SISTEMAS CONTEMPORANEOS DE LA ADMINISTRACION DE COSTOS.

SISTEMAS CONTEMPORANEOS DE LA ADMINISTRACION DE COSTOS.

El sistema de administración de costos

Para que los administradores decidan cuánto cobrar por un producto o servicio, o cómo hacerle frente a la competencia de otras empresas nacionales o extranjeras, tienen que hacer una estimación razonable de los recursos que se requieren y se consumen para elaborar un producto o servicio en particular. Actualmente se ha demostrado que los competidores extranjeros están adelante de los productores nacionales, ya que tienen sistemas de costos más exactos y confiables para tomar decisiones y diseñar estrategias.

El SAC (sistema de administración de costos) puede visualizarse como un sistema de información integrado por una estructura y un proceso. El propósito de un sistema de administración de costos es ayudar a la administración a maximizar sus utilidades en la actualidad y en el futuro.

1. Composición de un sistema de administración de costos

Se presenta a continuación una explicación en detalle de cada uno de los módulos que integran el sistema de administración de costos.

a) Módulo de costos directos o variables

En este módulo es relevante recordar el concepto de costo directo, definido como el costo variable de los productos. Este costo incluye los insumos, servicios y gastos variables en función de los productos manufacturados o comprados.

Los beneficios de esta técnica para la administración son:

• Permite conocer el costo directo o variable de la producción de los diferentes productos fabricados.

• Ayuda a identificar las variaciones de precio y cantidad en cada uno de los insumos por cada producto, a fin de conocer los desperdicios y tratar de minimizarlos.

• Facilita la identificación de las variaciones de tarifa y eficiencia de cada categoría de mano de obra por producto, a fin de detectar áreas de oportunidad e implantar acciones de mejora.

• Permite obtener el costo directo integrado de los productos fabricados que maneja la empresa en forma sistemática.

• Propicia una simplificación administrativa en lo referente al control del consumo de materias primas.

• Genera una información de costos actualizada para que las áreas productivas mantengan en tiempos reales las fuentes de información del sistema de costos.

b) Módulo de costeo basado en actividades

Representa el cambio de paradigma en cuanto al costeo de productos. Esta herramienta de costeo basado en actividades permite tener un costeo más lógico de los productos pues elimina los sesgos que un sistema tradicional basado en el prorrateo de costos fijos de producción en función de volumen, al identificar cuáles actividades generan cuáles costos.

Entre los principales beneficios de este sistema se encuentran:

• Permite tener una visión estratégica y global de la incidencia de las actividades en cada tipo de producto.

• Ayuda a tomar medidas con respecto al precio o rediseño de la cadena de valor de los productos.

• Facilita detectar las mejoras de los métodos de trabajo de las áreas de la empresa, pasando de un análisis de costos (materiales, mano de obra, gastos indirectos) a un análisis de costos basado en las actividades que agregan o no valor.

• Permite evaluar cuantitativamente cada uno de los departamentos que integran la organización para promover la mejora continua y comparar su competitividad con los bienes y servicios obtenidos externamente.

c) Módulo de rentabilidad

Este módulo facilita la toma de decisiones acerca de las líneas o los productos que deben mantenerse o eliminarse, así como el análisis de cuáles clientes deben conservarse o perderse, o qué rutas o zonas deben permanecer o desaparecer. Hoy en día esta serie de decisiones son fundamentales para que una empresa pueda permanecer a largo plazo.

Los beneficios que este módulo proporciona a la administración son:

• Permite conocer la rentabilidad real de la UAFIR (utilidad antes de financieros e impuesto sobre la renta) y de la UDEFO (utilidad después de financieros de operación) considerando los siguientes aspectos: por productos fabricados y comercializados por la empresa, por presentación, por familia de productos, por marca, por categoría, por grupo, por unidad de negocio, por cliente, por país y centro de distribución y por vendedor.

• Genera un sistema con el que se puede tener una visión estratégica y detallada de la rentabilidad de cada producto, cliente, punto de venta, tipo de canal de distribución, medio de comercialización y otros puntos de vista clave para la empresa.

• Facilita la identificación de causas de alta o baja rentabilidad y permite planear estrategias de negociación o de costos para la mejora.

