Registro contable a través de aplicaciones informáticas

CONTABILIDAD INFORMATIZADA

UNIDAD 2 - Registro contable a través de aplicaciones informáticas

Reflexión inicial

Antes de comenzar con el estudio del registro contable a través de aplicaciones informáticas de contabilidad piensa sobre los conocimientos previos que posees.

¿Por qué es imprescindible que las operaciones económicas de una empresa cumplan los principios de veracidad y confidencialidad?

La ley contable exige que las empresas presenten información veraz, fiable y relevante.

La fiabilidad de los registros contables, la veracidad de los estados financieros, cuentas anuales e informes contables es imprescindible para la toma correcta de decisiones económicas.

Hay que salvaguardar los datos y registros contables, de tal modo que permitan detectar errores, irregularidades y fraudes cometidos en el tratamiento de la información contable, así como recoger, procesar y difundir adecuadamente la información contable fiable y puntualmente a los centros de decisión de la empresa.

En el momento que un empleado firma un contrato de trabajo, tiene acceso a los datos de la empresa. Para evitar que los trabajadores desvelen información a terceros, las empresas acuerdan con el empleado firmar un acuerdo de confidencialidad, al deber de guardar secreto de datos que conozcan como consecuencia de su labor en la empresa.

El contrato de confidencialidad es un acuerdo entre las personas que intervienen en el tratamiento de los datos personales (los empleados, la gestoría, asesorías, subcontratas…) con la empresa titular.

Supuestos prácticos

Supuesto práctico 1 Programas informáticos de contabilidad

Julián trabaja en una empresa donde utilizan la aplicación ContaPlus por ser el programa informático más utilizado por las empresas españolas para llevar a cabo su contabilidad. Hoy tiene que realizar una serie de tareas importantes, pero no sabe cómo se llevan a cabo, ya que este programa lo instalaron hace poco, por lo tanto, es necesario que le indiques las pautas necesarias para:

• Crear un plan de cuentas y crear asientos y los asientos predefinidos.

• Realizar registros contables según los documentos mercantiles que tenga la empresa, también es necesario indicarle las pautas para realizar el traspaso de las operaciones que corresponda a los libros IVA, y por ultimo como se debe extractar e imprimir los registros realizados tales como el diario, el balance de comprobación, el balance de situación y el saldo de cuentas.

• Dar de baja cuentas del plan contable y conceptos y asientos predefinidos de la base de datos de Contaplus. Además de indicarle como se realizan las copias de seguridad que siempre es adecuado poseerlas por si hay algún problema.

• Por último, una vez indicados a Julián los pasos que hay que realizar para las anteriores operaciones, es importante, recordarle la importancia de la responsabilidad y de la confidencialidad en el registro contable de las transacciones económicas y de las consecuencias negativas contrarias a estos principios.

- Crear un plan de cuentas y crear asientos y los asientos predefinidos.

Para CREAR UN PLAN DE CUENTAS tendrá que ir al menú:

Financiera >1.-Plan general contable >1.-Estructura P.G.C

Desde aquí se pueden observar las cuentas y te mostrarán que tipo de cuenta (Activo y Pasivo). En la parte superior, dispones de una serie de botones quet permitirán añadir cuentas nuevas, subcuentas, modificar, etc.

Si desea añadir una cuenta nueva tendrá que situarse en el epígrafe del que nacerá y seleccionar Añadir.

Deberás tener en cuenta que no puede crearse una cuenta de 4 dígitos si ya existe otra cuenta que tenga los tres primeros dígitos iguales a los de la cuenta nueva que desee crear.

Si necesita crear una subcuenta lo podrá hacer desde el menú Financiera>1.-Plan general contable>2.-Subcuentas, o también desde el escritorio clicando en el icono subcuentas.

Los apuntes diarios deberás introducirlos utilizando subcuentas con todos sus dígitos. En la subcuenta debes completar las siguientes opciones:

• Datos: el código, la descripción y otros datos identificativos como el DNI-NIF, para subcuentas de clientes, proveedores, acreedores, etc.

• Parámetros: permite definir si es una subcuenta en moneda extranjera, si está asociada a un proyecto determinado (contabilidad analítica) o a un segmento del negocio.

• Vencimientos y Cheques: para observar los vencimientos y cheques asociados. Son pestañas meramente informativas, solo se pueden realizar consultas.

