuando exista un contrato firmado y que este en conocimiento del departamento de contabilidad.
Si por cualquier causa, las facturas entregadas a contabilidad no cumple con todos lo requisitos, será devuelta al departamento de adquisiciones para que este las regularice, para lo cual tendrá un plazo de 1 días Hábil.
Por su parte secretaria tendrá como plazo máximo de entrega de documentación de un día hábil, desde la fecha de recepción.
El analista contable, deberá ingresar al libro de compras las facturas el día que le sean entregadas, siempre y cuando sea en antes de las 18 horas. De lo contrario el día hábil siguiente.
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