Sistema De Archivo

Concepto de Archivo

Un archivo o fichero informático es una entidad lógica compuesta por una secuencia finita de bytes, almacenada en un sistema de archivos ubicada en la memoria secundaria de un ordenador. Los archivos son agrupados en directorios dentro del sistema de archivos y son identificados por un nombre de archivo. El nombre forma la identificación única en relación a los otros archivos en el mismo directorio.

Los archivos se utilizan cuando se desea almacenar datos de manera persistente, o para guardarlos en memoria secundaria con el fin de no utilizar memoria primaria, dado que esta última es normalmente más escasa que la anterior.

Dependiendo de cada sistema de archivos, los ficheros pueden tener atributos particulares como, por ejemplo, fecha de creación, fecha de última modificación, dueño y permisos de acceso.

El tamaño de un archivo está limitado por una serie de factores, como la capacidad disponible en la memoria secundaria del ordenador y los límites impuestos por el sistema operativo o el sistema de archivos.

El tipo de un archivo es caracterizado por la organización de los datos contenidos y la interpretación que realiza el software que los escribe o los lee.

Finalidad del Archivo

El archivo que se utiliza en las oficinas tiene diferentes funciones, una de ellas es la de preservar información física de la empresa que lo posee, otra característica es que la mayoría de los archivos tiene subdivisiones para organizar el papeleo, nos permite ahorrar tiempo ya que al estar organizada la información es más fácil y rápido encontrarla, esto se presenta en los archivos con pestañas identificadas con el abecedario, estas y muchas más son las funciones de los archivos. Organizar diferentes temas y catalogarlos por áreas específicas o temas, así es más fácil posteriormente la búsqueda de ese material.

Archivo tanto en informática como el de las oficinas cumplen la misma función, que es la de guardar y preservar información. Si no hubiese habido archivos, como piensas que sabrías historia antigua, moderna, contemporánea.

Básicamente almacenar información de la empresa: información fiscal, información contable, información de ventas - compras, del personal que trabaja en la empresa. Determinada información se debe guardar por más tiempo según en cuanto tiempo caduque su reclamo legal. Algunas empresas que tienen mucha información en vez de guardar papeles, guardan negativos fotográficos de los papeles que ocupan menos espacio, (los bancos hacen eso con los resúmenes bancarios de sus clientes). Hoy se estila guardar algunas cosas en forma electrónica (informática) y otras en papel.

Equipos y Materiales de Oficina

Materiales de oficinas: contenedores de fichas, fichas, carpetas, armarios, computadoras, cajas, carpetero de mesa, archivo de cajones.

En la oficina son necesarias muchas máquinas que pueden ayudarte en tu trabajo, facilitando tus tareas diarias:

Las máquinas más utilizadas en una oficina, hoy en día, son las relacionadas con la informática: El ordenador, impresora, equipos multifunción, fax y otros.

Indispensable y obligada por la Ley de Protección de Datos es una destructora de papel, con el fin de destruir cualquier papel o documento que contenga datos de carácter personal.

Si en nuestra empresa o comercio, elaboramos catálogos, no nos puede faltar encuadernadoras de espiral metálico, canutillo o térmica para ofrecer una mejor presentación a nuestros clientes. Para dar un toque profesional a nuestras encuadernaciones, necesitaremos también plastificar algunos de nuestros documentos y haremos uso de una plastificadoras con las que plastificar y dar el acabado perfecto. Junto a esta máquina, viene íntimamente asociado el corte de papel para igualar todas las hojas del catálogo a la misma medida y haremos uso entonces de unas guillotinas cizallas, imprescindibles para el corte de papel.

Si es habitual el envío de correspondencia, así como de pedidos, necesitaremos material de embalaje, cajas para envío, cinta adhesiva, plástico de burbuja, papel de embalar y varios tipos de sobres, bolsas, etc.

Sistema de Archivo

Los sistemas de archivos o ficheros, estructuran la información guardada en una unidad de almacenamiento (normalmente un disco duro de una computadora), que luego será representada ya sea textual o gráficamente utilizando un gestor de archivos. La mayoría de los sistemas operativos manejan su propio sistema de archivos.

El software del sistema de archivos es responsable de la organización de estos sectores en archivos y directorios y mantiene un registro de qué sectores pertenecen a qué archivos y cuáles no han sido utilizados. En la práctica, un sistema de archivos también puede ser utilizado para acceder a datos generados dinámicamente, como los recibidos a través de una conexión de red (sin la intervención de un dispositivo de almacenamiento).

Los sistemas de archivos tradicionales proveen métodos para crear, mover, renombrar y eliminar tanto archivos como directorios, pero carecen de métodos para crear, por ejemplo, enlaces adicionales a un directorio o archivo. El acceso seguro a sistemas de archivos básicos puede estar basado en los esquemas de lista de control de acceso o capacidades. Las listas de control de acceso hace décadas que demostraron ser inseguras, por lo que los sistemas operativos experimentales utilizan el acceso por capacidades. Los sistemas operativos comerciales aún funcionan con listas de control de acceso.

Reglas para clasificar y ordenar un Archivo

Clasificar es determinar un cierto número de clases o de categorías donde vendrán a insertarse los documentos. Es el proceso mental mediante el cual se determina el encabezamiento (nombre, asunto, etc.) bajo el que se deben archivar los documentos (colocación) siendo la ordenación una sencilla operación material de colocación en el lugar correspondiente. Sólo a título de referencia reseñamos que hay, por lo menos, cinco claves diferentes para determinar el

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