Si utilizas los iconos de la barra de herramientas de la tabla de subcuentas podrás:

- Modificar o eliminar las subcuentas

- Visualizar la ficha de la subcuenta y los saldos mensuales

- Localizarla por código, nombre, NIF o número de teléfono

- Consultar el mayor

- Ver los apuntes diarios desde gestión del conocimiento

- Realizar la gestión documental de los documentos digitales que se vinculen a la subcuenta.

- Crear un mensaje de correo electrónico con la ficha de la subcuenta

- Imprimir el listado de subcuentas, según el rango que selecciones

- Activar/desactivar información extendida de la subcuenta.

Para CREAR ASIENTOS deberás ir al menú Financiera>2.-Opciones diario>1.-Gestión de asientos. O también pulsar el icono asiento o crear asiento.

Puedes configurar el cuadre automático, y así cuando introduzcas una partida automáticamente el programa te ofrece el cuadre del asiento en la siguiente partida. Al igual que para la contabilización de facturas con IVA es útil marcar la opción de cálculo automático de IVA, que al introducir la subcuenta el programa calcula la cuota automáticamente.

Para introducir asientos se pulsa en y se incorporar los datos de subcuenta, concepto, cantidades, proyecto, documento, contrapartida, etc.

Puedes acceder a la búsqueda y creación de subcuentas, conceptos sin salir de la edición pulsando la tecla +

A través de los botones especiales también puedes realizar casaciones, añadir vencimientos, cambiar la moneda de entrada de los asientos, generar órdenes de pago, regularizar partidas de moneda extranjera y grabar o cancelar los asientos.

Utilidades de asientos:

Renumeración: Renumeras todos los apuntes por fechas. Puede hacerse desde el menú Financiera>2.-Opciones de diario>7.-Utilidades de asientos>2.-Renumeración de asientos

Mover subcuenta en Diario: Cambia una subcuenta por otra en todos los asientos de diario en los que aparece y o se especifique. Habrá que entrar en el menú Financiera>2.-Opciones de diario>7.-Utilidades de asientos>3.-Mover subcuenta en diario.

Copiar asientos: Permite copiar asientos desde cualquier empresa mediante el número de asiento (seleccionar rango) o por fechas (seleccionar fecha inicial y final). Se accede desde el menú Financiera>2.-Opciones de diario>7.-Utilidades de asientos>4.-Copia de asientos.

Comprobación de asientos: Su finalidad es la de controlar todos los asientos del diario, para comprobar cuadres, si existen en los ficheros las subcuentas definidas, etc. Se utiliza cuando se observan anomalías. A esta utilidad puedes acceder a través de Financiera>2.-Opciones de diario>7.-Utilidades de asientos>4.-Copia de asientos>5.-Comprobación de asientos.

Búsquedas atípicas: Para buscar apuntes concretos por número de asiento, fecha, subcuenta, concepto, debe, haber y escogiendo las condiciones de búsqueda (igual, mayor, menor que).

Exportación / Importación: Los ficheros de diario y subcuenta del programa. Permite exportarlos a otros programas incluidos de tratamiento de texto y hojas de cálculo. La importación debe cumplir una serie de requisitos más exigentes.

Búsqueda de comentario: Permite la búsqueda de comentarios en asientos y subcuentas por medio de expresiones que puedan aparecer en el comentario.

Eliminación: Puedes hacerse desde el menú Financiera>2.-Opciones de diario>7.-Utilidades de asientos>1.-Eliminación de asientos.

Existen dos posibles formas de eliminación:

- Eliminación por Número de Asiento. Asiento inicial y final (estos números de asiento deben existir).

- Eliminación por Subcuenta. Subcuenta inicial y final (estas subcuentas deben existir).

También puedes hacerlo a través de gestión de asientos introduciendo el número del asiento que deseas eliminar pulsamos el botón Eliminar, y Aceptar.

ASIENTOS PREDEFINIDOS

Puedes realizar asientos que tengan una misma estructura que suceden continuamente en la empresa como son la facturas de compres o ventas, así como otros tipos de operaciones.

Se accede desde el menú Financiera>2.-Opciones de diario>8.-Predefinición de asientos.

Para crear el asiento debes pulsar el icono “Añadir”, después se abrirá una ventana que permitirá introducir el código y la descripción del asiento y el código del predefinido encadenado que se ejecutará

Los datos necesarios para definir o modificar una partida son: las subcuentas, debe o haber, importe, concepto, proyecto, segmento y base imponible.

Explicación con un asiento:

<<Compra de mercaderías, con el 21% de IVA, al contado>>

X

0.21 * X Compra de mercaderías (6000000)

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