• Ayuda a promover las líneas de productos y de clientes de mayor rentabilidad y a cuestionar a los no rentables.

d) Módulo de análisis de atractividad

En este módulo es relevante entender el concepto de atractividad, es decir, el grado de potencialidad de las contribuciones futuras de efectivo que los productos y clientes pueden aportar a la organización. Tanto los clientes como los productos pueden clasificarse según dicho potencial.

Los beneficios esperados en este módulo para la administración son incrementar el flujo de efectivo del negocio y maximizar su rentabilidad a través de:

• Definir la mezcla óptima de productos considerando su ciclo de vida.

• Definir una cartera óptima de clientes.

• Identificar las metas y objetivos para elaborar estrategias enfocadas a la racionalización de los recursos destinados a apoyar cada línea de productos.

e) Módulo de análisis de la cadena de valor

En este módulo los siguientes conceptos son importantes para entender los beneficios que brinda su utilización:

• Valor Es el motivo que atrae a las personas hacia aquellos productos o servicios que satisfacen sus necesidades. La fuerza del valor depende de necesidades, utilidades y costos que varían de una persona a otra, o de un momento a otro.

• Cadena de valor Es el uso explícito, formal y consciente de la información de costos y de valor en el desarrollo de estrategias encaminadas al logro de una ventaja competitiva sostenible para la empresa. Esto se realiza después de detectar los procesos de la empresa a través de los cuales se hace llegar un satisfactor a los clientes.

• Generadores de valor (value drivers) Son los disparadores del valor de cada proceso de la organización, es decir, factores de medición del valor que los clientes dan a cada proceso estratégico de la empresa, independientemente del valor que asignan a los productos.

Algunos ejemplos son el número de innovaciones a los productos, cumplimiento de especificaciones y cumplimiento en fechas de entrega del producto, etc. La teoría del valor así como sus fundamentos son estudiados con mayor profundidad en el capítulo siguiente.

Los beneficios esperados para la administración son:

• Permite conocer si las operaciones diarias y el desempeño de las mismas son reconocidos y apreciados por los clientes internos y externos de la empresa.

• Ayuda a visualizar el marco de los principales procesos cuyo desempeño, en conjunto, optimizan la producción y el acercamiento al cliente.

• Permite medir la ventaja competitiva de la empresa en cada uno de los procesos, tomando en cuenta la opinión de los clientes y el valor del negocio para los accionistas.

• Facilita la medición del valor del negocio para los accionistas, ya que lo pueden percibir como un proyecto de inversión y compararlo con el valor que obtendrían de invertir su dinero en otras empresas o instrumentos de inversión.

El concepto de cadena de valor, que es fundamental en un nuevo entorno de contabilidad estratégica, será ampliado en el capítulo 4 de esta obra.

f ) Módulo de costos de calidad

En este módulo el concepto más importante es:

• Costo de calidad Es el costo en el que se incurre por no hacer las cosas bien en la primera ocasión.

Los beneficios esperados para la administración en este módulo son:

• Permite tener una visión del costo de no hacer las cosas bien a la primera vez.

• Facilita la identificación de causas y disminuye los costos por fallas en todas las secciones de la empresa.

• Ayuda a analizar tendencias de los costos de prevención, evaluación, fallas internas y fallas externas en la empresa.

g) Módulo de sistemas de indicadores

Este módulo integra una serie de indicadores que cada organización debe seleccionar de tal manera que se propicie el mejoramiento continuo.

Los beneficios esperados para la administración en este módulo son:

• Permite detectar áreas de mejora en los procesos, productos y actividades realizadas en la empresa.

• Ayuda a establecer acciones para aprovechar las áreas de oportunidad detectadas.

• Facilita la determinación de las causas reales de cada área de oportunidad detectada.

• Permite medir el avance de las acciones inmediatas y estructurales acordadas en cada área de la organización.

• Propicia el mejoramiento del servicio al cliente interno y externo.

• Fomenta el establecimiento de compromisos del personal para mejorar el desempeño de sus funciones.

h) Interrelación del sistema de administración de costos con la contabilidad financiera

La calidad de la información de la contabilidad financiera está

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