Requisitos para autorizar un sistema contable

REQUISITOS  PARA AUTORIZAR  SISTEMAS CONTABLES

DOCUMENTOS REQUERIDOS:

1. El interesado deberá presentar su solicitud por escrito dirigida al contador público. La solicitud deberá estar firmada por el Representante legal o apoderado en caso de sociedades y por el propietario en caso de personas naturales
2. La firma del solicitante deberá estar autenticada por notario.  
3. El solicitante deberá comprobar la personería con la cual actúa, anexando a la solicitud la siguiente documentación:

Persona Jurídica copia autenticada por notario de            la escritura de constitución o modificación de la sociedad, copia autenticada de credencial del representante legal, copia autenticada del poder en caso de tratarse de apoderados.

Persona Natural Documento Único de Identidad (DUI).

      D)        Original y  copia de la descripción del Sistema Contable, Catálogo de cuentas y su manual de instrucción, los cuales deberán ser firmados por el representante legal o apoderado en caso de Personas Jurídicas y del contador.  En caso de Persona Natural, firmado directamente por el propietario o su apoderado y el contador.

CONTENIDO DEL SISTEMA CONTABLE

DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA CONTABLE

Como mínimo la descripción del sistema contable deberá contener los siguientes datos:

GENERALES

1. Dirección exacta de la empresa y teléfono
2. Número de NIT, DUI persona natural
3. Monto del activo  y fecha.
4. Nombre y número de registro del Auditor Externo designado por la Junta General de Accionistas o el pacto social; este requisito será exigible, tratándose de un comerciante social.
5. Especificar brevemente la actividad económica principal del comerciante.

DEL SISTEMA

1. Indicar el método de valuación de inventarios considerando lo regulado en los Arts. 142 y 143 del Código Tributario.
2. Indicar el sistema de inventario:

1. Permanente o perpetuo
2. Periódico o analítico

1. En caso de que se trate de una empresa industrial, agrícola, ganadera o avícola, indicar que Sistema de Costos adoptará: Ordenes de Producción o por Procesos.

CATALOGO DE CUENTAS Y MANUAL DE INSTRUCCIONES

El Código de Comercio y el acuerdo tomado por el Consejo de Vigilancia de Profesión de Contaduría Pública y Auditoría en cuanto a las NIC, son la base para su estructuración y aplicación.

1. La empresa deberá adaptar su catálogo de cuentas de acuerdo a su actividad, considerando los rubros de agrupación establecidos en las normas vigentes para cada tipo de sociedad.
2. La codificación del catálogo y manual de instrucciones deberán ser consistentes.
3. Deberá explicarse la estructura de la codificación.
4. El manual de instrucciones debe explicar con claridad el funcionamiento de cada cuenta de mayor, indicando como se carga como se abona y la naturaleza de su saldo.

REQUISITOS  PARA  LEGALIZAR  LIBROS CONTABLES

DOCUMENTOS REQUERIDOS:

1. El interesado deberá presentar su solicitud por escrito dirigida al contador público. La solicitud deberá estar firmada por el Representante Legal o apoderado en caso de sociedades y por el propietario en caso de personas naturales. En esta solicitud deberá expresarse el tipo de libro que desea se le legalice y número de folios a legalizar.
2. La firma del solicitante deberá estar autenticada por notario El solicitante deberá comprobar su personería jurídica.
3. Agregar copia de recibos de matrículas de comercio o constancia de recepción de documentos, balances inscritos.
4. Agregará a la solicitud los libros u hojas en blanco que solicita se legalicen, debidamente prenumeradas.
5. Copia de la autorización de la descripción del sistema contable, en donde figure que están autorizados para manejar esos libros.
6. En caso de solicitarse legalización de nuevos libros u hojas deberá solicitarse copia de la primera y última hoja de los libros legalizados anteriormente.

POLITICAS CONTABLES

Las políticas o prácticas contables son los principios, métodos, convenciones, reglas y procedimientos adoptados por la administración de la empresa en la preparación y presentación de los estados financieros.

...