SISTEMA DE ACUMULACION DE COSTOS DE PEDIDOS U ORDENES ESPECIALES

TEMA V

SISTEMA DE ACUMULACION DE COSTOS DE PEDIDOS U ORDENES ESPECIALES.

1. Tipo de actividad de producción para el sistema de órdenes de trabajo.

El sistema de contabilidad de costos por órdenes de trabajo es apropiado cuando la producción consiste en trabajos o procesos especiales más que cuando los productos son uniformes y el patrón de producción es repetitivo o continuo.

También se emplea este sistema cuando el tiempo requerido para fabricar una unidad de producto es relativamente largo y cuando el precio de venta depende estrechamente del costo de la producción de vinos, quesos y tela cruda.  El sistema de costos por ordenes de trabajo también se encuentra en compañías que producen diversos productos tales como tuercas y tornillos, cuando la producción se programa por trabajos.  Cuando virtualmente cada trabajo producido es algo distinto al anterior.

1. Registro de las órdenes de trabajo.

Debido a que la producción no tiene un ritmo constante bajo el sistema de órdenes de trabajo o pedidos especiales, se requiere una planeación cuidadosa para lograr la utilización más económica del potencial humano y la maquinaria.  La orden de producción contiene información e instrucciones para la fábrica con respecto a las especificaciones del producto, el período de tiempo para la fabricación, recorrido de la producción, máquinas a utilizarse, etc.  También puede contener una lista de los materiales, piezas y herramientas requeridas.

El documento de contabilidad que se usa en el sistema de costeo de los pedidos especiales es llamado hoja de costos de trabajo.

Bajo este sistema a medida que se hacen las requisiciones de materiales y se incurre en la mano de obra, se anotan los trabajos pertinentes en los formularios de requisición de materiales y boletas de tiempo.

Las hojas de costos de los trabajos constituyen un mayor auxiliar para la cuenta de trabajos en proceso.  En cualquier momento el saldo de esta cuenta es igual a los saldos sumados de las hojas de trabajos.

1. Estimación de costos incorporados a cuentas.

Las estimaciones de costos pueden estar incluidas en las cuentas de una compañía.  Generalmente se sigue este procedimiento con el fin de aumentar el control de los costos o para facilitar la contabilidad del flujo de costos aplicables a los trabajos terminados.  Si estos costos predeterminados se basan en un buen nivel de actuación que pueda obtenerse, se les llama costos estándar.  Si representan los costos reales esperados, se les llama costos estimados.

Las estimaciones de costos son útiles cuando los contratos de trabajo requieren la terminación de un determinado número de unidades de productos y entregas durante un período de tiempo relativamente largo.

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CONTROL DE LOS MATERIALES

1. Flujo y Cuentas de Materia Prima.

Al recibirse los materiales se prepara un informe de recepción, que indica los tipos y cantidades recibidas de los diferentes proveedores. Una copia del informe de recepción se envía al departamento de contabilidad, donde se compara con la factura del proveedor, la cual contiene las cantidades y precios de cada artículo de materia prima despachada. Estos documentos constituyen la base autorizada para registrar el pasivo y el pago correspondiente al proveedor. La factura también sirve de base para registrar el costo de los materiales recibidos.

Una vez inspeccionadas la materia prima, éstas se envían a los almacenes hasta que se les necesita para la producción. En algunas empresas el jefe de almacén además de almacenar y controlar la materia prima, pueden hacerlo con otros materiales. En tal sentido la cuenta en lugar de llamarse “Almacén de Materia Prima”, se llama “Almacén de Materiales y Suministros”

2) Asientos en el Diario por compras de Materia Prima.

         Almacén de Materiales y Suministros                           100.000,oo

         Crédito Fiscal.                                                                 16.000,oo

                              Bancos, Cuentas o Efectos por Pagar                               116.000,oo

3) Asientos en el Diario por devolución de Materia Prima al proveedor.

         Bancos, Cuentas o Efectos por Pagar                            11.600,oo

                              Crédito Fiscal.                                                                        1.600,oo

                              Almacén de Materiales y Suministros                                  10.000,oo

 4) Asientos en el Diario por uso de Materia Prima y Suministros por la fábrica.

         Productos en Proceso Materiales                                       60.000,oo

         Carga Fabril Real                                                                   5.000,

                              Almacén de Materiales y Suministros                                   66.000,oo

5) Asientos en el Diario por devolución de Materia Prima y Suministros al Almacén.

          Almacén de Materiales y Suministros                                 850,oo

                              Productos en Proceso                                                               800,oo

                              Carga Fabril Real                                                                        50.oo  

6) Naturaleza de las Materias Primas y Materiales Menores.

Los materiales que realmente forman parte del producto terminado se conocen como materiales directos. Los que tienen importancia secundaria, se llaman materiales indirectos y suministros.

Los suministros de fabricación, de oficina y de ventas son tipos de materiales que a veces se incluyen bajo la descripción general de “Almacén”, ya que frecuentemente están todos combinados y administrados por una sola función de almacenaje.

Cuando se utilizan, los suministros de fabricación se cargan a costos indirectos de fabricación, que es un costo inventariable. Los suministros de oficina y de ventas se cargan a gastos generales, administrativos y de ventas, como gastos del periodo.

7) Objetivos del control de materiales.

Para mantener una inversión en existencia debidamente equilibrada, se requiere una cuidadosa labor de planeación y control.  Un inventario excesivo ocasiona mayores costos incluyendo pérdidas debidas a deterioros, espacio de almacenamiento adicional y costo de oportunidad de capital.  Por otra parte, la escasez de existencia produce interrupciones en la producción, excesivos costos de preparación de máquinas y elevados costos de procesamiento de facturas y pedidos.

Los objetivos de control de materiales pueden enumerarse de la siguiente manera.

1. No deben comprometer los fondos de la empresa en la compra de materiales, sin la debida preparación para hacerlo.

1. No deben aceptarse los materiales que no han sido pedidos o que no están de acuerdo con las especificaciones.

1. Los materiales no deben aceptarse a menos que se haya llegado a un acuerdo con los vendedores en el caso de que se reciba materiales dañados o en cantidades diferentes a las solicitadas.

1. Debe tenerse la seguridad de que los materiales sean recibidos y que se han cargados los precios adecuados en todos los gastos incurridos.

1. Debe haber un control físico adecuado sobre el almacenamiento de las existencias.

1. Se debe ejercer un control de costos sobre las cantidades de materiales y suministros utilizados por el personal de operación.

1. Debe haber un equilibrio entre la inversión en peso, en inventarios y los costos incurridos en la adquisición, utilización y almacenamiento de los materiales así como de las pérdidas causadas por las interrupciones en la producción o las ventas perdidas debido a la falta de existencia.

8) Responsabilidades de la organización para el control de materiales.

La responsabilidad por las diferentes fases de control de materiales se asigna a las siguientes funciones.  

1. Compras.
2. Recibo e inspección.
3. Almacenes.
4. Departamento de producción de la fábrica.
5. Planeación de materiales.

9) Método de valuación de inventarios.

Debido a la fluctuación de los precios el costo unitario de los materiales comprados puede variar con el tiempo, por el cual el inventario puede contener artículos idénticos adquiridos a distintos costos.  Cuando una empresa utiliza solo pequeñas cantidades de materiales en la producción, no es muy difícil etiquetar a los materiales con su verdadero costo de factura identificable específicamente.

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